Seguimiento de proyectos en empresas de servicios profesionales

Hoy en día, la industria de servicios profesionales abarca una gran cantidad de empresas y profesionales con necesidades específicas de seguimiento de proyectos. Como otros muchos sectores, la industria de servicios profesionales también experimenta cambios en su estructura, enfoque de gestión, procesos operativos, estilo de prestación de servicios, etc. Y al igual que otras industrias, se ha beneficiado ampliamente de las mejoras en el seguimiento de los proyectos.

El seguimiento de proyectos en la industria de servicios profesionales

¿Qué se considera un servicio profesional? Abogados, médicos, ingenieros, básicamente, cualquier persona o empresa que ofrezca un servicio especializado a un cliente es considerado como un servicio profesional, independientemente de si lo desempeña un profesional independiente o toda una organización.

Para este tipo de empresas, que trabajan con clientes externos, es necesario ser flexible y ágil, pero también contar con una metodología ágil de gestión de procesos que les permitan una gestión de varios proyectos y clientes a la vez, incluyendo el seguimiento de las horas facturables.

Entre los desafíos que resaltan este tipo de profesionales destacan algunos que seguro reconoces si te dedicas a este sector: plazos ajustados, presupuestos, procesos diferentes, trabajo manual, gestión de recursos, facturación, comunicación aislada, herramientas desconectadas.

¿Cuáles son los mayores retos a los que se enfrentan las empresas de servicios profesionales?

Debido a las múltiples tareas diferentes que deben llevar a cabo los profesionales que trabajan en empresas de servicios profesionales no es fácil identificar un conjunto único de retos y desafíos que deben encarar en sus tareas diarias.

Más de la mitad de los entrevistados por la consultora Deltek en 2018 afirmaron que su principal escollo era la cantidad de horas invertidas en generar informes. Esta cantidad de horas dedicadas en algo tan prosaico puede tener un impacto significativo en cómo las empresas ofrecen valor a los clientes y consiguen rentabilidad de sus proyectos.

Pero no es el único de los retos que encaran estas empresas. Vamos a verlos en detalle.

Definir el alcance del proyecto

En las empresas de servicios profesionales, cometer errores al definir el alcance de un proyecto puede ser un gran problema a la hora de entregarlo en tiempo y presupuesto.

El gasto excesivo o un cliente insatisfecho son las consecuencias más obvias de no definir adecuadamente el alcance de un proyecto.

Además de las imprecisiones a la hora de definir un proyecto, tenemos que destacar las cambiantes expectativas de los clientes, no siempre razonables.

Puede resultar tentador para aquellas empresas que ofrecen servicios al cliente pensar que una parte importante de su trabajo consiste precisamente “en dar servicio” al cliente, sin tener en cuenta que este enfoque limita profundamente los recursos y reduce drásticamente los márgenes de beneficios. La satisfacción del cliente no siempre es un KPI adecuado para medir el éxito de un proyecto.

Las horas facturables son la clave para los márgenes de beneficio

Como consecuencia de lo anterior, hay que resaltar que las empresas de servicios profesionales son muy sensibles al uso del tiempo de sus empleados.

Si estos dedican un tiempo excesivo a determinados proyectos, terminan por no ser rentables. Simplemente, debes pagar más a tus empleados que el precio que recibes por la gestión del proyecto.

Por ejemplo, una gestoría coloca las horas facturables en lo más alto de sus prioridades por algo.

A diferencia de las empresas que se centran en “la satisfacción del cliente” estas empresas cobran por el tiempo dedicado a una determinada tarea, como la presentación de impuestos, el alta en diferentes registros o las horas dedicadas a la contabilidad de una empresa.

Después, añaden una tarifa por hora que cubre sus gastos fijos más el margen de beneficio que les permita ser competitivos en el mercado.

En este sentido, desde que el software de contabilidad de horas facturadas entrara a formar parte de los básicos de este tipo de empresas, el registro y seguimiento de las horas es algo más sencillo que hace tiempo.

Además de contabilizar correctamente las horas facturables, este tipo de software de gestión permite a las empresas de servicios profesionales medir el rendimiento de sus empleados y encontrar cuellos de botella.

Toma de decisiones estratégicas para la retención de clientes

Un software de gestión de proyectos profesionales mejora tu flujo de trabajo, puede incluso hacer más transparente la relación con el cliente y ayuda a que tu equipo sea más productivo, así como que los trabajadores asuman la responsabilidad del trabajo realizado sin necesidad de supervisión constante.

¿Imaginas alcanzar todos estos objetivos sin ayuda de un software o una herramienta de gestión de proyectos?

Sin ayuda, es muy probable que no puedas ni gestionar, ni escalar ni optimizar la gestión de los proyectos.

Tipos de software de gestión para servicios profesionales

Si un software de gestión de proyectos para empresas de servicios profesionales es la solución, ¿cómo saber cuál debes elegir?

Para empezar, es importante que seas consciente de que cada empresa tiene diferentes necesidades. Para algunas, la inteligencia de negocio será lo más importante, mientras que para otros el seguimiento de los tiempos y la gestión de recursos será más importante.

Independientemente de tus necesidades, tienes a tu disposición tres grandes grupos de soluciones. Presta atención a la siguiente clasificación:

ERP (planificación de recursos empresariales)

El software ERP (planificación de recursos empresariales) ayuda a las empresas de servicios profesionales a administrar las muchas piezas móviles de sus operaciones comerciales. Con frecuencia, las empresas necesitan una solución integral que les ayude con (entre otras cosas), aspectos financieros, operacionales y de gestión de recursos.

Gracias a su versatilidad, un software ERP como SAP Business One permite abarcar muchas de las áreas críticas de una empresa: la cadena de suministro, las relaciones con los clientes, la contabilidad y la facturación, las ventas y muchas cosas más, además del seguimiento de proyectos, por supuesto.

Aunque un ERP es una herramienta 360º que difícilmente seleccionarías en exclusiva para el seguimiento de proyectos, sí conviene resaltar que este software de gestión abarca ampliamente esta funcionalidad, además de integrarla inteligentemente con otros módulos que te facilitan la vida, como el de contabilidad y finanzas.

Herramienta de gestión de trabajo colaborativo

Para las organizaciones de servicios profesionales, una buena gestión de los recursos es la base del éxito de un proyecto. La optimización de este proceso requiere una gran visibilidad de arriba hacia abajo. Las herramientas de administración de recursos son cruciales para brindar claridad sobre la carga de trabajo, las responsabilidades y la disponibilidad.

Una herramienta de gestión de trabajo colaborativo te ayudará a abordar todos estos aspectos, mientras que fomenta la transparencia y la responsabilidad en los flujos de trabajo del equipo.

Si bien este tipo de herramientas de seguimiento de proyectos colaborativos tienen muchas ventajas, pecan de su falta de conectividad con otras funciones esenciales de la empresa, como la contabilidad y las finanzas.

Un gestor de proyecto es una figura clave en cualquier empresa de servicios profesionales, donde el seguimiento de los proyectos es la clave para escalar el negocio y ampliar las ventas. Contacta con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de gestionar tu empresa de servicios profesionales.