Hoy vamos a enseñaros cómo gestionar diferentes monedas en SAP Business One. Imagina que tu empresa es española, por lo que trabajas en euros, pero tienes una filial en Estados Unidos que trabaja en dólares y además tienes relaciones comerciales con proveedores del Reino Unido a los que compras en libras esterlinas 😱. Ya ves por donde voy, ¿verdad?. Tranquilo, en SAP Business One tienes la posibilidad de establecer una moneda para cada situación: moneda local, moneda de sistema y moneda de la transacción. En el vídeo te lo explicamos todo 👇🏼
Moneda local
La primera de las monedas a gestionar se llama ‘Moneda local’. Esta moneda hace referencia a la que tiene la propia empresa en función del país en el que desarrolla su actividad. Por ejemplo, si la empresa es española la moneda local será el euro y si es Suiza será el franco suizo.
La moneda local la definimos dentro de Gestión – Inicialización de sistema – Detalles de empresa, pestaña de inicialización básica. Tendremos un desplegable para seleccionar alguna de las monedas previamente definidas.
Dentro de SAP Business One la moneda local está representada con la abreviatura ML si la visualización es en español. Luego en el mayor de una cuenta contable, por ejemplo, las columnas que tengan esa abreviatura harán referencia a importes en moneda local.
Moneda de sistema
La segunda moneda de la que vamos a hablar es la moneda de sistema. Ésta es una segunda moneda en la que podemos llevar los saldos y realizar los documentos en el sistema.
Quizás la empresa quiera llevar una valoración de los saldos y de los movimientos en una segunda moneda porque su moneda local sufra muchas alteraciones. O quizás la empresa pueda pertenecer a un grupo en el que necesite reportar sus datos en una segunda moneda. A través de la moneda de sistema podemos llevar esta segunda valoración. Si no es necesario llevar esa segunda valoración, se puede seleccionar la misma moneda que la local.
Su definición se realiza en el mismo sitio que la moneda local Gestión – Inicialización de sistema – Detalles de empresa, pestaña de inicialización básica
En el momento en que se realice un documento en SAP Business One, no se podrán realizar cambios en esta configuración de monedas.
Adicionalmente, en el caso de que ambas monedas sean distintas, estarás obligado a actualizar los tipos de cambio entre ambas ya que serán necesarios para realizar las conversiones. Simplemente recordar que puedes establecer en el sistema si va a gestionar los tipos de cambio directos o indirectos.
En el sistema los saldos en moneda de sistema están representados con la abreviatura MS
Moneda de la transacción
En este caso no hablamos de una moneda por defecto, sino que hablamos de la moneda en la que se realiza un documento en concreto. Por ejemplo, si tenemos un cliente en Reino Unido o un proveedor en Japón, las transacciones que realicemos con ellos probablemente sean en libras esterlinas o en yenes. Ésta será la moneda de la transacción.
Dentro de los interlocutores comerciales o de las cuentas contables podemos establecer en qué moneda vamos a trabajar con ellos. Podemos fijar una moneda por defecto o indicar la opción ‘Monedas todas’. En este segundo caso estamos indicando que podemos hacer un documento al interlocutor o en la cuenta en cualquier moneda que exista en el sistema.
Cuando se realice el documento contra el interlocutor o la cuenta, el propio documento y el asiento contable se registrará en las tres monedas (transacción, local y sistema) en base a los tipos de cambio que se hayan establecido.
Los saldos en moneda de la transacción se identifican con la abreviatura ME.
Ten en cuenta que si en una cuenta se han realizado contabilizaciones en varias monedas, no se podrá obtener un saldo en moneda de la transacción y verás los importes sustituidos por asteriscos.
Trabajar con diferentes monedas en tu empresa y gestionarlas con una hoja de cálculo puede ser bastante tedioso y generar, con toda probabilidad, numerosos errores. Gestionarlo con SAP Business One es tan fácil como te lo hemos contado.
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