Un asunto es tener clara la meta y otra es llegar a término. Puedes darte cuenta de que ya es hora de migrar tu ERP, pero ¿qué pasos darías para lograrlo en un tiempo razonable?
¿Cuándo puedes decir que la migración ha sido un éxito? Y si debes contratar un proveedor, ¿qué criterios de selección deberías tener en cuenta? Podrás decir que tu proyecto de migración de datos ha sido exitoso si se ha llevado a cabo en el plazo previsto y con la calidad esperada.
En otra entrada de este blog contábamos cómo medir los beneficios ERP una vez implementado. En este artículo te compartimos los pasos que deberías seguir para que este proceso llegue a un final exitoso.
¿Migrar ERP significa trasladar datos?
Seguramente sospechas que la respuesta es no. Sin embargo, pensar que una migración es un traslado de todo el histórico es más frecuente de lo que imaginas.
Para medir el esfuerzo de migración de datos ERP hay que conocer y cuantificar muchas variables, que podrían resumirse en tres: grado de conocimiento del sistema de origen, grado de conocimiento del sistema destino y actividades propias de la migración. Son cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de cambiar de proveedor.
Te compartimos algunas preguntas clave que te ayudará a planificar tu camino a seguir y garantizar que la migración tenga expectativas realistas.
¿Cuándo es el momento de migrar tu ERP?
Los motivos más frecuentes para decidirse a migrar un ERP son variadísimos. Desde la necesidad de agregar nuevas funciones de software que permitan un mejor crecimiento a tu empresa, a la mejora de la usabilidad del sistema actual o simplemente porque necesitas ahorrar tiempo y mejorar las funciones existentes.
En otra entrada de este blog te contábamos cómo mejora un ERP con inteligencia artificial. Pero a veces la IA no alcanza para solucionar las trabas de un viejo sistema, y necesitamos migrar.
Preguntas clave para elegir proveedor para la migración de ERP
Una migración de ERP es un proceso que no se improvisa. Necesitas contar con el mejor equipo y la mejor tecnología para lograr el éxito. Y, aun así, no siempre salen bien. Y para ello, como primer paso, deberías asegurarte de que el proveedor responda satisfactoriamente a estas 2 cuestiones:
1. ¿Conoce el sistema de origen?
Normalmente, la colaboración del proveedor anterior no suele ser habitual, porque lo habitual es cambiar cuando ha habido una falta de entendimiento entre proveedor y cliente.
De todas formas, debemos garantizar algunas premisas antes de encargar este trabajo:
- La accesibilidad al sistema debe ser sencilla (nada peor que un proveedor que retrasa su tarea por no poder entrar al sistema).
- La estructura de tablas y campos ha de ser inteligible.
- Las referencias cruzadas entre las tablas han de ser claras.
- Las equivalencias, incluso por tipos de datos (carácter a entero, por ejemplo), han de facilitar el proceso.
2. ¿Conoce el sistema de destino?
En este caso, se da por supuesto que el sistema de destino existe, y entonces tendremos en cuenta los siguientes aspectos:
- Estructura equivalente de tablas y campos. Cuanto mayor sea el conocimiento de las analogías, más fácil será el proceso.
- Procedimientos, jobs, paquetes, etc. que deberán ejecutarse después de la carga de datos para que la base de datos sea consistente.
Suponiendo que el proveedor es capaz de conocer con una cierta profundidad los dos sistemas, ahora toca realizar una checklist fundamental:
- Mapeado de campos entre ambos sistemas (equivalencias entre origen y destino).
- Conversiones de datos (alfanumérico en origen, numérico en destino, por ejemplo).
- Agregaciones (varios campos en origen dan por resultado un valor agregado en campo destino).
- Desagregaciones (al contrario del anterior).
- Reemplazos de valores (un valor en origen debe convertirse en un valor distinto en destino).
Pasos clave en el proceso de migración
Ya está, ya tenemos el proveedor ideal, pero aún queda algo más: repasar si realmente estamos avanzando sobre seguro. Echemos un vistazo a algunos de los pasos más importantes que deberías tener en cuenta en el proceso de migración.
1. Asegúrate de que una migración es realmente necesaria
Parece obvio, pero con quienes deberías hablar en primer lugar es con los responsables del departamento de IT. Su conocimiento del estado actual del sistema es fundamental para tomar la decisión adecuada.
Eso sí, no les pongas entre la espada y la pared. Tómate el tiempo de preguntar y escuchar qué funciona y qué no, cuáles son las causas y, sobre todo, cuáles son las posibles soluciones. Una mentalidad abierta en este momento es fundamental.
Además, hay otros agentes clave involucrados que pueden hacer este paso más seguro, como contar con los usuarios finales que, en última instancia, utilizarán el sistema:
- Gerentes de finanzas y contabilidad.
- Gerentes de cadena de suministro.
- Empleados de almacén.
- Miembros del equipo de ventas y marketing.
2. Analiza el contexto
Antes de lanzarte, es importante conocer el alcance de lo que vas a emprender. No es lo mismo migrar de un pequeño ERP que de uno grande. No es lo mismo migrar un base de datos que otra, ni tener 10 días que 100, ni tener que simultanear tareas, proyectos o procesos.
La situación en la que estás y hacia dónde quieres ir es casi tan importante como elegir bien a tus proveedores.
Para conocer tu situación, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Qué procesos comerciales quieres conservar? ¿Cuáles quieres incorporar a tu empresa?
- ¿Qué procesos comerciales realiza cada departamento dentro del software?
- ¿Qué puntos débiles existen dentro de estos procesos?
3. Consigue que la gerencia se involucre
En una migración resulta clave que la gerencia se involucre porque se trata de un cambio organizacional.
Si finalmente sigues adelante con la migración de ERP, es importante que la gerencia esté involucrada de principio a fin. Asignar recursos y fondos al proceso, conocer los riesgos y buscar soluciones cuando sea necesario es una de las tareas principales de la gerencia.
4. Forma un buen equipo
Un proyecto de migración de ERP puede ser enorme. Para que todo salga bien, necesitas que el equipo de implementación sea el mejor que puedas encontrar. No se trata solo de contar con los mejores profesionales externos para que hagan el trabajo.
También deberás buscar las personas adecuadas que dentro de tu empresa ayuden a que todo salga rodado. Cada uno de los miembros del equipo que formes deberá estar concentrado al 100 % en lo que supone cada una de las fases y los pasos que se deben seguir para alcanzar el éxito.
5. Diseña un proyecto claro
Nada de lo que hemos mencionado con anterioridad saldrá bien si no tienes un plan detallado, con todos los factores de éxito y con las expectativas bien claras.
En este plan, deberás responder a preguntas como ¿es necesario actualizar la base de datos? ¿Qué funcionalidades heredadas conservarás y cuáles eliminarás?
A la hora de trazar el plan es fundamental contar con la opinión y las ideas del usuario final. Al final del día, son ellos lo que deberán usar el sistema para conseguir que tu empresa avance y mejore. Si no ven mejoras sustanciales en las operaciones o los procesos, la resistencia al cambio se interpondrá entre el nuevo sistema y tus empleados.
¿Te estás planteando una migración de ERP? En Artesap somos especialistas en implantación de SAP Business One y podemos ayudarte a navegar por este proceso con confianza.
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