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Sacar provecho de una solución ERP se traduce en una mejor gestión de las operaciones. En ese contexto, la elección correcta de un sistema ERP te ayuda a agilizar procesos y te permite llevar a cabo una gestión más eficiente de las actividades del día a día. Es por eso que, al seleccionar un ERP o cambiar de proveedor, es crucial optar por un sistema que se ajuste a tus necesidades y a las de tu equipo.

En este artículo, examinamos los puntos clave que debes considerar antes de decidirte por un ERP y comparamos las principales opciones del mercado. 

5 factores básicos que debes evaluar antes de elegir un ERP

Cada vez existen más opciones de ERP disponibles. Por lo que seleccionar el sistema correcto es una tarea compleja.  

No obstante, seleccionar el ERP adecuado brinda una fuente centralizada de datos y estandariza tareas. De este modo, mejorará la productividad de cualquier organización. 

Por eso, para elegir un sistema ERP no hay que fijarse en la marca ni en los otros clientes del proveedor, sino en que el sistema se adapte al modelo de negocio de la empresa en cuestión y a su forma de crear valor. Con esto en mente, hemos seleccionado 5 puntos clave a tener en cuenta para encontrar el ERP perfecto: 

1. Auditar los flujos de trabajo y evaluar las necesidades

Antes de nada, es importante definir los flujos de trabajo que funcionan y los que no dentro de la empresa en la que se va a implementar o cambiar el ERP. 

Esto es, tenemos que hacer una auditoría de tareas para identificar debilidades y fortalezas, y entender qué herramientas se quieren mantener y cuáles se deberían de reemplazar. 

Por otro lado, si la empresa es lo suficientemente grande, es recomendable que la elección recaiga sobre un grupo de empleados de diferentes departamentos que usarán la herramienta, ya que, detectarán ineficiencias y requisitos importantes con mayor facilidad. 

Además, si es posible, buscar asesoramiento objetivo e independiente, como un consultor externo, es muy útil

Por otra parte, también es fundamental evaluar las necesidades específicas de tu empresa.

Algunas preguntas que podemos utilizar para evaluar las necesidades empresariales de nuestro negocio:

  • ¿Qué procesos empresariales son críticos para el éxito del negocio?
  • ¿Qué áreas de la empresa necesitan una mayor automatización o integración?
  • ¿Cuál es el volumen y complejidad de los datos que manejamos?
  • ¿Cómo se están gestionando actualmente los procesos?
  • ¿Qué objetivos estratégicos queremos lograr con el ERP?
  • ¿Qué nivel de personalización necesitamos para el ERP?

Es importante que nos tomemos el tiempo necesario para evaluar adecuadamente las necesidades del negocio porque nos ayudará a tomar una mejor decisión a la hora  de elegir el ERP adecuado.

2. Investigar distintos proveedores

Además de investigar la situación del negocio, debemos investigar a los potenciales proveedores de ERP para encontrar el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Aquí te proporcionamos algunos consejos útiles para esta etapa:

  • Identifica los criterios de selección

Lo primero que debes hacer es definir los criterios que te ayudarán a evaluar a los diferentes proveedores de ERP, como la facilidad de uso, el soporte técnico, el coste, la escalabilidad y la reputación del proveedor, etc. Estos criterios dependen de las necesidades del negocio. 

  • Compara las soluciones disponibles

Una vez que tienes una lista de proveedores de ERP, necesitas comparar las soluciones que ofrecen. Presta atención a las características específicas de cada solución y asegúrate de que se ajusten a los requisitos de tu empresa. 

  • Lee opiniones y testimonios de otros clientes

Busca opiniones y testimonios de otros clientes que hayan trabajado con los proveedores que estás evaluando. Esto te ayudará a comprender mejor sus fortalezas y debilidades.

  • Obtén información relevante

No te quedes solo con la información que encuentras en la página web de los proveedores. Es importante que obtengas información relevante a través de demos y reuniones con los representantes del proveedor. Esto te ayudará a obtener una visión más completa de lo que cada proveedor puede ofrecerte.

Nota: Recuerda que elegir el proveedor adecuado es fundamental para el éxito de tu empresa.

2. Contar con las capacidades técnicas del equipo

Aunque el ERP suele pertenecer al área de negocio, se debe alinear con la infraestructura técnica de tu empresa. 

Por otro lado, la experiencia y el conocimiento del equipo son factores delicados a la hora de decantarse por un ERP sencillo de usar, basado en plantillas y drag and drop, o un enfoque de código abierto personalizable. 

Tener claros los roles y los conocimientos del equipo acelerará la puesta en marcha del ERP y facilitará la curva de aprendizaje (porque permitirá adecuar los tiempos de formación y la dedicación de cada persona). 

3. Configurar un plan de implementación flexible

Después de una auditoría para entender el contexto y las necesidades, se debería establecer un plan de implementación de ERP. Esta planificación ha de ser lo más exhaustiva posible, incluyendo desde la migración de datos hasta las primeras pruebas de los empleados, pasando por posibles errores y zonas críticas.  

Crear este plan antes de tomar la decisión de qué proveedor elegir te permitirá entender los recursos y pasos necesarios para que el proyecto sea un éxito. 

Nota: Ten presente que debe la nueva solución debe integrarse con otros sistemas que ya estés utilizando.

4. Priorizar los módulos ERP básicos para el negocio

Cada empresa necesitará unos módulos ERP específicos. La mayoría de proveedores de ERP podrán ofrecerte un módulo que simplifique las necesidades de tu negocio. Basándote en la auditoría inicial, podrás priorizar e invertir únicamente en módulos que ayuden a tu equipo.

Por otro lado, sobre todo si estás cambiando de proveedor, deberías evitar replicar datos innecesarios. Invertir en la limpieza de datos o herramientas de calidad de los datos te ayudará a migrar solo la información que necesitas y, a la larga, te ahorrará tiempo de clasificación y borrado. 

5.  Documentar el proceso y formar al equipo

Y, por último, se deberá tener en mente la documentación del proyecto y la formación del equipo, tanto en tu negocio como por parte del proveedor que selecciones. 

Internamente, en un negocio, se debería hacer un seguimiento de cualquier proyecto porque ayudará en otras implementaciones y te permitirá medir los beneficios del ERP y extraer el máximo rendimiento. Y, por supuesto, agilizará la formación del equipo.

Pero además, tendrás que contar con el apoyo de tu proveedor: ¿desarrolla manuales de uso comprensibles?, ¿ofrece formación?, ¿cómo es su servicio de atención al cliente?, etc.

Recordatorio: Las necesidades actuales de la empresa son importantes, pero la misión y la visión del negocio deben guiar la elección de un sistema tan relevante para el negocio.  

Las pequeñas y medianas empresas con un plan a largo plazo, que apuestan por un crecimiento rápido, deberán fijarse en programas ERP que faciliten la escalabilidad y el crecimiento.

De hecho, estas empresas en crecimiento deberán ir más allá de un sistema robusto, que pueda abordar la gestión empresarial, y buscar proveedores que ofrezcan aplicaciones adicionales que puedan complementar y completar necesidades futuras, sea inteligencia artificial, business intelligence o tecnología de IoT, como SAP u Oracle.

Comparativa ERP 2024

En esta comparativa ERP para el 2024, repasamos los líderes en sistemas ERP del mercado:

ERP

Características Destacadas

SAP Business One
  • Módulos completos para ventas, finanzas, análisis, gestión de inventario, ERP y CRM. 
  • Informes, paneles de control, alertas y seguimiento de indicadores. 
  • Personalización por industria. 
  • Implementación en la nube o en las instalaciones.
  •  Business intelligence integrada. 
  • Implementación fácil y escalable.
Holded
  • Gestión financiera, recursos humanos, clientes, proyectos e inventarios. 
  • Plataforma personalizable. 
  • Múltiples integraciones. 
  • Modelo de negocio SaaS.
Oracle Netsuite
  • Gestión de inventario, finanzas y relaciones con clientes en una plataforma única.
  • Adaptable a la gestión de la cadena de suministro.
  • Interfaz intuitiva y personalizable. 
  • Modelo de negocio SaaS. 
  • Seguridad adicional con autenticación multifactor.
Microsoft Dynamics 365
  • Conjunto de soluciones para gestionar relaciones con clientes.
  • Planificación y administración de recursos en todos los departamentos
  • Análisis de mercados y aprovechamiento de la IA. 
  • Solución omnicanal. 
  • Solución en la nube.
Sage 300
  • Solución para empresas medianas.
  • Gestión de operaciones comerciales, finanzas e inventario.
  • Integración con Office.
  • Navegación intuitiva con gráficos interactivos.
  • Implementación rápida.

 

SAP Business One, la mejor opción para pymes

SAP Business One es una solución de gestión empresarial o ERP, desarrollada específicamente para pequeñas y medianas empresas (pymes). Fue creado para optimizar los procesos clave de las empresas pequeñas y crecer con ellas, poniendo a su alcance toda la información estratégica necesaria para impulsar un crecimiento rentable. 

Ofrece todos los módulos necesarios para controlar y gestionar las operaciones del día a día: ventas, finanzas, análisis, gestión de inventario, ERP y CRM e informes, entre otros. 

Sus informes, paneles de control, funcionalidades de alerta, cuadros de mando y capacidad de seguimiento de indicadores están pensados para facilitar la toma de decisiones ágil y basada en datos.  

SAP Business One está diseñado especialmente para negocios que buscan escalar. De hecho, está accesible desde teléfonos móviles y permite la configuración de alertas y notificaciones personalizadas para mantenerse al tanto de cualquier movimiento importante para el negocio en tiempo real.  

Además, destaca porque se puede personalizar para cada industria y porque ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales y fiscales, lo que es esencial para operar de manera adecuada y dentro de la ley.

Por otra parte, proporciona soporte técnico y servicios de implementación para ayudar a las empresas a implementar y utilizar SAP Business One de manera efectiva.

En Artesap, te ayudamos a acceder a la configuración de SAP Business One. También te contamos cuánto cuesta SAP B1.

Características a destacar

  • Implementación on-premise o en la nube.
  • Business intelligence integrada.
  • Implementación fácil, cómoda y escalable.

Comparativa ERP 2024 - SAP Business One para pymes

Holded, solución sencilla y rápida

Holded es una plataforma de gestión empresarial, pensada para microempresas y pymes. Les ofrece una solución sencilla y accesible para gestionar sus operaciones financieras, proyectos y relaciones con clientes. 

Aunque por su naturaleza y características no ofrece un ERP al nivel de SAP, por ejemplo, esta solución SaaS incluye desde la gestión financiera, como la contabilidad y la facturación de recursos humanos, hasta la gestión de clientes, proyectos e inventarios. 

Se trata de una plataforma personalizable y fácil de usar, que ofrece múltiples integraciones para conectarse a distintas soluciones de pago y comercio electrónico. 

Características a destacar

  • Sencillez y precio asequible.
  • Múltiples integraciones.
  • Modelo de negocio SaaS.

Oracle Netsuite, buen ERP en la nube

Oracle Netsuite es un ERP en la nube, conocido por su escalabilidad y robustez. 

Ayuda a gestionar el inventario, hacer el seguimiento de las finanzas y gestionar las relaciones con clientes en una única plataforma desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Incluso permite adaptarse a la gestión de la cadena de suministro, así como a las necesidades de almacenamiento y cumplimiento. 

Su capacidad para ofrecer información en tiempo real, integrar CRM y abordar la gestión financiera y de la cadena de suministro lo convierten en una opción atractiva para empresas de diferentes tamaños y sectores.

Además, Oracle Netsuite brinda una interfaz intuitiva y fácil de usar, totalmente personalizable, cuyo objetivo principal es reducir los costes operativos y mejorar la productividad de todo tipo de negocios. 

Características a destacar

  • Modelo de negocio SaaS
  • Solución en la nube multiinquilino
  • Incluye un módulo de CRM
  • Medidas de seguridad avanzadas y acceso cifrado (incluye la autenticación multifactor del usuario final y la autenticación basada en tokens).

Microsoft Dynamics 365, todo en uno 

Microsoft Dynamics 365 es una suite de aplicaciones empresariales, que ofrece múltiples soluciones para ayudar a las empresas a administrar y mejorar sus operaciones. De hecho, se le conoce como «todo en uno» se trata de una plataforma única. 

Se enfoca en mejorar el contacto fluido con los clientes, y facilita la elaboración de proyectos y el análisis de mercados. 

Cabe destacar que esta suite es altamente escalable y se puede personalizar para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Las organizaciones pueden agregar o quitar módulos según sea necesario y personalizar la plataforma para que se ajuste a sus procesos comerciales únicos.

Características a destacar

  • Solución omnicanal. 
  • Solución en la nube.
  • Se integra de manera fluida con otras aplicaciones y servicios de Microsoft, como Office 365, Power BI y Azure.
  • Aprovecha la IA.

Sage 300, la elección de las empresas medianas

Sage 300 es parte de la suite de productos ofrecida por Sage Group, una empresa especializada en software de gestión empresarial.

En concreto, esta herramienta es una solución escalable que se adapta tanto a empresas medianas como a grandes empresas. Para ello, ofrece diferentes módulos y funcionalidades, que le permiten gestionar todas las operaciones de un negocio desde una sola plataforma.

Además, Sage 300 destaca por ser muy personalizable, se puede adaptar a las necesidades específicas de cada empresa. Además, posee diferentes opciones de integración, lo que facilita la sincronización de datos con otras herramientas. 

Características a destacar

  • Integración con Office.
  • Navegación intuitiva con gráficos interactivos.
  • Implementación rápida.

SAP Business One, ERP líder para fabricantes 

Aprovechamos este artículo para destacar la distinción de SAP Business One en el área de la manufactura. 

Por segundo año consecutivo, Forbes reconoce la excelencia de SAP Business One como el mejor ERP de manufactura, consolidando su posición como una solución líder en la industria.

En su revisión anual de software de la industria para 2023, Forbes especifica que debido a sus características SAP Business One es el «Mejor ERP para fabricantes»

Según este medio internacional, SAP Business One es la elección ideal para las empresas manufactureras que buscan implementar y mantener prácticas eficientes en sus operaciones y en sus cadenas de suministro, ya que se adapta a necesidades únicas y permite un alto grado de personalización. 

Entre los factores analizados para seleccionar este premio, se revisaron la rentabilidad, funcionalidad, la personalización, la facilidad de uso y el soporte al cliente, entre otros puntos más técnicos. Cabe destacar que SAP Business One recibió un total de 4.5 puntos sobre 5. 

Además, hay que resaltar que SAP Business One también ha obtenido la calificación más alta en materia de  Medio Ambiente, Responsabilidad Social, con lo que se ratifica su impacto positivo en el medio ambiente y en la sociedad.

Dudas frecuentes

¿Cuál es el principal desafío en la migración de un ERP?

La migración de un ERP es un proceso complejo. Uno de los principales desafíos en la migración de un ERP, señalado por la mayoría de expertos, es la interrupción en la operación normal del negocio. 

Para reducir esta interrupción, es importante planificar cuidadosamente la migración y minimizar esta parada al máximo (por ejemplo, migrando el sistema en momentos de menor actividad comercial o implementando estrategias de mitigación de riesgos para garantizar un proceso lo más suave posible).

¿Es buena idea reimplementar un ERP?

Depende de las necesidades del negocio. La decisión debe estar respaldada por un análisis detallado de los costes y beneficios del ERP, así como por una comprensión clara de cómo la reimplementación mejorará la eficiencia y la capacidad de la empresa para cumplir con sus objetivos comerciales.

Según los expertos del sector, muchas empresas que buscan reemplazar un ERP, terminan realizando una actualización porque su sistema suele estar personalizado y resulta más barato. 

No obstante, si se pretende reemplazar un ERP es porque se han detectado algunos errores o inconsistencias. Por eso, es importante trabajar con proveedores que brinden flexibilidad y posibilidades de mejora. 

De todos modos, antes de una reimplementación, es fundamental realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades comerciales actuales y futuras de la empresa, así como de las capacidades y limitaciones del sistema ERP existente. Esto ayudará a determinar si la reimplementación es la mejor solución.

¿Cuál es el mayor desafío de los sistemas heredados?

El problema de los sistemas heredados, previos a la implementación de un sistema ERP, es la analítica avanzada, ya que, les resulta muy difícil integrar y analizar grandes cantidades de datos o proporcionar información de datos en tiempo real.

Estos últimos son especialmente importantes cuando se trata de mejorar la experiencia del cliente u optimizar la cadena de suministro.

Por ejemplo, cuando el inventario se administra a través de un sistema ERP moderno con datos en tiempo real, los datos del inventario son mucho más precisos que en un sistema heredado. Esto se debe a que los ERP modernos son sistemas totalmente integrados con una sólida conectividad, como es el caso de SAP Business One. Tienen capacidades avanzadas que brindan análisis procesables impulsados por inteligencia artificial y aprendizaje automático, lo que permite a las empresas tomar decisiones comerciales inteligentes.

¿Cómo minimizar el impacto de implementar de otro ERP? 

La opción más segura pasa por trabajar con el socio adecuado. A menudo, hay razones sólidas para considerar un cambio en el sistema ERP, pero muchas empresas no se toman el tiempo para evaluar si realmente lo necesitan. Los sistemas ERP más robustos, como los mencionados en la comparativa anterior, tienen una amplia experiencia y están bien equipados para gestionar el proceso de cambio en una organización, lo que significa que la transición a un nuevo ERP no debería ser un problema.

Si, a pesar de haber consultado la comparativa de ERP para 2023, aún tienes dudas sobre cuál es la mejor opción para tu empresa, te invitamos a compartir tu situación con nosotros. Estamos disponibles para brindarte asesoramiento personalizado y ayudarte a tomar la decisión correcta.

 

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