Hoy en día, la metodología ágil de administración de proyectos está en boca de todos. Seas consciente o no, la practiques activamente en tu organización o no, es muy probable que tu forma de trabajar y gestionar proyectos esté influenciada por esta metodología más de que piensas.
Pero ¿qué es exactamente la metodología Agile, cómo funciona y por qué es tan popular? En este artículo repasaremos su origen y cómo se aplica a la gestión de proyectos y otro tipo de enfoques.
Qué es la metodología ágil de administración de proyectos
La metodología ágil de administración de proyectos es un sistema de gestión enunciado en 2001 por un grupo de 17 profesionales que redactaron el Manifiesto Agile de Desarrollo de Software. Se trataba de un enfoque nuevo centrado en añadir valor y en colaborar con los clientes.
Entre sus principios fundamentales se encuentran:
- Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
- Software de trabajo sobre documentación completa
- Colaboración con el cliente sobre la negociación de contratos
- Responder al cambio sobre el siguiente plan
¿Cómo funciona la metodología ágil de administración de proyectos?
Lo primero que debes entender es que Agile es un enfoque, además de una mentalidad. No se trata de seguir una serie de instrucciones precisas para llegar a un objetivo. Si intentas convertir esta metodología en algo rígido y estable, estarás yendo en contra de todo lo que promueve.
Dicho lo cual, ¿cómo funciona la metodología Agile? Si quieres administrar un proyecto con este enfoque, debes dividirlo en varias etapas así como colaborar constantemente con las partes interesadas para mejorar y refinar el proceso constantemente.
Por ejemplo. Si el proyecto en cuestión es el desarrollo de un nuevo producto, comenzará con el cliente final describiendo cuál es su problemática y qué quieren conseguir (si es que lo saben).
Este primer paso ayuda a poner las cosas en claro y que las expectativas del proyecto estén claras y definidas.
Etapas de la metodología Agile de gestión de proyectos
Agile es un sistema de trabajo que divide el proceso en etapas, si bien cada una de ellas se puede redefinir y mejorar a medida que se van completando.
Para terminar de comprender en qué consiste este enfoque, vamos a poner un ejemplo sencillo. Imagina que recibes el encargo de redactar un texto. Puedes invertir cierto tiempo y presentarla, a continuación, recibirás cambios, que pueden alargarse de forma indefinida.
El enfoque Agile plantea que, antes de sentarte a escribir, recibas toda la información necesaria sobre las expectativas de quien lo encarga, como el número de palabras, el tema, el enfoque, las fuentes y el plazo de entrega.
Puedes entregar un primer borrador que tras algunos retoques, quedará cerrado. Mientras revisan tu trabajo puedes comenzar a escribir un nuevo texto.
Al final, tus tareas serán más cortas y tu trabajo como redactor, en general, más productivo y eficaz.
Así es como trabaja la metodología Agile, aunque con cierto grado de sofisticación cuando se trata de proyectos más grandes.
¿Qué sucede en estos casos? Para entenderlo mejor, vamos a poner un ejemplo que en Artesap nos toca de cerca: la implementación de una solución de gestión empresarial.
A continuación se muestran las siguientes etapas que incluye este proyecto.
Crea un listado
En esta primera etapa se conoce al cliente y sus necesidades. Se trata de una lista de requisitos y funciones, que se convierte en una lista de tareas pendientes para este proyecto.
Estimación y dimensionamiento
La implementación puede ser sencilla o requerir adaptaciones y extensiones. Sea como sea, no hay dos procesos de implementación de ERP iguales, por lo que es importante estimar la duración del proyecto y lo que implica.
Prioridades
Después del presupuesto, es lógico consultar las preferencias del cliente, especialmente si pertenece a una industria donde los requisitos sean especiales, como cuando implementamos software de gestión para la venta de productos farmacéuticos.
Ejecución
Ya tenemos la lista de tareas a realizar, el tiempo estimado y las prioridades del cliente. A continuación, podemos empezar a ofrecer valor.
Con el cierre de cada tarea, es importante recibir el feedback del cliente, como proceso de mejora continua.
Plan de actualización
A medida que empiezas a entregar al cliente tareas, es posible que se presenten cambios, así como giros en las prioridades.
Otras metodologías ágiles de administración de proyectos
Agile no es un proceso cerrado y de hecho, hay más de una metodología Agile. A continuación, pasamos a enumerarlas:
Kanban
Son famosas las aplicaciones que facilitan el enfoque visual que propone el método Kanban. La idea es crear representaciones físicas de las tareas, que se mueven a través de etapas predeterminadas para rastrear el progreso e identificar obstáculos comunes.
Scrum
Al igual que otras metodologías, Scrum es un método de trabajo procedente de la industria del software que se ha exportado a la gestión de proyectos en general.
Su filosofía es la de aplicar una serie de buenas prácticas que permitan trabajar de forma colaborativa.
Las tareas en este sistema son más holísticas, porque se centran más en el resultado que en el cumplimiento de las tareas. Los grupos de trabajo además son autoorganizados, por lo que se abre la puerta a muchos sistemas diferentes siempre y cuando sean eficientes.
Es importante saber que los equipos de trabajo son de tamaño reducido y el trabajo se realiza en ciclos cortos llamados sprints y que existe una figura llamada Scrum Master, cuya misión es eliminar los obstáculos que impiden que se cumplan las etapas.
Marco de proyecto adaptativo (APF)
Al igual que el resto de las metodologías de trabajo que hemos documentado en este artículo, el marco de proyecto adaptativo surge de la idea de que los proyectos de IT no se pueden gestionar con métodos tradicionales.
En este caso, el trabajo se realiza por etapas y se evalúan después de cada una de ellas.
Gestión de proyectos extremos (XPM)
Se trata de una metodología de gestión de proyectos en la que puede cambiar el plan del proyecto, el presupuesto e incluso el producto final para adaptarse a las necesidades cambiantes, sin importar lo avanzado que esté el proyecto.
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