Facturas en SAP Business One

Hemos visto que hay muchas dudas sobre las facturas en SAP Business One, por este motivo, hemos decidido hacer este post y este vídeo súper completo para explicarte como funciona la facturación en SAP Business One y dar respuesta a muchas preguntas que nos planteáis en el día a día.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento mercantil que identifica los materiales vendidos o servicios prestados por un vendedor a un comprador.

La factura ha de identificar algunos datos obligatorios como son la fecha, una numeración secuencial sin saltos, el comprador y el vendedor, la descripción detallada de los materiales o servicios prestados, la base imponible de cada uno y los impuestos relacionados, así como el total y su forma de pago.

¿Cómo hacer una factura en SAP Business One?

Una vez hayamos entrado en el sistema, en el módulo de ventas podemos entrar en factura de ventas para registrarla. Necesitaremos:

• Identificar al cliente: como hemos comentado en vídeos anteriores tenemos distintas maneras de buscar en SAP Business One el cliente al que queremos realizar el documento. Del cliente se arrastrarán al documento algunos datos como la forma de pago, la cuenta contable en la que registrar la deuda, las condiciones de pago para el cálculo del vencimiento, moneda en la que realizar la venta, los datos de dirección del cliente y sus datos fiscales.
• Establecer la fecha en la que emitimos la factura. En base a esta y las condiciones de pago que asignemos o tenga establecida el cliente, se calculará el vencimiento.
• Numeración: tendremos que haber definido una numeración para el período en el que la estamos creando

Además de realizar una factura manualmente en SAP Business One, también podemos hacerlas desde albaranes o pedidos existentes. Estos podemos pasarlos a factura de manera manual o masivamente utilizando el asistente de facturación.

También podemos definir transacciones periódicas que nos permiten definir facturas a emitir recurrentemente.

Adicionalmente, SAP Business One dispone de herramientas para integrar facturas realizadas desde sistemas externos como puedan ser tiendas online, TPVs u otros sistemas.

¿Qué tipos de facturas se pueden hacer en SAP Business One?

Una vez identificados los datos generales de la factura, pasaremos a identificar el detalle de los artículos o servicios que se están facturando.

Para ello podemos establecer si estamos haciendo una factura de materiales o una factura de servicios.

Cuando decimos que queremos hacer una factura de materiales estamos estableciendo que queremos seleccionar desde el maestro de artículos aquellos que queremos incluir independientemente de que estos artículos sean materiales inventariables o no inventariables.

Cuando decimos que queremos hacer una factura de servicios, estamos diciendo que vamos a establecer manualmente en la factura el texto que queremos incluir.

¿Qué diferencias hay entra una factura de servicios y una factura de materiales?

En el primer caso, en el momento de hacer la factura tenemos que identificar el concepto a facturar manualmente, así como la cuenta sobre la que registrar el ingreso, el importe y el tipo de impuesto indirecto a aplicar.

En el segundo caso, como hemos comentado antes, necesitamos haber dado de alta el material o servicio a facturar en el maestro de artículos. Al introducirlo podremos establecer la cantidad de material o servicio que estamos vendiendo. Al identificar el artículo en la factura, desde su ficha se trasladarán datos como:

• la unidad de medida en la que podemos venderlo
• el precio unitario a aplicar al cliente
• descuentos aplicados del artículo de cada línea adaptados a ese cliente en base a sus condiciones pactadas
• impuestos indirectos a aplicar
• códigos de barras
• la cuenta de ingresos en la que registrar la venta

El sistema calculará la base imponible de la línea multiplicando la cantidad por el precio unitario y aplicando los descuentos asignados.

¿Cómo hago llegar la factura a un cliente?

Básicamente hay dos formas: imprimiéndola o enviándola por correo electrónico. Para ello debemos tener al menos un formato de impresión de la factura. Se puede tener un número ilimitado de formatos de factura y tenerlos asignados a los clientes.

Las facturas se pueden imprimir en los idiomas que sean necesarios y tener condiciones para sacar unos datos u otros en función de los datos que en ella se contengan. Las facturas se pueden imprimir y enviar por correo electrónico una a una o masivamente.

También se puede generar la factura electrónica en formato facturae y/o se puede transmitir electrónicamente al FACEB2B, mediante EDI en formato INVOIC o a la PEPPOL.

¿Cómo envío una factura por email?

Primero has de tener una herramienta que conecte con el correo electrónico como el Job Service de SAP Business One o MS Outlook. También se ha de establecer en las parametrizaciones del sistema cuál es la herramienta de correo por defecto.

Con ellos instalados, desde la propia factura puedes pulsar el botón de envío de correo electrónico. En el primer caso, se abrirá una pantalla a la que se trasladará el correo de la persona de contacto del documento, aunque podremos asignar otros contactos del cliente. En el segundo caso se abrirá MS Outlook y se pasará el contacto de la factura.

En ambos casos se generará la factura en pdf y se adjuntará al correo. También se pueden tener predefinidos textos que adjuntar al correo tanto en el asunto como en el cuerpo del mensaje.

¿Se pueden enviar masivamente las facturas por correo electrónico?

Sí, desde el menú de ventas – impresión de documento puede seleccionar las facturas a enviar y desde el menú pulsar Fichero/Archivo – enviar por correo de SAP Business One o correo MS Outlook.

¿Se pueden enviar automáticamente las facturas por correo electrónico al crearlas?

Sí, desde las parametrizaciones de impresión, en las parametrizaciones de la factura de ventas podemos establecer que se envíe automáticamente en el momento de crear el documento.

¿Cómo puedo generar una factura en pdf?

Simplemente pulsando el botón de pdf desde la factura, generará su impresión en ese formato. Al igual que el envío del correo, se puede automatizar que en el momento de crear la factura se genere el fichero en pdf. Recuerda que has de tener parametrizada la carpeta de anexos en el sistema.

¿Qué es una factura de reserva?

Una factura de reserva es exactamente igual a una factura de ventas, es decir, tiene la misma estructura y los mismos datos. Es el mismo objeto.

La única diferencia es que la factura de reserva no genera una salida de inventario en el caso de que el artículo que se venda sea inventariable y no se base en un albarán. La factura de reserva genera un comprometido en el inventario, igual que un pedido. Posteriormente se podrá generar el albarán desde la factura de reserva.

¿Qué implicaciones tiene una factura en SAP Business One?

Resumimos las implicaciones más relevantes de la creación de una factura en el sistema.

• Implicaciones en contabilidad: en el momento de realizar una factura se registrará un asiento contable. La estructura del asiento contable será básicamente de la siguiente manera:
  • En la cuenta asignada al cliente se registrará el importe del total de la deuda de la factura. En el caso de que la factura tenga varios vencimientos, habrá una línea por cada uno de ellos
  • Del artículo de cada línea se tendrá la cuenta de ingresos y el importe. Por defecto el sistema agregará en una única línea en el asiento los importes de los artículos que trabajen con la misma cuenta de ingresos
  • Del tipo de IVA se obtendrá la cuenta de impuestos sobre la que registrar el asiento
  • De la fecha de emisión de la factura se obtendrá la fecha de registro contable

           Los asientos que generen las facturas se verán reflejados en el diario de documentos, el libro mayor, en los informes de balance y cuenta de pérdidas y ganancias

• Implicaciones en cuentas a cobrar: las facturas de venta como con otros documentos como abonos, recibos, etc., se ven reflejados en la gestión de las cuentas a cobrar. En función de la fecha de vencimiento de cada uno de los plazos de la factura, podremos ver la deuda que tenemos total, vencida y no vencida en un cliente concreto o para todos los clientes del sistema. También podremos ver la antigüedad de la deuda en base a intervalos de tiempo para saber, por ejemplo, la deuda vencida a 30, 60, 90 o más de 120 días.
• Implicaciones en impuestos: todas las facturas de venta se ven reflejadas en el informe de impuestos que podemos utilizar para obtener los datos para cumplimentar la declaración de impuesto u obtener un libro registro de facturas emitidas. También podemos en función de la localización de cada país, conectar con las autoridades fiscales locales de cada país y transmitir las facturas como es en caso de España con el suministro inmediato de información SII de la Agencia Tributaria
• Implicaciones en tesorería: todas las facturas de venta abiertas, en base al vencimiento, se verán reflejadas en el informe de previsión de tesorería que mostrará su saldo a cobrar, así como importes a pagar de proveedores u otras previsiones que tengamos identificadas en el sistema.
• Implicaciones en inventario: cuando hacemos una factura de ventas de un artículo inventariable y no nos estamos basando en un albarán para realizarla, el sistema descontará el stock de los artículos que se incluyan. En el caso de que se quiera emitir la factura y posteriormente entregar en base a ella los artículos, se puede crear una factura de reserva que permite soporta este flujo de información.
• Implicaciones en contabilidad analítica: podemos imputar una línea de una factura a un proyecto, centro de coste o beneficio para obtener un desglose de las ventas y la rentabilidad por los criterios que necesitemos.

¿Cómo anular una factura en SAP Business One?

Los documentos que tienen una trascendencia legal no pueden ser borrados en SAP Business One Cloud.

Si hay un error en la factura en un dato como fecha de emisión, datos del cliente legales, artículos, o bases imponibles, la factura se puede cancelar con el botón derecho o abonarla y realizarla de nuevo. La factura ha de estar abierta para poder hacerlo.

Tanto el abono como la cancelación generan un movimiento inverso de la factura, es decir, generan asiento contrario al de factura, devuelven el stock al almacén, cancelan la deuda del cliente, etc.

¿Tienes alguna duda que no hayamos resuelto sobre las facturas en SAP Business One? Puedes indicarla en comentarios 👇🏼 y te contestaremos.