Uno de los aspectos clave en la gestión de documentos dentro de SAP Business One es el control de acceso. Ya vimos en un vídeo anterior qué es la titularidad de datos, pero en muchas empresas, los usuarios necesitan acceder a documentos que no les pertenecen directamente. Por eso, en este nuevo tutorial te mostramos cómo configurar autorizaciones de titularidad de datos en SAP Business One específicas para permitir ese acceso, siempre de forma controlada y segura.
Por aquí te dejamos el vídeo donde lo encontrarás súper bien explicado. Y no olvides suscribirte a nuestro canal de YouTube Aula Business One para no perderte nuevos vídeo tutoriales sobre SAP Business One en español.
¿Qué es la titularidad de datos en SAP Business One?
Es la funcionalidad que permite definir relaciones entre usuarios y establecer qué documentos pueden consultar o modificar en función de esas relaciones.Esto se traduce en mayor seguridad, control y coherencia operativa.
👉 Si aún no conoces el concepto, te recomendamos echar un vistazo al artículo anterior: Qué es y cómo funciona la titularidad de datos en SAP Business One
En SAP Business One existen tres opciones para aplicar la titularidad de datos. En este caso, trabajamos con la opción “solo documento”, donde cada documento tiene un propietario único. Esta configuración es ideal para empresas que quieren controlar el acceso de forma sencilla pero efectiva.
Tipos de relaciones entre usuarios en SAP Business One
Para gestionar correctamente estas autorizaciones de titularidad de datos, SAP Business One necesita saber qué relación existe entre los usuarios. Hay dos tipos de relaciones:
- Relaciones jerárquicas. Relacionan a un usuario con su gerente o subordinado directo. Por ejemplo: Sofía es gerente de Daniela. Joaquín supervisa a Ricardo
- Relaciones organizativas. Relacionan usuarios por su pertenencia a una unidad organizativa: Guillermo y Bruno son colegas en el equipo de Ventas Madrid. Tomás trabaja en el departamento de Contabilidad
Cómo definir estas relaciones en la ficha del empleado
Para que SAP Business One pueda interpretar estas relaciones, es imprescindible completar correctamente la ficha del empleado. Puedes hacerlo entrando en: Gestión > Recursos Humanos > Datos maestros del empleado.
Dentro de la ficha del empleado tenemos varios campos clave en los que vamos a definir estas relaciones:
- Departamento: define el área funcional a la que pertenece el empleado. Es esencial para agrupar usuarios que comparten procesos o tareas.
- Sucursal: permite identificar la ubicación física o centro de trabajo, lo que facilita la segmentación por oficinas o delegaciones.
- Posición: indica el rol o nivel dentro de la organización, y se utiliza para construir la estructura jerárquica
- Equipo: Se encuentra dentro de la pestaña «Pertenencia» y sirve para agrupar empleados en equipos funcionales transversales, clave para asignar permisos entre colegas aunque no compartan jerarquía.
¿Cómo visualizar las relaciones entre empleados?
Puedes consultar visualmente cómo se estructuran las relaciones jerárquicas en el sistema gracias a una herramienta súper útil de la que tenemos también un artículo en el blog. Nos referimos al mapa de relaciones. Para acceder a él, una vez estés en la ficha del empleado, haz clic derecho sobre un área en blanco dentro de la ficha del empleado y selecciona: Mapa de relaciones.
Una vez se haya abierto el mapa de relaciones, debes hacer clic en Empleados Jerarquía y seleccionar Empleados: Gráfico Organizativo.
Ahí verás toda la estructura: quién es colega de quién, qué empleados dependen de cada gerente, etc. Esta vista es clave para entender cómo configurar las autorizaciones de titularidad de datos en SAP Business One.
¿Dónde se configuran las autorizaciones de titularidad de datos en SAP Business One?
Para definir quién puede acceder a qué documentos debes entrar en: Gestión > Inicialización de sistema > Autorizaciones > Titularidad de datos > Autorizaciones de propiedad de datos
En esa ventana verás: una lista de usuarios del sistema, una tabla de los distintos tipos de documentos y varias columnas que representan las relaciones. Te explicamos en detalle cada relación para que no te quede ninguna duda.
- Colega: empleados en el mismo nivel jerárquico.
- Subordinado: empleados que dependen del usuario.
- Gerente: superiores jerárquicos.
- Equipo: grupo definido en la ficha del empleado.
- Departamento / Sucursal: datos organizativos comunes.
- Sociedad GL: toda la base de datos de la empresa.
Es importante saber que por defecto, ningún usuario tiene autorizaciones definidas. Para configurar las autorizaciones tan solo debes buscar en la lista el usuario, seleccionar el tipo de documento al que deseas darle acceso y seleccionar el tipo de acceso que le quieres otorgar, que puede ser: autorización completa, solo lectura o ninguna autorización.
Ejemplos de configuración según perfil
Director general (Jaime). Supongamos que por ser el director general de la compañía, debería poder acceder a todos los documentos de la empresa. Buscamos el usuario, seleccionamos el tipo de documento y le damos autorización completa en la columna Sociedad GL.
También puedes usar los botones inferiores para aplicar permisos a todos los tipos de documento de una sola vez.
Gerente de ventas (Ricardo). Vamos a darle autorización para que pueda acceder a las facturas de sus subordinados, tanto directos como indirectos. Para ello, una vez lo seleccionamos dentro de la lista de usuarios, le daremos autorización completa en la columna subordinado.
Comercial con equipo (Daniela). Daniela forma parte del equipo Ventas Madrid, al que también pertenecen sus colegas Guillermo y Bruno. Cuando uno de ellos se va de vacaciones, los otros hacen su backup, por lo que deberían tener acceso completo a los documentos de los demás.
Para establecer las autorizaciones, en la columna Equipo, asignamos Autorización completa. Repetimos lo mismo en las fichas de Guillermo y Bruno.
Contable (Tomás). En este caso, necesita ver todas las facturas, pero sin modificarlas, por lo que en la columna Sociedad GL, asignamos el permiso de solo lectura.
Una vez realizadas todas las autorizaciones, recuerda hacer clic en Actualizar para guardar los cambios.
Conclusión
Configurar correctamente las autorizaciones de titularidad de datos en SAP Business One garantiza un equilibrio entre seguridad y agilidad en entornos multiusuario. Te permite proteger la información sin entorpecer el trabajo en equipo.
¿Tienes dudas con la configuración de permisos en SAP Business One?👉 Contacta con nuestro equipo o déjanos un comentario y te contestaremos.
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