Es un proceso bastante habitual en las empresas, que se requiera aprobación para determinados documentos por parte de los gerentes. En SAP Business One existe un proceso de aprobación de documentos a través del cual se generan una serie de notificaciones a las personas implicadas en la aprobación del documento para que procedan a aprobarlo o rechazarlo una vez han revisado el documento.

La gestión de alertas tiene dos partes, por un lado la definición de etapas de aprobación y por otro la definición de un modelo de aprobación. Veamos cada una de ellas.

Etapas de aprobación

Una etapa de aprobación es cada una de las fases por las que va a pasar la aprobación de un documento. La definición de etapas se encuentra en Gestión – Procesos de aprobación – Etapas de autorización.

En cada etapa tendremos que determinar:

  • Código y descripción de la etapa
  • Cantidad de aprobaciones/rechazos que se necesitan para aprobar o rechazar la etapa
  • Usuarios que pueden aprobar/rechazar la etapa

En el ejemplo anterior vemos dos etapas de autorización. En la de la izquierda la etapa necesita 1 aprobación y hay un único usuario que puede aprobarla/rechazarla. En el de la derecha vemos otra en la que hay dos usuarios que recibirán la solicitud, sólo se necesita una aprobación de uno de ellos para aprobarla, pero para denegarla se necesita el rechazo de ambos

Modelos de autorización

Es en el modelo de autorización donde definimos todo el proceso de aprobación que va a llevar un documento. La definición del modelo está en Gestión – Proceso de aprobación – Modelos de autorización.

En el siguiente ejemplo estamos definiendo un proceso de aprobación que hemos llamado ‘Proceso de Compras’. El proceso:

  • Está activo, luego cuando se cree un documento se lanzará el proceso. En el caso de desactivarlo, ya no se tendrá en cuenta para los documentos que hayan quedado pendientes de aprobar.
  • Se lanzará también al actualizar aquellos documentos que se hayan creado antes de haber activado el proceso

También definimos el usuario que necesita aprobación de sus documentos.

En la segunda pantalla definimos los documentos que van a estar sujetos al proceso de aprobación. En el ejemplo, el proceso se lanzará al crear un pedido de compras.

Dentro de la pestaña de etapas informamos de cada nivel de aprobación que va a sufrir el documento que se cree. Como hemos comentado en el punto anterior, cada nivel tiene los usuarios encargados de aprobar o de rechazar el documento y la cantidad de aprobaciones o rechazos que se necesitan. Siguiendo el ejemplo asignamos las dos aprobaciones creadas anteriormente. En el caso de asignar más de una etapa, hasta que no se apruebe la primera, no se lanzará la segunda y así sucesivamente.

En la última etapa definimos las condiciones que se han de dar para lanzar el proceso de aprobación. Tenemos 3 opciones:

  • Siempre: cada vez que se cree un usuario que cumpla las condiciones de las dos primeras pestañas, lanzará el proceso
  • Cuando se utiliza lo siguiente: si marcamos esta opción nos aparecerán varias opciones que podremos seleccionar:
    • Desviación límite de crédito: se establece el importe de desviación respecto al límite de crédito de la ficha del cliente
    • Desviación límite comprometido: similar al anterior, pero sobre el comprometido
    • % ganancia bruta: comparamos contra el margen bruto que tiene el documento
    • % descuento: comparamos contra el porcentaje de descuento total del documento
    • Desviación presupuesto: comparamos contra el presupuesto de la cuenta contable involucrada en el documento.
    • Total documento: comparamos contra el importe total del documento

En el ejemplo, estamos lanzando el proceso cuando el total de documento sea superior a 10.000€. En el caso de que quisiéramos introducir un rango, tendríamos que poner ambos valores separados por un guion.

También podríamos definir una consulta de SQL que devuelva un valor verdadero o falso para desencadenar el proceso de aprobación

Proceso de aprobación

Cuando el usuario cree el documento que cumple las condiciones, saltará una pantalla en la que se verá el proceso de aprobación que se lanza y el usuario podrá establecer un comentario al documento que llegará a los aprobadores.

El documento se mantendrá como un documento preliminar en el sistema hasta que se apruebe.

Una vez creado el documento, los aprobadores de la primera etapa recibirán una notificación en el sistema con el documento creado por el usuario y los comentarios. El aprobador podrá decidir qué hacer, si aprobar o rechazar el documento.

En Gestión – Proceso de aprobación – Informe status de aprobación podremos obtener un informe que nos muestre el estado de aprobaciones de los documentos en proceso.

Adicionalmente, ese informe se puede ejecutar dentro del documento en proceso de aprobación seleccionando con el botón derecho la opción ‘Informe Status Aprobación’

Una vez recibidas las autorizaciones o rechazos el usuario creador del documento recibirá una notificación con la decisión pudiendo entonces crear o no el documento solicitado.