Como ya sabemos que no hay dos sin tres 😊 aquí os dejamos la tercera entrega de otro de los principales informes financieros de SAP Business One: el balance de sumas y saldos o balance de comprobación. No te pierdas el siguiente vídeo en el que te explicamos todos los criterios de selección que puedes especificar a la hora de ejecutar el informe.
¿Qué es un balance de sumas y saldos?
Un balance de sumas y saldos es un informe mediante el que tratamos de cuadrar los movimientos contables de una empresa a lo largo de un período de tiempo determinado. En concreto tratamos de cuadrar si los movimientos al debe y al haber de las cuentas contables cuadran, así como sus saldos finales. Por este motivo, al balance de sumas y saldos, también se le denomina balance de comprobación.
¿Cómo se obtiene un balance de sumas y saldos en SAP Business One?
Dentro del menú de Finanzas – Informes financieros – Financiero, nos encontramos la entrada de menú de ‘Balance de sumas y saldos’.
Al entrar nos aparecerá una primera pantalla en la que debemos seleccionar si queremos un sumas y saldos para interlocutores comerciales y/o cuentas contables. En el primero de los casos podremos establecer criterios de filtro como el grupo de clientes o proveedores o las propiedades de los interlocutores. En el segundo de los casos podres establecer las cuentas contables que queremos que salgan en el informe. Estas dependerán del modelo de informe que se haya seleccionado.
Como en otros informes de balance o de pérdidas y ganancias que hemos visto en artículos anteriores, podemos seleccionar las fechas para las que obtenemos el informe. Una vez establecidas podremos ejecutarlo y obtendremos un resultado similar al de la imagen siguiente. A la derecha nos aparecerán las cuentas. En la siguiente columna nos aparece el total contabilizado en ellas en el debe, el total en el haber y la última columna el saldo de la cuenta.
Los datos que se muestran dependen de lo que se haya marcado en la pantalla principal. Para explicar esas opciones, necesitamos aclarar algún concepto anteriormente. Vamos a clasificar los movimientos contables que se hacen en SAP Business One en tres tipos:
- Saldos iniciales: cuando hablamos de saldos iniciales nos referimos a los asientos que se registran como saldos iniciales en cuentas contables o en interlocutores comerciales que se introducen en el sistema desde el módulo de Gestión – Inicialización de sistema – Saldos iniciales. Estos deberían ser los saldos en el momento de empezar a utilizar SAP Business One.
- Cierres de ejercicio: movimientos que se realizan en el momento de cerrar el ejercicio contable y traspasar los saldos de apertura al ejercicio siguiente que se realizan desde el menú de Gestión – Utilidades – Cierre del período.
- Resto de movimientos: cualquier otro asiento procedente de contabilizaciones automáticas o manuales.
Por defecto, si no se dice nada, el sistema sólo muestra los movimientos englobados en el punto c) anterior y en el a), por lo tanto, no se incluirán ni cierres ni aperturas. Si no estamos en el primer ejercicio y si hemos hecho un cierre de ejercicio y queremos que se incluyan los movimientos de apertura de ese año, tendremos que marcar la opción ‘Añadir saldo final’ para que se incluyan los movimientos clasificados en el punto b) anterior.
Hay que tener en cuenta que en el caso de que ese ejercicio haya sido cerrado, el informe también seleccionará los asientos de cierre, con lo que, si se ha hecho el cierre correctamente, aparecerá todo a 0 como en la pantalla siguiente.
Si no queremos seleccionar los documentos de cierre, podemos excluirlos de la ejecución entrando en la opción de ‘Ampliado’ y marcando todos los tipos de documentos que generan asiento contable excluyendo los de saldo final.
Con esto podremos obtener el saldo de las cuentas antes de haber realizado el cierre contable y la apertura al año siguiente.
Otra de las opciones más habituales es querer separar los saldos iniciales en una primera columna antes de los saldos al debe y al haber. Si queremos esta forma de ejecutar el informe tendremos que seleccionar la opción ‘Saldo inicial para período’, seleccionando bien los movimientos de ese ejercicio si se ha hecho el cierre del ejercicio anterior o desde el inicio de la actividad de la empresa, si no. En este segundo caso, hay que decir que las cuentas de ingresos y gastos no partirán de 0 como lo harían en el caso de haberse realizado el cierre del año anterior.
Al ejecutar nos aparecerá una primera columna con el saldo inicial fuera de los movimientos al debe y al haber que se hayan producido.
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