Cómo crear periodos contables y series de numeración en SAP Business One

En estas fechas de finales de año, una de las tareas que debemos realizar en SAP Business One es la creación del nuevo periodo contable y las series de numeración. En este nuevo artículo os mostramos cómo crear los periodos contables y las series de numeración en SAP Business One.

En SAP Business One tenemos que dar de alta los períodos contables que nos permitan realizar los diferentes documentos del sistema para esas fechas. Adicionalmente, podemos necesitar que las numeraciones de los documentos dependan de esos períodos y en el caso de que sea así, tendremos que crearlas y relacionarlas con los períodos.

Trataremos de explicar cómo funciona este proceso dentro del sistema.

Numeraciones dependientes de los períodos

Antes de crear cualquier período o numeración tendremos que ver si necesitamos que las numeraciones de los documentos dependan de los períodos. En caso afirmativo tendremos que crear un indicador de período, en caso contrario podremos pasar a los siguientes puntos de creación de períodos y numeraciones

El indicador de período es el nexo entre numeraciones y períodos que se asignará posteriormente a ambos objetos.

El indicador de período se crea en Gestión – Definiciones – Finanzas – Indicadores de período. Definiremos uno por cada período del que queramos hacer depender las numeraciones. En el ejemplo, las haremos depender de cada año y crearemos un indicador de período en este sentido, pero podríamos crear uno para cada mes u otra combinación dependiendo de cómo queramos la relación entre la numeración y el período.

Creación de periodos contables en SAP Business One

¿Cómo se crean los periodos contables en SAP Business One? La creación de los períodos contables la realizamos en Gestión – Inicialización Sistema – Períodos contables. Nos aparece una pantalla con todos lo períodos y pulsamos el botón de ‘Período Nuevo’

Al pulsarlo deberemos definir:

• Código del período. Habitualmente se introduce el número del año
• Nombre del período: Descripción del período
• Subperíodos: división del período (el sistema creará tantos subperíodos como se establezcan)
• Ejercicio: se creará un solo período para todo el ejercicio
• Meses: se crearán 12 períodos en el ejercicio (uno al mes)
• Trimestres: se crearán 4 períodos en el ejercicio (uno al trimestre)
• Días: estableceremos que el cierre de cada período es diario y la cantidad de períodos a crear
• Cantidad de períodos: ligado con el campo anterior. Cantidad de subperíodos que van a existir durante el ejercicio.
• Indicador de período. En el caso de que queramos hacer depender las numeraciones de los documentos del período, asignaremos al período el indicador con el que ha de trabajar
• Status del período: aquí tienes un artículo anterior en el que explicamos el status del periodo
• Fechas: dentro de cada período se podrá establecer el intervalo de fechas con las que se ha de trabajar para las fechas de documento, las fechas de vencimiento y las fechas contables de los documentos. Las fechas de vencimiento y de documento pueden superponerse en varios períodos, pero no así las fechas de contabilización
• Inicio ejercicio: introduciremos la fecha desde la que comienza el año. Especialmente útil cuando el ejercicio no coincide con el año natural
• Ejercicio: Año al que corresponde el período

Al pulsar añadir se nos crearán tantos períodos como hayamos seleccionado en el campo cantidad de períodos.

Creación de series de numeración de documento

La creación de numeraciones se realiza en Gestión – Inicialización Sistema – Numeración Documentos

Podremos definir una numeración para cada tipo de documento. Para definir una numeración tendremos que hacer ‘doble clic’ en la columna de tipo de documento al que vamos a definir una numeración.

Nos aparecerá una pantalla en la que podremos introducir una nueva numeración para esa clase de documento. Para crear la nueva numeración tendremos que ir al menú «Datos – Añadir Línea» o pulsar las teclas Ctrl+I.

En esta nueva pantalla deberemos asignar:

• Nombre: nombre de la numeración (normalmente el año, más algún tipo de identificación si existen varias numeraciones)
• Primer número: número con el que empieza la numeración
• Número siguiente: campo que actualiza el sistema según se vayan creando documentos con el número siguiente al último creado
• Último número: último número de la numeración que se cree
• Prefijo / Sufijo: Prefijo y/o sufijo a asignar en la numeración. Las numeraciones no se guardan junto con prefijo o sufijo al crear los documentos, sino que se almacenan de forma separada. Para imprimirlas hay que aflorar ese campo en los formularios de impresión.
• Comentarios: descripción de la numeración
• Grupo: su utilidad está en las autorizaciones. Podemos establecer que los usuarios puedan utilizar únicamente las numeraciones de los grupos en los que tengan autorización
• ID Período: Campo que relaciona las numeraciones permitidas para un período. Tanto el período como la numeración han de tener el mismo ‘ID período’ para ser utilizados
• Bloqueo: períodos bloqueados no se pueden utilizar en los documentos
• Cancelación. Si la serie es de cancelación de documentos
• Digital: si la serie es para documentos electrónicos

Una vez creada la numeración se ha de ‘actualizar’ para grabar los datos.

Es importante tener en cuenta que:

• En las numeraciones no se pueden producir solapamientos entre ellas.
• Tampoco se podrán realizar modificaciones en los campos indicador una vez realizados documentos para esos períodos.
• Las numeraciones de los asientos contables cogerán la serie que esté definida por defecto independientemente del indicador de período

Esperamos haya quedado clara la explicación para la creación de periodos contables y series de numeración en SAP Business One pero si tuvieras cualquier duda déjala aquí en los comentarios y te contestamos.