Como ejecutar un balance en SAP Business One

El balance, es uno de los informes financieros que tienes disponible en SAP Business One. En esta entrada y en el vídeo que te dejamos a continuación y que puedes ver en nuestro canal de YouTube Aula Business One, te explicamos: qué es un balance, cómo ejecutarlo y detallamos cada una de las opciones disponibles en el sistema para que no te quede ninguna duda. ¡No te lo pierdas!

¿Qué es un balance?

El balance es un informe mediante el que se puede conocer el estado de la empresa en un momento determinado. Aparecen los créditos comerciales con clientes, las existencias, sus activos fijos, la deuda, su resultado, etc.

¿Cómo se ejecuta un balance en SAP Business One?

La ejecución del informe de balance se realiza dentro del menú de Finanzas – Informes financieros – Financiero – Balance. Nos aparecerá una pantalla en la que podemos establecer unos criterios de selección para su ejecución.

• Fechas: Podemos establecer que el informe se ejecute por fecha de contabilización o por fecha de documento y el rango de fechas entre las que se seleccionarán los datos. Ha de tener en cuenta en esta selección si ha realizado o no cierres de ejercicios anteriores para que esos saldos estén entre las fechas seleccionadas.
• Modelo: en este campo seleccionamos la estructura jerárquica en la que queremos agrupar el saldo de las cuentas contables. Siempre existirá la posibilidad de utilizar la estructura del plan contable que se haya definido, aunque podemos crear múltiples estructuras distintas para agrupar las cuentas de manera diferente.
• Cuentas con saldo cero: por defecto aparecen las cuentas que tienen saldo para el período seleccionado, pero marcando esta opción aparecerán todas las cuentas tengan o no saldo.
• Nombre extranjero: dentro de la cuenta contable se puede establecer una descripción en otro idioma. Podemos ejecutar el informe de balance y mostrar esa descripción en lugar del nombre de la cuenta.
• Código externo: similar al anterior. En este caso se sustituye el código de la cuenta contable por el que se haya establecido dentro de campo código externo.
• Frecuencia del informe: podemos obtener el informe con las siguientes periodicidades:
  • Anual: Obtendremos los datos agregados de las cuentas en una columna para las fechas seleccionadas
  • Trimestral: obtendremos una columna con los saldos por cada uno de los trimestres comprendidos en las fechas seleccionadas
  • Mensual: obtendremos una columna con los saldos por cada uno de los meses comprendidos en las fechas seleccionadas
  • Periódico: obtendremos una columna con los saldos por cada uno de los períodos contables definidos dentro de la empresa y comprendidos en las fechas seleccionadas
• Otras opciones de selección:
  • Añadir documentos preliminares: si lo marcamos nos aparecerán los documentos preliminares creados para el rango de fechas seleccionado
  • Ignorar ajustes: marcándolo, los asientos contables que se hayan establecido como ajustes en el período 13 no aparecerán en la ejecución.
  • Añadir saldos finales: por defecto los saldos finales del ejercicio se excluyen de la ejecución. Si lo marca se tendrán en cuenta.
• Criterios ampliados de selección: en función de las parametrizaciones de la empresa tendremos otros criterios de selección como
  • Segmento de cuentas
  • Sucursales
  • Referencias de los asientos tanto a nivel de cabecera como de línea
  • Campos de usuario propios
  • Acuerdos globales

Una vez ejecutado el informe del balance en SAP Business One, nos aparecerá una pantalla similar a la siguiente en la que podremos ver la siguiente información.

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• Podremos ver las fechas seleccionadas para las que se ha ejecutado el informe
• La estructura de cuentas definida en el modelo seleccionado. En la parte superior derecha podremos seleccionar el nivel jerárquico al que queremos desglosar el informe.

En la derecha del informe aparecen dos columnas. La información que aquí aparece depende de lo que se haya seleccionado antes al ejecutarlo:

• Columna Saldo: aparecerá la opción marcada dentro de ‘Visualizar en primera columna’. Hay dos opciones:
  • Moneda local: es la moneda propia de la empresa en la que se registran las transacciones
  • Moneda sistema: en el caso de que la empresa pertenezca a un grupo o simplemente quiera reportar en otra moneda, esta puede ser definida como moneda de sistema y obtener los informes en ella.
• Visualizar segunda columna: en esta opción podemos seleccionar:
  • Moneda de sistema ya comentada anteriormente
  • Moneda extranjera: saldo en la moneda extranjera en la que se hayan hecho contabilizaciones
  • Porcentaje relativo: porcentaje que representa el importe de la cuenta en la primera columna respecto del total.
• Visualizar subtotales: de todos los niveles que se hayan definido dentro de la estructura el informe mostrará un total en la parta inferior de cada grupo. Si queremos que el total aparezca hacia arriba en cada título, tendremos que seleccionar esta opción.
• Ocultar títulos: si queremos no ver las agrupaciones y sólo las cuentas contables, marcaremos esta opción. En ese momento podremos ordenar por la columna ‘Nombre de la cuenta’ haciendo doble clic a la columna.

Esperamos haber aclarado cualquier duda que pudierais tener con este informe del balance en SAP Business One. No obstante, tienes aquí abajo los comentarios si necesitas alguna aclaración extra.