Qué es y qué supone una rotura de stock

Una rotura de stock puede acarrear consecuencias que van mucho más allá de la pérdida de ventas. De hecho, puede desencadenar un gran caos en las operaciones, alterando toda la cadena de suministro y generando pedidos de urgencia (más caros e ineficientes). 

¡Te contamos todo lo que necesitas saber sobre este concepto!

¿Qué es una rotura de stock?

Una rotura de stock ocurre cuando una empresa no tiene existencias de un producto determinado y, por lo tanto, no puede satisfacer la demanda de sus clientes.

Existen diferentes causas que pueden llevar a esta situación: las fluctuaciones de la demanda, los retrasos en la entrega por parte del proveedor, los pedidos insuficientes… 

Además, la falta de coordinación entre las diferentes partes de la cadena de suministro o los errores en la gestión de inventarios también suelen ser causas comunes de roturas de stock. 

Aunque  puede haber otras circunstancias ajenas a la empresa que provoquen esta situación, como desastres naturales o problemas económicos.

Vivimos un ejemplo muy claro hace unos años con la pandemia del coronavirus, que provocó numerosas rupturas de stock y el desabastecimiento de diferentes productos de consumo: las mascarillas, los guantes o el gel hidroalcohólico son los más evidentes. ¡Era casi imposible predecir una situación así!

No obstante, la gran mayoría de situaciones de rotura de stock pueden evitarse con una buena gestión de almacenes y herramientas de gestión empresarial. 

Antes de profundizar en lo que aportan este tipo de soluciones, veamos por qué evitar una ruptura de stock es aún más importante de lo que parece a primera vista. 

¿Por qué se produce una rotura de stock?

Las causas de una rotura de stock pueden ser variadas y provenir de diferentes puntos de la cadena de suministro. Por ejemplo: 

• Retrasos en los suministros, los cuales pueden darse por problemas en la producción del proveedor, dificultades logísticas como retrasos en el transporte o problemas en las aduanas. Incluso eventos imprevistos como condiciones climáticas,  las huelgas o los cambios regulatorios pueden paralizar y retrasar el flujo normal de los suministros.
• Cambios de la demanda. Las variaciones en el mercado hacen que la demanda de productos incremente o disminuya rápidamente. Factores como las tendencias de consumo, los eventos especiales, los lanzamientos de nuevos productos o incluso las acciones de la competencia alteran la cantidad de producto que los consumidores compran. Estos cambios repentinos exigen que las empresas sean ágiles y adaptables en su gestión de inventarios para evitar la escasez o el exceso de stock, escenarios que pueden llevar a roturas de stock si no se manejan.

(Destacado) Una gestión proactiva y flexible del inventario es crucial para responder a estas fluctuaciones y mantener la continuidad del servicio al cliente sin interrupciones.

• Errores internos en el inventario. Estos errores suelen ocurrir por una mala gestión de las existencias, fallos en los sistemas de información que llevan a un registro incorrecto de inventario, o por no reaccionar a tiempo para reponer los productos que se están agotando. No supervisar correctamente el stock o no contar con sistema eficiente para el control de inventario también pueden contribuir a la rotura de stock. 

Y, por supuesto, la coordinación deficiente entre los diferentes eslabones de la cadena de suministro es otro factor decisivo en las roturas de stock. 

Entender estas causas es importante para implementar estrategias efectivas que eviten futuras roturas de stock y, por lo tanto, mejorar la satisfacción del cliente, al mismo tiempo que se mantiene una continuidad operativa.

Consecuencias de la rotura de stock

Imagina que vas al supermercado y te encuentras con que no quedan existencias de alguno de tus productos habituales. Por ejemplo, no queda la marca de leche que compras normalmente.

¿Qué haces en ese caso? Si es un producto básico, algo que necesitas sí o sí, seguramente compres otra marca, ¿cierto? Lo más posible es que a la semana siguiente vuelvas de nuevo a comprar tu marca de leche de siempre.

Ahora imagínate que eso te pasa cuatro o cinco veces al mes. ¿Qué crees que pasaría? 

Es posible que tu confianza en la marca se viese afectada, así como la imagen que tienes de la misma. Y también es bastante probable que cambies de marca.

Cabe destacar que muchos minoristas todavía no están concienciados con la gravedad del asunto. Según los datos de Conveyco, “la precisión media de las operaciones minoristas es de solo el 63%”. 

Además de la bajada de ventas, una consecuencia grave de la ruptura de stock es el descrédito de la marca y la pérdida de clientes. 

Cuando los consumidores se enfrentan repetidamente a la falta de disponibilidad de sus productos preferidos, su percepción de la fiabilidad de la marca suele disminuir. Esto les lleva a cuestionar la capacidad de la empresa para satisfacer sus necesidades, y da lugar a una imagen deteriorada de la marca.

Además, como comentamos, la frustración de no encontrar un producto les  hace optar por la competencia. Y, por supuesto, si esta situación se repite, lo más probable es que “se cambien de marca” permanentemente, lo que se traduce en una pérdida de clientes a largo plazo. Por eso, la rotura de stock no solo afecta a las ventas actuales, también impacta el valor de la marca en el mercado y su capacidad para atraer a nuevos clientes.

De ahí que no todas las consecuencias de la rotura de stock se puedan cuantificar.  

Multiplicar el número de productos no vendidos por un problema de disponibilidad por su coste unitario nos dará una cifra numérica y real de la pérdida de ventas. Pero la pérdida de confianza o el deterioro de la imagen no se pueden cuantificar con tanta precisión, al menos no de forma inmediata.

Lo que está claro es que los errores de gestión en la cadena de suministro salen muy caros a la empresa, y ponen en peligro su sostenibilidad a largo plazo.

¿Cómo perjudica al negocio la rotura de stock?

Además de las consecuencias que vimos en el apartado anterior, aquí tienes algunas formas en las que una rotura de stock afecta a un negocio:

• Alteración de la cadena de suministro: una rotura de stock suele desencadenar en envíos urgentes y medidas para tratar de ajustar los retrasos, que, como sabes, son caras y alteran el funcionamiento regular de la cadena de suministro. 
• Riesgo a la sostenibilidad de negocio: a  largo plazo, las roturas de stock frecuentes afectan a su reputación en el mercado y comprometen su viabilidad financiera y operativa.
• Impacto en la eficiencia operativa: el esfuerzo adicional para manejar las situaciones de rotura de stock acaban por sobrecargar a los equipos administrativos y operativos. 
• Efecto en el ambiente laboral: las constantes presiones para resolver los problemas de stock pueden afectar negativamente el clima laboral, al mismo tiempo que disminuyen la moral y la motivación de los empleados. Eso, a su vez, puede impactar su productividad y aumentar la tasa de rotación.

Conceptos básicos de la gestión de stocks

La gestión de stock implica, de forma básica, encontrar el equilibrio entre las existencias en el almacén y la demanda del producto. 

Una buena gestión de stocks implica manejar cuatro conceptos elementales: el stock máximo, el stock mínimo, el stock de seguridad y el punto de reaprovisionamiento. 

Almacenar gran cantidad de producto implica incurrir en costes superfluos de almacenaje, incluso depreciación de los productos. Por eso suele fijarse el llamado stock máximo, o número máximo de unidades que es aconsejable almacenar.

El stock mínimo marca la cantidad de producto que hay que tener en el almacén para poder seguir atendiendo las demandas de los clientes. Es importante que la cantidad de producto almacenado no llegue a ser inferior a lo necesario para suplir la demanda en un plazo determinado.

Por otra parte, el stock de seguridad es una cantidad extra de producto que se tiene en el almacén para hacer frente a imprevistos sin que se genere la temida rotura de stocks: un retraso de los proveedores, una huelga, un aumento repentino en la demanda… 

También es preciso definir el punto de reaprovisionamiento o punto de pedido: el momento en que el volumen de existencias en el almacén hacen necesario reabastecer.

Definir con acierto estas cantidades es una de las claves para optimizar la gestión de almacén, aunque no será suficiente para evitar una ruptura de stocks de forma permanente en el tiempo. 

La cantidad de factores que forman parte de la cadena logística y todas las variables que influyen en su funcionamiento complican esta tarea. El hecho de que no sea posible para la empresa controlar muchos de estos factores la hace aún más difícil.

4 claves para evitar roturas de stock

Como hemos visto, evitar las roturas de stock es muy importante para el avance de cualquier comercio minorista y manufacturero, donde la disponibilidad del producto impacta directamente en la satisfacción del cliente y la reputación de la marca, además de en la optimización de recursos y costes de operación. 

Dada la importancia de mantener un flujo constante de productos, aquí tienes cinco claves esenciales que cualquier empresa puede implementar para minimizar el riesgo de roturas de stock:

1. Ajustar la demanda con tecnología

Aunque suene obvio, utilizar herramientas de análisis predictivo para anticipar la demanda futura es un paso importante para evitar roturas de stock. Este tipo de herramientas nos ofrecen datos históricos de ventas, tendencias del mercado, y factores estacionales para ajustar las previsiones y evitar tanto el exceso como el déficit de inventario. De este modo, es más fácil prepararnos para responder a los cambios de mercado y planificar nuestras compras y producción. 

Además de reducir las posibilidades de rotura de stock, este enfoque proactivo también optimiza los recursos de la empresa y asegura que no se invierta en exceso en inventario que no se necesita por el momento. 

2. Gestión eficiente del inventario

Otra clave para evitar roturas de stock se encuentra en una gestión eficiente, es decir, garantizar que los productos estén disponibles cuando los necesiten los clientes. 

Algunos ejemplos prácticos o tareas a implementar de esta gestión eficiente pueden ser: 

• Contar con alertas automáticas que nos avisen cuando los niveles de un producto están por debajo de un umbral predefinido.
• Utilizar un software ERP para integrar todas las operaciones de la empresa (entre ellas inventario, compras, ventas y finanzas). De este modo, es más fácil tomar decisiones de reposición de stock y tener una visión clara y unificada del negocio. 
• Implementar prácticas de gestión Lean para reducir costes de almacenamiento y minimizar el riesgo de obsolescencia. 
• Hacer inventario físico de forma periódica para validar la exactitud de los datos y corregir discrepancias. 

Implementar estos puntos ayuda a prevenir las roturas de stock, al mismo tiempo que se optimiza la gestión de inventario y se mejora la eficiencia operativa.

¿Sabías que…? Según un estudio de Convenzo, el 43% de las pequeñas empresas no realiza un seguimiento del inventario o lo hace mediante un sistema manual.

3. Colaboración y comunicación con proveedores

Establecer relaciones con proveedores para mejorar la fiabilidad de suministro, compartir pronósticos de demanda, etc. también es fundamental. 

De hecho, compartir pronósticos de demanda y otros datos relevantes con tus proveedores puede ayudarles a entender mejor tus necesidades y adaptarse a ellas. Esto incluye proporcionarles acceso a tus planes de ventas, lanzamientos de nuevos productos, y promociones especiales que puedan influir en la demanda. 

Otra forma de ahondar y aprovechar la relación con proveedores puede ser establecer acuerdos de nivel de servicio esperados. Estos acuerdos pueden incluir detalles sobre tiempos de respuesta, calidad, cantidad y procedimientos en caso de incumplimientos.  Así, ambas partes estaréis coordinadas en cuanto a expectativas de entrega y calidad del producto.

Y, por supuesto, programar reuniones de vez en cuando para evaluar el rendimiento del proveedor y discutir áreas de mejora. Cabe destacar en este punto que el feedback debe de ser bidireccional y el proveedor también debe aportar sus sugerencias. 

4. Evaluación y mejora continua

Cada incidente de rotura de stock nos ofrece una oportunidad para aprender. Por eso, es importante analizar estos eventos e identificar sus causas de raíz.

De hecho, la evaluación y mejora continua son fundamentales para optimizar la gestión de inventarios y prevenir futuras roturas de stock. Esto puede involucrar la revisión de las prácticas de pronóstico de demanda, la eficacia de la comunicación con los proveedores, los errores en la gestión de inventarios, etc. Depende del negocio. 

Lo importante es identificar patrones comunes o recurrentes y establecer mecanismos de feedback, tanto internos como externos, para recoger opiniones y sugerencias que pueden ser vitales para la mejora continua y para prevenir futuros problemas.

Nota: implementando estas cuatro claves es más sencillo mantener el control sobre el inventario y asegurar que los niveles de stock son adecuados para cumplir con la demanda del mercado sin incurrir en excesos que comprometan la eficiencia operativa o financiera.

La tecnología, un básico para prevenir roturas de stock

Como hemos visto a lo largo de este artículo, las roturas de stock son una pérdida de ventas y un desafío para la reputación de cualquier negocio.

En el contexto actual, mantener un inventario equilibrado de manera manual o con sistemas desactualizados ya no es viable. La tecnología, herramientas avanzadas, ofrecen la información  necesaria para anticipar la demanda y automatizar procesos, al mismo tiempo que evitan las roturas de stock. 

En concreto, los sistemas ERP son una de las herramientas más potentes para gestionar el inventario y prevenir roturas de stock. Principalmente, porque integran las distintas áreas de una empresa, como compras, ventas, inventario y finanzas, en una única plataforma. Y, por lo tanto, aportan una visión global del negocio en tiempo real. 

Es más, sistemas como SAP Business One permiten incorporar Big Data para predecir tendencias o contemplar los comportamientos estacionales de la demanda en las decisiones de aprovisionamiento, dimensionamiento de personal y otros factores. 

Esta capacidad predictiva de ERPs como SAP es crucial para la planificación precisa de compras y para mantener niveles óptimos de inventario, ya que, garantiza  un servicio continuo y eficiente a los clientes. De hecho, gracias a esta integración, las empresas pueden controlar de manera eficiente los niveles de stock en todos sus puntos de venta o almacenes. 

Por concluir, la tecnología se ha convertido en un indispensable para evitar roturas de stock y optimizar operaciones, ya que, es la única vía que mantiene  un flujo constante de productos y servicios sin errores, capaz de responder de manera ágil a las fluctuaciones del mercado y a las necesidades del cliente.

Así que, si estás listo para llevar la gestión de tu inventario al siguiente nivel, contáctanos y descubre como SAP Business One puede ayudarte a prevenir roturas de stock y optimizar toda tu cadena de suministro.

BONUS: Cómo calcular la rotura de stock

Como extra, te contamos cómo calcular la rotura de stock, un cálculo básico para cualquier empresa que quiera monitorizar la eficacia de sus prácticas de gestión de inventarios de cara a revisarlas y minimizar problemas futuros.

Pasos para calcular la rotura de stock

Vamos a calcular el número de veces que los productos no están disponibles cuando los clientes los solicitan, en relación con el total de ventas o demanda.

Aquí tienes los pasos:

1. 1. Contar con el total de fallos de stock y demanda total de un producto durante un período de tiempo acotado. 
   2. Aplicar la siguiente fórmula
      
   3. Interpretar el índice. Un índice de rotura de stock alto nos advierte de problemas en la cadena de suministro o en la gestión del inventario. Y un índice bajo indica unas operaciones más estables y predecibles.