Una rotura de stock puede acarrear consecuencias que van mucho más allá de la pérdida de ventas. La previsión de demanda futura es una de las herramientas empresariales de gran ayuda para evitar esta situación. ¡Te lo contamos!

¿Qué es una rotura de stock?

Una definición de rotura de stock es la situación que se da cuando una empresa no tiene existencias de un producto determinado y no puede satisfacer la demanda de sus clientes.

Existen diferentes causas que pueden llevar a esta situación: las fluctuaciones de la demanda, retrasos en la entrega por parte del proveedor, pedidos insuficientes… 

De forma habitual, la falta de coordinación entre los diferentes eslabones de la cadena de suministro o los errores en la gestión de la misma están detrás de una rotura de stock, aunque también puede haber otras circunstancias ajenas a la empresa. 

Un ejemplo muy claro es la situación que estamos viviendo en la actualidad: la pandemia del coronavirus ha provocado rupturas de stock y desabastecimiento de una serie de productos de consumo: las mascarillas, los guantes o el gel hidroalcohólico son los más evidentes. ¡Era imposible predecir esto!

Pero una pandemia como la actual es una situación insólita, extraordinaria, sin precedentes. 

La mayoría de situaciones de rotura de stock pueden evitarse con una buena gestión de almacenes y otras herramientas de gestión empresarial. Antes de profundizar en lo que aporta este tipo de soluciones, vamos a ver cómo evitar una ruptura de stock es aún más importante de lo que a primera vista parece. 

Consecuencias de la rotura de stock

Imagina que vas al supermercado y te encuentras con que no quedan existencias de alguno de tus productos habituales. Por ejemplo, no queda la marca de leche que compras habitualmente.

¿Qué haces en ese caso? Si es un producto básico, algo que necesitas sí o sí, seguramente compres otra marca, ¿cierto? Lo más posible es que a la semana siguiente vuelvas de nuevo a comprar tu marca de leche de siempre.

Ahora imagínate que eso te pasa cuatro o cinco veces al mes. ¿Qué crees que pasaría? 

Es posible que tu confianza en la marca se viese afectada, así como la imagen que tienes de la misma. Y también es bastante probable que cambies de marca.

Así, además de las pérdidas de ventas, otras consecuencias de la ruptura de stock son el descrédito de la marca y la pérdida de clientes. 

Además, en algunos casos, una ruptura de stock implica incurrir en costes de transporte urgente, así como sobrecarga de la función administrativa de la empresa. Y si la situación se da con frecuencia puede incluso afectar al clima laboral y la motivación de los trabajadores.

Por eso, aunque algunas consecuencias de la rotura de stock son fácilmente cuantificables, otras no lo son.

Multiplicar el número de productos no servidos a causa del problema de disponibilidad por su coste unitario nos dará una cifra numérica y real de la pérdida de ventas. Pero la pérdida de confianza o el deterioro de la imagen no se pueden cuantificar con tanta precisión, al menos no de forma inmediata.

Lo que está claro es que los errores de gestión en la cadena de suministro salen muy caros a la empresa, poniendo en peligro su porvenir. 

Conceptos básicos de la gestión de stocks

La gestión de stock implica, de forma elemental, encontrar el equilibrio entre las existencias en el almacén y la demanda del producto. 

Una buena gestión de stocks implica manejar cuatro conceptos elementales: el stock máximo, el stock mínimo, el stock de seguridad y el punto de reaprovisionamiento

Almacenar gran cantidad de producto implica incurrir en costes superfluos de almacenaje, incluso depreciación de los productos. Por eso suele fijarse el llamado stock máximo, o número máximo de unidades que es aconsejable almacenar.

El stock mínimo marca la cantidad de producto que hay que tener en el almacén para poder seguir atendiendo las demandas de los clientes. Es importante que la cantidad de producto almacenado no llegue a ser inferior a lo necesario para suplir la demanda en un plazo determinado.

Por otra parte, el stock de seguridad es una cantidad extra de producto que se tiene en el almacén para hacer frente a imprevistos sin que se genere la temida rotura de stocks: un retraso de los proveedores, una huelga, un aumento repentino en la demanda… 

También es preciso definir el punto de reaprovisionamiento o punto de pedido: el momento en que el volumen de existencias en el almacén hacen necesario reabastecer.

Definir con acierto estas cantidades es una de las claves para optimizar la gestión de almacén, aunque no será suficiente para evitar una ruptura de stocks de forma permanente en el tiempo. 

La cantidad de factores que forman parte de la cadena logística y todas las variables que influyen en su funcionamiento complican esta tarea. El hecho de que no sea posible para la empresa controlar muchos de estos factores la hace aún más difícil.

Cómo evitar roturas de stock: la tecnología al rescate

Uno de los principales factores que suele escapar al control de la empresa y que puede provocar fácilmente la rotura de stock es el aumento de la demanda.  Para facilitar que la empresa pueda controlar la situación existe la llamada “previsión de la demanda futura”.

¿Qué es la previsión de la demanda futura?

Es una herramienta de gestión empresarial basada en las previsiones de la demanda a futuro. Para realizar estas previsiones, se tienen en cuenta datos históricos y otra información que se obtiene a partir de la observación del mercado.

La previsión de la demanda futura proporciona a la empresa la información necesaria para tomar mejores decisiones empresariales, además de optimizar el inventario. Es muy beneficiosa en diferentes sectores del comercio minorista o retail.

Hoy en día, la tecnología facilita este tipo de análisis predictivos. Herramientas de gestión empresarial como SAP Business One permiten incorporar Big Data para predecir tendencias o contemplar los comportamientos estacionales de la demanda en las decisiones de aprovisionamiento, dimensionamiento de personal y otros factores.

Esta información facilita la planificación más exacta de compras y los niveles óptimos de inventario garantizando el servicio a los clientes

Otras soluciones tecnológicas hacen posible hoy en día automatizar diferentes procesos de control de stocks. Una solución ERP o SGA puede configurarse para que, al llegar a una cantidad determinada de existencias, se emita de forma automática un pedido de la mercancía. 

Así, la tecnología está contribuyendo a que las empresas logren su objetivo de evitar a toda costa la ruptura de stocks, de forma que se mantenga rentable y competitiva y se pueda asegurar su continuidad en el mercado.