Cómo calcular el periodo medio de pago a proveedores

Una de las informaciones que ha de llevar la memoria de las cuentas anuales que se presentan es la relativa al período medio de pago a proveedores. El BOE en una resolución publicada el 29 de enero de 2016 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) da la información necesaria para calcular el periodo medio de pago a proveedores.

En esta resolución, se define lo que es el período medio de pago como la diferencia entre el plazo en que se entrega un bien o un servicio y el momento en el que se abona. También define que proveedores son todos aquellos a los que se les adeuda dinero por estos bienes o servicios que nos prestan.

Por tanto, para poder gestionar el período medio tendríamos que controlar los albaranes de compra de los bienes o servicios que nos prestan, pero claro, no es obligatoria la gestión de albaranes de compra en la empresa. Sin embargo, la misma resolución posteriormente aclara que, de no poderse gestionar los albaranes, sirva las facturas de dichos bienes y servicios.

La resolución no dice nada sobre otro tipo de transacciones que podamos tener con dichos proveedores. Por ejemplo, no se dice nada de anticipos o pagos a cuenta que realizamos a un proveedor con lo que podría haber discrepancias entre el saldo que se tiene en cuenta para calcular el período medio de pago al proveedor y el saldo contable del proveedor a la fecha del informe.

Adicionalmente, dicha discrepancia podría ser mayor en el caso de que se tuvieran en cuenta los albaranes para el cálculo, ya que dichos documentos no tienen un reflejo contable en los saldos de los proveedores.

Entendemos pues que el ICAC está dando por entendido que las operaciones que se tomen para calcular el período medio a proveedores pueden no ser las mismas que las estrictamente contables, sin embargo, de cara a una imagen fiel que al final es el objetivo de las cuentas anuales, se habría de detallar qué operaciones son las que se están teniendo en cuenta para calcular el período medio de pago a proveedores

En SAP Business One existe el informe de fecha de vencimiento de pagos a proveedores que nos permite obtener el período medio de pago a proveedores. Para obtenerlo tenemos que entrar en Interlocutores – Informes Interlocutor Comercial – Informe de fecha de vencimiento de pagos. En el momento de entrar nos pedirá el año al que queremos ejecutar el informe y los proveedores para calcularlo.

El informe tiene 3 partes, informe de operaciones pagadas, informe de operaciones pendientes de pago y por último una comparativa de los distintos ratios y períodos medios de pago en la última página.

Informe de operaciones pagadas

La ratio de operaciones pagadas informará del tiempo medio de pago que ha transcurrido de las operaciones que ya se han abonado. Es decir, es el período medio de pago de lo ya pagado. En la resolución de ICAC en el artículo 5.2 se establece cómo se ha de realizar dicho cálculo como el sumatorio de cada factura pagada por el número de días transcurridos hasta el pago y ello dividido por el total de pagos realizados.

Por tanto, necesitamos saber:

• Para el dividendo: Necesitamos coger el importe de cada factura pagada y multiplicarlo por los días que han pasado hasta su pago y, posteriormente, sumar todos esos importes
• Para el divisor, necesitamos sumar el importe de las facturas pagadas

Aunque en el informe que estamos tomado de ejemplo hay muchas páginas de facturas pagadas, en la pantalla siguiente podemos ver el resumen de esta parte del informe. En él podemos ver de cada factura en la columna 8 el importe del pago con el importe que ha sido abonado, los días de que han pasado hasta el pago en la columna 10 y la multiplicación del importe pagado por el número de días (columna 11). El sumatorio de las columnas 11 y 8 tendremos el dividendo y el divisor para calcular la ratio de operaciones pagadas que nos pide el ICAC.

Si realizamos el cálculo, en el ejemplo, la ratio es de 100,61 para el ejercicio 2019. Es decir, que en el 2019 las facturas se han pagado con una media de 100 días desde su contabilización.

El informe, ejecutará este cálculo para el año del informe y el año anterior para ver su evolución.

Informe de operaciones pendientes de pago

La ratio de operaciones pendientes de pago será como el período medio de pago de las facturas abiertas si éstas se pagaran a la fecha de cierre. Es decir, es una ratio calculada. Esta ratio se define en el artículo 5.3 de la resolución del ICAC como cociente entre el sumatorio de las operaciones pendientes de pago multiplicado por los días entre la fecha de recepción de la factura y la fecha de cierre de ejercicio.

En el ejemplo tendremos un listado de compras pendientes de pago en el que nos aparecerá cada factura, su importe en la columna 7, los días hasta el cierre que estará abierta la factura en la columna 8 y la multiplicación de ambas en la columna 9. En los sumatorios de las columnas 9 y 7 tendremos el dividendo y el divisor de la ratio.

En el ejemplo la ratio es de 67,79, es decir, que las facturas abiertas tienen a fecha de cierre un período medio de pago de 67 días.

El informe, ejecutará este cálculo para el año del informe y el año anterior para ver su evolución.

Período medio de pago a proveedores

En el artículo 5.1 de la resolución del ICAC viene cómo se ha de calcular el período medio de pago a proveedores en base a las dos ratios anteriores.

Esta información la mostrará el informe como resumen en la última página para el ejercicio actual y el ejercicio anterior.

Hay que tener en cuenta que hay que activar la funcionalidad dentro de Gestión – Inicialización de sistema – Parametrizaciones de formulario – Pestaña General – Permitir fechas de vencimiento de pagos

También podemos establecer si hay un umbral legal en días que descontar del vencimiento de la factura para el cálculo del período medio de pago.

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