Una de las funcionalidades más habituales en finanzas es la necesidad de desglosar la información de ingresos y gastos por centro de coste o beneficio, así como por proyecto. Los centros de coste en SAP B1, no son más ni menos que una unidad a la que es posible asignar ingresos y gastos. Actuando de esta manera a la hora de contabilizar los ingresos y los costes, podremos comprobar la rentabilidad de las distintas áreas funcionales individuales de la empresa y también algo que es muy importante: nos va a proporcionar datos que vamos a poder utilizar para la toma de decisiones de cara a la gestión de nuestra compañía.
Para poder llevar a cabo esta contabilidad de centros de coste en SAP Business One, deberemos establecer que la cuenta necesite este desglose de información y que además sea un dato obligatorio para evitar así errores de usuario y que se deje ese campo sin rellenar.
Establecer si la cuenta contable se ha de desglosar por centros de coste o proyecto en SAP Business One
Si entramos en Finanzas – Plan de cuentas tenemos la creación de las cuentas contables. Las cuentas contables se dividen en tres categorías:
- Volumen de negocio: así definiremos las cuentas de ingresos
- Salida: para las cuentas de gasto
- Otros: resto de cuentas.
Todas las cuentas pueden tener un desglose por proyecto, pero por centro de coste solo aquellas que estén definidas como de volumen de negocio o de salida.
Una vez hemos definido la clase de cuenta, podemos marcar si la cuenta puede llevar desglose por proyecto y/o el centro de coste.
Establecer la obligatoriedad del centro de coste o proyecto
Para que no se registre un documento sin desglosar por centro de coste o proyecto es conveniente establecer su obligatoriedad. Esto lo hacemos en Gestión – Inicialización de sistema – Parametrizaciones generales, pestaña de contabilidad de costes
Ahí podremos establecer si, en caso de que una contabilización no tenga centro de coste o proyecto, se permite o si se bloquea la contabilización.
Adicionalmente podemos establecer dos parámetros:
- Aplicar al cierre del período: Esta opción la elegiremos cuando en el momento de hacer el cierre de ejercicio queramos que se informe también del centro de coste o proyecto
- Aplicar a transacciones creadas de forma automática: Esta opción la elegiremos si el bloqueo de contabilización es sólo cuando se realiza un asiento contable (en el caso de estar desmarcado) o si se ha de aplicar a los documentos de compras, ventas, etc., (en el caso de estar marcado)
Usando los valores por defecto
En el caso de que queramos que el sistema automáticamente nos proponga por defecto un centro de coste o un proyecto, lo podremos establecer dentro de la cuenta contable.
Indicándolo de esta manera habremos conseguido que en el momento en el que vayamos a realizar el asiento contable o el documento de compras/ventas, el sistema nos propondrá el valor que hayamos establecido anteriormente al seleccionar la cuenta
! ¿En qué podemos ayudarte?
Buenas tardes, gran aporte. Tengo una duda, SAP Bussines One permite traspasar saldos de un centro de costes a otro ? No consigo atinar. Gracias
¡Buenos días Mario! Gracias por tu comentario. Efectivamente, se puede realizar un simple asiento contable para trasladar un importe de un centro de coste a otro. El asiento podría hacerse con dos apuntes sobre la misma cuenta contable poniendo en una el importe y el centro de coste a descargar y en la otra el mismo importe y el centro al que trasladar. Puede realizarlo en la contabilidad financiera a través de un asiento contable o en la contabilidad de centros de coste dependiendo de cómo y en qué informes quiera que aparezca
Hola! A ver si me podeis resolver la duda. Antes trabajaba con R3 y ahora con SAP Bussines One. En R3 podía asignar centros de coste a un representante de comercio vinculado a una determinada cartera de clientes de manera que la venta automaticamente se asignaba al centro de coste de dicho representante. En Sap Bussines One es posible o solo es posible asignar como predeterminado en el plan de cuentas? Gracias!
¡Hola Raúl! ¡Gracias por tu comentario!
Como comentas no hay una funcionalidad para poder determinar automáticamente el centro de coste/beneficio en función de otros parámetros del sistema salvo la cuenta contable. Lo que podemos recomendarte es hacer una búsqueda formateada en ese campo para determinarlo en base al empleado de ventas.
¡Un saludo!
Excelente artículo, tengo una pregunta. Si me llega una factura el 5 de Noviembre pero quiero imputar dicha factura en los centros de coste en el mes de octubre ¿hay alguna forma? No doy con ello. Si me pueden ayudar. Gracias!
¡Hola Ana! Gracias por tu comentario.
Si quieres anticipar un gasto lo mejor que puedes hacer es hacer el movimiento en dos partes. Primero contabilizar el gasto contra la cuenta de facturas pendientes de recibir en octubre y en noviembre contabilizar la factura de compras poniendo en la línea del documento la cuenta de facturas pendientes de recibir en lugar de la del gasto. Posteriormente podrás conciliar el cargo y el abono de la cuenta facturas pendientes de recibir.
¡Un saludo!
Una consulta, se puede modificar una norma de reparto o centro de costo asignado por error en una factura deudores y como?
¡Hola Alejandro! Gracias por tu consulta ☺
No, no se pueden modificar datos desde documentos que afectan a contabilidad como importes, cuentas, etc. Tienes que cancelarla y hacerla de nuevo. ¡Un saludo!