Una de las funcionalidades más habituales en finanzas es la necesidad de desglosar la información de ingresos y gastos por centro de coste o beneficio, así como por proyecto. Los centros de coste en SAP Business One, no son más ni menos que una unidad a la que es posible asignar ingresos y gastos. Actuando de esta manera a la hora de contabilizar los ingresos y los costes, podremos comprobar la rentabilidad de las distintas áreas funcionales individuales de la empresa y también algo que es muy importante: nos va a proporcionar datos que vamos a poder utilizar para la toma de decisiones de cara a la gestión de nuestra compañía.

Para poder llevar a cabo esta contabilidad de centros de coste en SAP Business One, deberemos establecer que la cuenta necesite este desglose de información y que además sea un dato obligatorio para evitar así errores de usuario y que se deje ese campo sin rellenar.

Establecer si la cuenta contable se ha de desglosar por centros de coste o proyecto en SAP Business One

Si entramos en Finanzas – Plan de cuentas tenemos la creación de las cuentas contables. Las cuentas contables se dividen en tres categorías:

  • Volumen de negocio: así definiremos las cuentas de ingresos
  • Salida: para las cuentas de gasto
  • Otros: resto de cuentas.

Todas las cuentas pueden tener un desglose por proyecto, pero por centro de coste solo aquellas que estén definidas como de volumen de negocio o de salida.

Una vez hemos definido la clase de cuenta, podemos marcar si la cuenta puede llevar desglose por proyecto y/o el centro de coste.

Establecer la obligatoriedad del centro de coste o proyecto

Para que no se registre un documento sin desglosar por centro de coste o proyecto es conveniente establecer su obligatoriedad. Esto lo hacemos en Gestión – Inicialización de sistema – Parametrizaciones generales, pestaña de contabilidad de costes

Ahí podremos establecer si, en caso de que una contabilización no tenga centro de coste o proyecto, se permite o si se bloquea la contabilización.

Adicionalmente podemos establecer dos parámetros:

  • Aplicar al cierre del período: Esta opción la elegiremos cuando en el momento de hacer el cierre de ejercicio queramos que se informe también del centro de coste o proyecto
  • Aplicar a transacciones creadas de forma automática: Esta opción la elegiremos si el bloqueo de contabilización es sólo cuando se realiza un asiento contable (en el caso de estar desmarcado) o si se ha de aplicar a los documentos de compras, ventas, etc., (en el caso de estar marcado)

Usando los valores por defecto

En el caso de que queramos que el sistema automáticamente nos proponga por defecto un centro de coste o un proyecto, lo podremos establecer dentro de la cuenta contable.

Indicándolo de esta manera habremos conseguido que en el momento en el que vayamos a realizar el asiento contable o el documento de compras/ventas, el sistema nos propondrá el valor que hayamos establecido anteriormente al seleccionar la cuenta

¿Utilizas la contabilidad por centros de coste en SAP Business One en tu empresa?