Nos gusta pensar que las empresas empiezan siendo pequeñas, y que un buen día alguien se despierta con la idea de implementar un software de gestión que dura para siempre. Lamentablemente, lo más normal es que, a lo largo de la vida de la empresa, se produzcan un cambio de ERP o incluso varios.
Si ya has tomado la decisión de que tu negocio necesita un cambio, es posible que no sepas por dónde empezar. ¿Busco en internet? ¿Pregunto a mis colegas del sector? ¿Me fío de los estudios de los líderes de la empresa?
Es difícil saber si debes confiar en las siglas de los principales fabricantes del mercado, en la experiencia de las empresas que los implementan o en tu intuición.
En este artículo, gracias a la experiencia de nuestro equipo comercial, te contaremos las principales inquietudes que nos trasladan los nuevos clientes de Artesap, las respuestas que les ofrecemos y algunos consejos para que no debas arrepentirte de tu decisión.
No puedes hacerlo solo, pero te quedarás solo
Permítenos explicarnos. Llevar a cabo un cambio de ERP es complicado, como cualquier tarea de transformación digital, casi imposible de acometer en solitario. Si cuentas con un socio tecnológico, te guiará por el proceso, pero al final, la decisión es tuya, como tu empresa.
Por eso, lo primero que debes tener claro es que tu empresa recibirá ayuda de un socio tecnológico, pero necesitas tomar una actitud proactiva. Ser transparente y claro con tu proveedor podrá ayudarle a entender tus procesos y tus problemáticas, lo que redundará en un proyecto implementado con éxito.
Reúne a tu equipo A
Antes incluso de empezar a buscar un socio tecnológico que te ayude en la implementación de un proyecto de gestión empresarial, debes asegurarte de reunir al equipo interno que se hará cargo de transmitir, asesorar y supervisar el cambio de ERP.
La buena noticia es que ya cuentas con un software de gestión, y si no estás contento, puedes dar detalles de los orígenes de tu insatisfacción.
Entre las causas que los nuevos clientes de Artesap nos transmiten la hora de cambiar de ERP se suelen encontrar cosas como:
- La implementación no ha resuelto los problemas por los que te planteaste adquirir un ERP.
- El socio tecnológico que elegiste no ha cumplido lo prometido o, simplemente, no hay feeling.
- El ERP se ha quedado pequeño o no soporta las nuevas operaciones a las que se enfrenta tu empresa a día de hoy.
- La empresa que implementó el ERP ya no ofrece el nivel de servicio que esperas.
- El ERP es demasiado complicado, tiene una curva de aprendizaje que supera a tus empleados o no responde a los procesos reales de tu empresa.
Sean cuales sean las causas del cambio que deseas realizar, no pierdas de vista que tu equipo interno tendrá una ingente carga de tareas. Ahora que quieres cambiar de ERP, piensa en quiénes son los que han lidiado con él y pueden dar cuenta de por qué no ha funcionado.
Tampoco pierdas de vista que si tu empresa ha crecido, ha cambiado de modelo de negocio o simplemente, tiene nuevos procesos, necesitarás en este equipo interno quien conozca bien toda la casuística.
No olvides qué es lo que quieres
Está claro que quieres un cambio, pero ¿por qué? Antes de elegir un ERP que sustituya al que tienes en estos momentos, debes comprender los requisitos de lo que necesitas y encontrar el software que los solucione y no al revés.
Es más, cada vez nos encontramos con más y más empresas que entienden que un único sistema no puede abarcarlo todo. Si perteneces al sector industrial, es casi imposible encontrar una solución que gestione la planta, el almacén, las finanzas, los pedidos, el área contable, el de marketing, los recursos humanos, la ciberseguridad y así sucesivamente.
De la forma más calmada y serena que puedas, haz un listado de requisitos específicos, enlazando problemas con soluciones, por ejemplo:
- Mi producto es muy complejo, tiene muchas opciones de configuración y mi departamento comercial tarda más de una semana en elaborar una propuesta. Necesito una solución que me permita crear ofertas comerciales en horas, no en días.
- Mi planta, por motivos sanitarios, necesita que los operarios realicen tareas de control de calidad. Necesito una solución de cumplimiento fácil de utilizar.
- No tengo forma de optimizar mis flotas, reducir gastos y saber qué rutas, empleados y productos me ofrecen un mayor retorno de la inversión.
- Tengo muchos clientes, pero una vez que me compran, no los vuelvo a ver.
Planificar, planificar, planificar
Una vez que sepas exactamente los problemas que deseas solucionar, es hora empezar a trabajar en un plan que presentar a un posible socio tecnológico que implemente tu solución y que te guíe en una puesta en marcha.
Una vez más, necesitarás tiempo para crear un plan eficaz, y hacerlo con calma puede traerte muchos importantes beneficios.
Selecciona tu proveedor de software ERP para el cambio de ERP
Después de toda esta planificación, habrás detectado problemas que no se han solucionado, retos que debe abordar el cambio de ERP, un equipo que conozca de primera mano el pasado y el presente de la empresa y consejos de personas que saben de lo que hablan.
¿Qué te queda por hacer?
Probablemente, lo más difícil de todo, seleccionar el proveedor de software que se encargue de implementar el cambio de ERP.
No pierdas de vista que debes acertar con esta elección, o todo el trabajo anterior no servirá de nada.
Hazte las siguientes preguntas clave:
- ¿Me estoy dejando llevar por la fama del fabricante o de verdad soy consciente de que el proveedor de software es que responderá técnicamente de la implementación?
- ¿Son especialistas en mi sector y han implementado con éxito cambios en industrias y procesos similares?
- ¿La cercanía geográfica es importante para mí?
- ¿Deseo una atención personalizada y casi exclusiva que solo puede darme una empresa con pocos, pero selectos clientes, o por otro lado prefiero dirigirme a un líder del sector que quizás no me atienda en exclusiva?
- ¿Tengo forma de comprobar su conocimiento del sistema, son de verdad expertos en el ERP que estoy considerando?
Estas preguntas no son casualidad, son fruto de las consultas y conversaciones que a lo largo de los años decenas de clientes nos han formulado y que sabemos que preocupan a las empresas.
De hecho, muchas de ellas, como el profundo conocimiento técnico de SAP Business One, son una de las señas de identidad de Artesap.
Sé realista con los plazos del cambio de ERP
Sabes lo que quieres y quién te debe acompañar en el camino. Sin embargo, sé realista con los plazos.
Un socio tecnológico debe hacerse con tu empresa para entender la mejor manera de ayudarte, lo que lleva tiempo.
Cuando más transparente y proactivo seas, más rápida será la implementación y antes podrás empezar a ver cómo desaparecen esos problemas que ahora no tienen solución.
Eso no significa que no se pacten unos plazos de entrega, pero ten en cuenta siempre que un cambio de ERP es un trabajo en equipo, por eso siempre hablamos de “socios tecnológicos” no de empresas proveedoras. Juntos, podéis conseguir que el cambio de sistema de gestión sea una relación a largo plazo de la que no te arrepientas.
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