La implementación de un ERP requiere una inversión de recursos humanos y financieros importantes, independientemente del tamaño o alcance del proyecto.
Reunir un equipo altamente cualificado y productivo es esencial para el éxito de cualquier proyecto, lo que requiere crear un equipo saludable y elegir los miembros correctos.
A pesar de que hay muchos enfoques diferentes y que, casi siempre, habrá que personalizar esta estructura en función del partner elegido y el tamaño de la empresa, hay una serie de estructuras estándar que te pueden ayudar a tener una primera idea.
¿Qué vas a encontrar en este artículo?
Estructuras de equipo de implementación
Normalmente hay tres estructuras de equipo de implementación de ERP que pasamos a detallar.
Equipo Directivo Ejecutivo
Se trata del nivel más alto de gestión del proyecto. Está formado por gerentes de alto nivel que encabezan los diversos departamentos a los que toca el proyecto.
Una de sus responsabilidades clave es definir el alcance del proyecto en términos de tiempo y presupuesto. Los miembros de este equipo directivo ejecutivo pueden incluir un Director de Implementación, socios o partners de empresas consultoras de fabricantes de software como Artesap y otros jefes de departamento, como el Gerente de Ventas o Contabilidad.
Equipo de gestión del proyecto
Este equipo se encarga de informar directamente al de dirección.
Los expertos recomiendan que los miembros de este equipo no sean reclutados directamente por el departamento de IT, porque no deben confundirse con proyectos de este departamento.
En realidad, se trata de proyectos más colaborativos y dinámicos, por lo tanto, no deben ser liderados por el equipo de IT, aunque es lógico que haya una o varias personas que pertenezcan a este departamento, ya que conocen las circunstancias de la empresa, su capacidad y sus necesidades.
El equipo de gestión suele incluir también un Gerente de Proyectos de Consultoría, que podríamos decir que es el enlace directo entre la empresa consultora que implementa el ERP y la organización donde se realiza el proyecto.
Equipo de implementación
Aunque es el último equipo mencionado, no es, ni mucho menos, el menos importante.
Se trata del conjunto de personas que se encargarán de la ejecución del proyecto, incluído el análisis de la situación, la fase de consultoría y el desarrollo.
Entre sus múltiples tareas se encuentra la de comunicarse con el equipo de Gestión, algo sin lo que un proyecto es difícil que acabe bien.
Además del líder del equipo, la figura de Consultores de aplicaciones, Analistas y Desarrolladores es clave.
Por último, es importante mencionar que la combinación de estos roles depende del tamaño del proyecto, a mayor tamaño, más personas de cada rol serán necesarias, o incluso, si estamos hablando de un proyecto de grandes proporciones, será necesario la creación de diferentes equipos independientes bajo la supervisión del líder del equipo de implementación.
Las tres reglas para seleccionar un equipo eficaz
Tener claro qué clase de personas o estructura de equipos necesita tu proyecto es la parte fácil. La complicada es elegir a las personas adecuadas.
Por eso, no queremos terminar este artículo sin mencionar tres reglas que te ayudarán a seleccionar un equipo de personas eficaz que garantice que tu proyecto llegará a buen término.
Elige a las personas en función de sus competencias, no de su título
Hay varias razones para que te dejes guiar por las competencias y no por los puestos que las personas desempeñan en la empresa.
Para empezar, es muy común pensar que los empleados que se encuentran en la gerencia tienen un conocimiento más profundo de la situación.
Puede ser verdad, pero normalmente están mucho más ocupadas, lo que retrasa la toma de decisiones, entre otras cosas.
En segundo lugar, si eliges a personas cualificadas independientemente de su puesto, se sentirán más motivadas y es probable que se impliquen en el proceso con más energía que los responsables de cada área.
Empodera a tu equipo para tomar decisiones
A menudo, no son los responsables máximos los que conocen en profundidad lo que no funciona, sino los empleados más pegados al día a día.
Sin embargo, hace falta valor para decir en voz alta cuáles son los problemas de la empresa. Si animas a tu equipo para que tenga voz y voto en este proceso, es probable que tengas una idea más clara de cómo mejorar procesos y flujos de trabajo.
Mantén un flujo continuo de comunicación
Mantener a todos los implicados en un proceso tan complejo en la misma página es clave para el éxito del proyecto.
¿Cómo lograrlo?
Manteniendo un flujo continuo de comunicación entre equipos y estructuras.
En algunas empresas hay reuniones diarias llamadas “stand-up” para que todos los implicados tengan claras las tareas del día y puedan comunicar incidencias, avances o problemas que deban resolverse con urgencia, sin tener que esperar a informes semanales o mensuales más amplios.
No tienen por qué ser reuniones largas, con diez o quince minutos es suficiente. Lo importante es que la comunicación fluya y todos estén al día de los avances (o retrocesos) del proceso.
Se requiere mucha planificación antes de lanzar un proyecto ERP. Elegir a las personas adecuadas para tu equipo de implementación no solo puede hacer que el proceso sea más productivo, sino que puede ahorrarte dinero y tiempo.
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