Ahorro de costes con un software de gestión empresarial

Ninguna empresa está preparada para gastar el dinero que no tiene, algo que es especialmente cierto entre las Pymes o aquellas que están en expansión. Al final, todo se reduce a saber cómo el ahorro de costes, al contar con un software de gestión, impacta en las finanzas empresariales y si un ERP merece la pena o no.

Aunque hoy en día puedes empezar a gestionar tu empresa con el starter package de SAP Business One a partir de 88€ al mes por usuario, no deja de ser una inversión. Independientemente de si lo necesitas o no, el retorno de la inversión es algo que preocupa a todos los gerentes.

¿Es posible determinar si merece la pena invertir en un software de gestión empresarial?

Retorno de la inversión en términos prácticos

La verdadera preocupación de cualquier gerente que busca implementar un ERP en su empresa es el ROI o retorno de la inversión. Para calcularla, debe enumerar primero cuáles son los problemas actuales y cuánto dinero están costando a la empresa para posteriormente calcular la mejora.

Sin este sencillo cálculo no será nada fácil determinar el retorno, porque no conocerá el origen del que partir para observar la progresión.

A pesar de que cada empresa es un mundo y no es fácil calcular de dónde procederá el ahorro, sí podemos ofrecerte una aproximación a los ahorros tradicionalmente observados.

Costes de operación

Los costes de operación son aquellos que se necesitan para funcionar, incluso si no estás generando ventas ni beneficios.

Es importante mantener los costes de operación lo más bajos posible, porque de ellos depende el primer tramo que cualquier empresa debe cubrir para empezar a generar beneficios.

Podrás obtener un ahorro de costes con un software de gestión empresarial en los costes de operación porque:

• La asignación del trabajo será más eficaz: un ERP proporciona una visibilidad general de los trabajos y recursos, en lugar de buscarlos solo por departamento o función.

• Planificación de materiales y fabricación: las soluciones ERP permiten un único sistema para planificar materiales y recursos, de forma que no sea necesario contar con varios sistemas diferentes.

• Rendimiento del proceso: gracias a un ERP, es posible visualizar cómo funciona y qué significa para toda la empresa cada proceso individual.

Costes administrativos

Los costes administrativos son aquellos relacionados con la gestión diaria de la empresa, como la emisión y cobro de facturas, el seguimiento de pedidos o el pedido de nuevos materiales necesarios para la fabricación de productos.

Estas tareas suelen ser realizadas en el departamento administrativo, aunque muchas de ellas se entrelazan con otros departamentos como el de recursos humanos o el de marketing.

• Toda la información del cliente en un solo lugar: en muchas empresas no hay conexión entre la información almacenada en el ERP y la que se genera en otras áreas como la derivada de los servicios, del CRM o de los clientes. Esto significa que con frecuencia es necesario emplear mucho tiempo en localizar la información necesaria para realizar análisis, además de la necesidad de incorporar personal para la realización de estas tareas.

• Visualización de datos en tiempo real que permita responder a las consultas de los clientes: muchas empresas que no cuentan con software de gestión empresarial necesitan consultar multitud de fuentes de datos para obtener sencillas respuestas a las consultas de los clientes. Cuando la información está localizada en un solo lugar, el tiempo necesario para dar soluciones a los clientes se traduce en un mejor servicio y clientes más fieles.

• Realización de informes de forma simple, todo en un solo lugar. Sin un ERP, generar informes será un proceso farragoso debido a que los datos no están ubicados en un solo lugar.

• Gestión única de datos de recursos humanos. Sin un software empresarial adecuado, las vacaciones, los turnos, los programas y la programación de las tareas estarán dispersadas por varios sistemas, complicando las tareas de los profesionales de recursos humanos.

Costes de proyectos

El software de gestión de proyectos lleva mucho tiempo entre nosotros, ayuda a asignar tareas y seguir la buena marcha de todas ellas, así como para evaluar el estado del mismo.

Sin embargo, un ERP es mucho más que un software específico para la supervisión de un proyecto. Puede ayudarte a:

• Crear mejores informes y paneles de control en tiempo real. Te permite un análisis al minuto del estado del proyecto o de todo el departamento, sin necesidad de emplear horas en la introducción de datos a mano.
• Alertas para evitar retrasos. Sin un control exhaustivo, la gerencia solo podrá conocer los problemas cuando se pueda hacer poco por solucionarlos.
• Estado del proyecto. Cuando la gerencia no cuenta con un software de gestión, solo podrá conocer el coste real del proyecto una vez que haya finalizado y tras la recopilación manual de datos.
• Rendimiento de los empleados. Sin un ERP, la gerencia tendrá problemas para comprender cómo rinden los empleados en profundidad, dónde es necesario invertir en formación o dónde es necesario invertir más recursos.

La gestión del inventario

En Artesap sabemos bien que la gestión del inventario puede disparar los costes de cualquier empresa. Así es cómo puedes observar un importante ahorro de costes con un software de gestión empresarial.

• Reduce el exceso y el defecto de existencias: sin un ERP, la empresa puede tener una visión errónea de las existencias, por no hablar de que no podrá diferenciar entre aquellas que están asignadas y cuáles se han repuesto.

• Te permite realizar una previsión del stock: sin una previsión de stock, no podrás hacer un análisis predictivo de las tendencias estacionales, las cifras interanuales u otras variantes que afecten los pedidos de stock.

• Informes sobre devoluciones, cambios y artículos que se devolverán al fabricante: si no deseas contar con un agujero negro en el almacén, es importante que conozcas el estado de cada uno de los artículos almacenados.

• Proporciona visibilidad de la ubicación para el picking, etc. La mayoría de las empresas sin un sistema empresarial implementado pueden perder horas buscando stock.

• Valoración de existencias: sin esto una valoración, la empresa no tendría una visión completa de las existencias y cómo el coste de almacenamiento  se refleja en la empresa en su conjunto.

Un consejo final: no es solo el software

Si bien el ahorro de costes con un software de gestión empresarial puede suponer muchos ceros en la valoración final, no debemos olvidar que no solo es el software. Para ahorrar costes de forma eficaz con la implementación de un software es necesario además: 

• establecer expectativas realistas desde el principio
• gestionar el cambio organizacional
• incluir a las partes interesadas en la implementación
• abordar los procesos comerciales en su conjunto

Observar la empresa como un todo, evaluando la eficacia de los procesos comerciales y evaluando el coste de los problemas existentes es el camino para conseguir un ahorro de costes con un software de gestión empresarial.