Aprovechar el tirón del ecommerce y crear un negocio sostenible, rentable y, sobre todo, escalable, significa comprender en profundidad la gestión de inventario.
Una mala gestión significará una mala atención al cliente, con pedidos retrasados o incluso cancelados por falta de información, algo que, definitivamente, no te puedes permitir en un ecommerce.
Es más, un buen ecommerce, si vende productos físicos, tendrá siempre dos centros estratégicos: la web y el almacén.
En la nueva entrada del blog de Artesap queremos abordar cómo gestionar el inventario de un ecommerce para que se convierta en la columna vertebral de tu negocio.
Desafíos de la gestión de inventario en ecommerce
Todos los gerentes y directores de operaciones de un ecommerce se enfrentan a desafíos en la gestión de inventario en algún momento. Saber qué puedes esperar, dónde suelen encontrar otros ecommerce los problemas más comunes y, sobre todo, cómo los resuelven, te ayudará a anticiparte.
A continuación encontrarás los retos y desafíos más comunes a los que se encuentran otras empresas como la tuya.
1. Exceso o defecto de existencias
El control de stock es una ciencia en sí misma que lleva mucho tiempo entre nosotros y no por ello deja de provocar situaciones comunes como la rotura de stock o el incremento del coste de almacenamiento por no haber realizado los cálculos adecuados en su momento.
Aunque a primera vista tener más stock del necesario puede parecer una ventaja, no lo es ni mucho menos. El stock es espacio, y el espacio es dinero.
Si además estamos hablando de productos perecederos, con requisitos específicos de almacenamiento (como determinadas materias primas o productos), este precio puede incrementarse rápidamente y provocar un desequilibrio en las finanzas de la empresa.
En el lado contrario, no tomar bien el pulso a tu inventario puede suponer no tener productos que servir y que tu cliente acuda a la competencia.
Hoy en día, los clientes de ecommerce demandan transparencia. Si confirmas un pedido que llegará en x días no puedes comunicar una rotura de stock al día siguiente, dañarás la confianza del consumidor y la de tu marca.
2. La gestión manual de stock no es una opción
Lo hemos comentado en infinidad de ocasiones en el blog de Artesap: las hojas de cálculo no son un buen sistema de gestión de casi nada hoy en día.
Se pueden eliminar, alterar con facilidad, son susceptibles de acumular infinidad de fallos que tengan como resultado importantes desviaciones de la realidad y son complicadas de actualizar por otra persona que no sea quien la creó.
El control de inventario de tu ecommerce de forma profesional mediante aplicaciones de almacén como SAP Business One es una de las formas más fáciles de olvidarse de esas hojas de cálculos obsoletas que no hay quien entienda.
3. Escalar el ecommerce debe ser factible
En tus mejores sueños tener una nueva sede o una tienda más grande o incluso una cadena de tiendas es un sueño bonito pero ambicioso.
En internet, escalar un ecommerce es fácil, solo debes tener una web operativamente más potente y una gestión de inventario más sofisticada. Puede significar además trabajar con múltiples socios, proveedores y fabricantes. Incluso podría significar almacenar inventario en varios almacenes de todo el país.
Dar estos pasos en tu negocio ecommerce puede ser imposible si no cuentas con un software y unos profesionales que sepan orientarte en cómo se gestiona un inventario profesional a una escala que te permita vender más con la misma eficacia.
4. No sabes qué está pasando en los diferentes canales y almacenes
La falta de una imagen completa es otro de los problemas más comunes entre los gestores de ecommerce a medida que consiguen ganar volumen, sobre todo a la hora de tomar una decisión.
Puede afectar a dos niveles, a los canales y a los almacenes.
- Falta de visibilidad en múltiples canales. A medida que crece tu negocio, es probable que quieras colocar tus productos en otros canales, como Amazon, grandes retailers y marketplaces. El problema es que, a menos que esté utilizando un software de gestión de inventario, no siempre es fácil realizar un seguimiento de las ventas y los pedidos que llegan de cada canal y cómo esas ventas y pedidos están afectando el inventario que tienes a mano.
- Falta de visibilidad en varios almacenes. A medida que tu negocio crece, es posible que establezcas nuevas asociaciones estratégicas para satisfacer más demanda. El problema es que, nuevamente, tratar de realizar un seguimiento de los pedidos, el inventario y las relaciones con almacenes, socios y fabricantes solo será posible si cuentas con ayuda.
Primeros pasos de gestión de inventario
No queremos que te quedes con la sensación de que la gestión de inventario es algo solo al alcance de aquellos ecommerce con gran poderío económico.
Puedes comenzar por pasos que te encaminarán por el itinerario correcto.
1. Comprender cómo cambia la demanda
El primer paso de la gestión de inventario en ecommerce es comprender cómo fluctúa la demanda para tu producto a lo largo del tiempo.
Puedes lograrlo de muchas maneras, como por ejemplo, consultando las búsquedas sobre determinado producto en Google Trends, la herramienta gratuita de Google que te permite consultar el histórico de búsquedas sobre cualquier producto o servicio.
En la imagen que tienes debajo de estas líneas puedes ver un gráfico sobre cómo cambian las búsquedas en Google relacionadas con “regalos día del padre”. Es evidente que se concentran en determinada época, como los regalos de Navidad o los bañadores.
Además, cuentas con multitud de estudios sectoriales sobre los cambios en la demanda de determinados productos que realizan empresas y observatorios sectoriales.
2. Pronosticar la demanda futura
Un buen software de gestión empresarial te contará las previsiones de demanda basándose en la demanda pasada. Es un buen ejercicio para tener, al menos, una idea aproximada de qué cantidad de producto en stock sería conveniente en tu almacén.
Tendrás que tener en cuenta la estacionalidad, pero también los cambios en fechas señaladas, fines de semana, cambios por regiones, grupos de edad, etc.
3. Establecer stock mínimo viable
Si tu ecommerce ya está en marcha, debes pensar en la cantidad de existencias mínimas viables para cada producto. Recuerda que la idea es tener lo suficiente como para atender la demanda pero lo mínimo para no pagar sobrecostes de almacenamiento.
4. Realiza un análisis ABC
Si quieres ser realmente eficaz en la gestión de inventario de tu ecommerce, realiza un análisis ABC:
- (A) productos de alto valor con baja frecuencia de ventas. Por ejemplo, artículos caros como equipos deportivos y de entrenamiento.
- (B) productos de valor medio con una frecuencia de venta media. Por ejemplo, electrónica y joyería. Es decir, productos (normalmente) caros que no se venden todos los días.
- (C) productos de bajo valor con una alta frecuencia de ventas. Por ejemplo, ropa y comida. Quizás podemos pasar sin renovar el armario, pero definitivamente no podemos pasar sin comida.
La idea final es no solo saber qué cantidades debes tener de cada producto, sino aquellos que requieran ciertas consideraciones. Por ejemplo, la comida se vende rápido, pero también tiene requisitos de almacenamiento y trazabilidad específicos.
Las joyas puede que no se vendan todos los días, pero su almacenamiento requerirá también ciertos requisitos, como instalaciones más seguras o seguros que las avalen mientras estén en tu inventario.
5. Implementar software de gestión de inventario
Para una correcta y eficaz gestión de inventario en ecommerce necesitas un software que te acompañe y facilite este proceso.
Puedes hacerlo manualmente, pero siempre estarás a merced de errores humanos y la falta de visión completa que hemos comentado.
Un software de gestión de inventario puede ayudarte a controlar el almacén, asegurarse de que nunca tenga exceso o defecto de stock, ayudarte a sincronizar el seguimiento del inventario en todos los canales en los que vendes productos, recopilar datos en tiempo real y aprovechar la información para crear oportunidades, impulsar las ventas y hacer crecer tu negocio ecommerce.
Si quieres saber cómo SAP Business One realiza la gestión de inventario, te recomendamos leer el siguiente artículo de nuestro blog donde lo explicamos: gestión de inventario y almacenes.
Piensa en tu estrategia de gestión de inventario
Mientras analizas cómo mejorar la gestión de tu inventario, hazte algunas preguntas: ¿cómo abordas este tema en tu empresa? ¿Qué problemas ya has encontrado que te superan? ¿Qué te gustaría cambiar y no sabes cómo?
Puede que la respuesta esté más cerca de lo que imaginas. Hemos ayudado a muchas empresas a tener una gestión de inventario de ecommerce más eficaz mientras hacen crecer su empresa. Consúltanos sin compromiso.
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