Un buen sistema ERP puede ser el alma de tu empresa. Y uno malo puede ser un calvario. Llega un momento que en los negocios se plantean cambiar de ERP por múltiples razones: finaliza el soporte del proveedor, tu empresa están invirtiendo mucho dinero en un desarrollo de software personalizado o los sistemas actuales no hacen sino complicar las cosas.
Sin embargo, parece que muchas empresas son muy pacientes. De hecho, una investigación reciente revela que aproximadamente la mitad de los sistemas existentes de ERP cuenta con, al menos, dos versiones anteriores que tienen cuatro años o más.
Existen muchos factores y razones para cambiar de ERP dentro de una empresa según se pregunte a las diferentes partes interesadas.
De hecho, el cambio no siempre es fruto de una sola razón, sino de un conjunto de ellas.
Las razones clave para cambiar un sistema ERP
Sean muchas o pocas, las razones clave que pueden ayudarte a dilucidar si es hora de cambiar de ERP se pueden resumir en las siguientes:
Se acumulan pequeñas ineficiencias
La tecnología avanza rápidamente y la pérdida de eficiencia en el procesamiento es un coste oculto.
Un sistema desactualizado, o un conjunto de diferentes softwares que necesitan mantenimiento continuo pueden estar costando tiempo y energía.
Las necesidades comerciales se frenan
Si aumentan los costes de mantenimiento y las tarifas de licencias para usuarios a medida que aumenta el personal de tu equipo, es posible que estés lidiando con un sistema que no es escalable.
Los sistemas de tu empresa deben respaldar y agilizar el crecimiento de tu equipo, no obstaculizar ni generar más trabajo.
No se satisfacen las necesidades del cliente
Los clientes, proveedores y socios esperan acceso directo a los datos de facturación, envío e inventario. No quieren tener que llamar a alguien para obtener esta información y hoy más que nunca, el servicio de atención al cliente debería ser la última opción.
La dinámica de la empresa está cambiando
Si la mayoría de tu fuerza laboral trabaja de forma remota o en movimiento, es posible que tu antiguo sistema no pueda mantenerse al día.
Si tu empresa tiene un repentino aumento que la demanda o posibilidades de expandirse, ¿tu sistema ERP es escalable?
No tienes acceso a información en tiempo real
Si tienes que buscar la información actualizada, la toma de decisiones se ralentiza, así como tu capacidad para resolver problemas.
Las hojas de cálculo son lo más utilizado a nivel empresarial para realizar análisis, pero ¿cómo puedes conseguir una visión en tiempo real o confiar en los datos si todo debe hacerse manualmente? ¿Porqué no tener procesos automáticos en el software de gestión?
Tu ERP no está al día con la regulación vigente
La legislación es clave en muchos aspectos de la empresa, como el reciente cambio en el reglamento europeo de protección de datos o el registro de horarios de los empleados.
Para muchas empresas, cumplir con la legislación es un reto que un ERP heredado no puede afrontar.
Entonces, ¿por qué tantas empresa retrasan la decisión de cambiar de ERP?
Según nuestra experiencia en diferentes sectores e industrias y, a pesar de lo que hemos descrito en este artículo, hay un ingrediente clave que señala el «momento adecuado»: que las partes interesadas se alineen.
En última instancia, es la alineación de las partes interesadas lo que determina el momento y los requisitos de un nuevo sistema ERP, no los puntos débiles del sistema heredado o las motivaciones individuales de las partes interesadas.
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