Realizar la gestión de inventarios y almacenes en nuestra empresa nos permite conocer el stock y gestionar las entradas y salidas de productos de una manera eficiente. Esto nos permitirá estimar el valor de los productos que tenemos en el inventario y por lo tanto calcular los márgenes de beneficio.
En el vídeo de hoy te explicamos los conceptos básicos que debes saber sobre la gestión de inventarios y almacenes.
¿Qué es un sistema de gestión de inventarios y almacenes?
Un sistema de gestión de inventarios y almacenes es aquel que permite dentro de la empresa controlar los niveles de inventario que tienen sus artículos, tener trazabilidad de los movimientos de entrada y salida que se producen, así como de gestionar una valoración de ellos en base a un criterio determinado como son el coste medio ponderado, el FIFO, coste estándar, etc.
¿Qué métodos de gestión de inventarios y almacenes existen?
Básicamente existen dos métodos de gestión de inventario: la gestión de inventario permanente y no permanente.
La primera de ellas conlleva llevar el control de inventario, su valoración y su reflejo contable cada vez que se hace una transacción en el sistema.
La segunda implica controlar los niveles de stock mientras que su valoración y contabilización se realiza cuando el usuario lo determina.
¿Qué diferencias existen entre la gestión de inventario permanente y el no permanente o periódico en SAP Business One?
La gestión de inventarios y almacenes en SAP Business One influye en cuatro aspectos:
1 – Control de stock, comprometido, solicitado y disponible
Como hemos comentado en vídeos anteriores (cantidad ATP SAP), el stock es la cantidad que hay en el almacén en ese momento.
El comprometido es la cantidad pendiente de servir a clientes u órdenes de fabricación.
El solicitado es la cantidad pendiente de recibir y el disponible es el resultado de sumar el stock más el solicitado y de restar el comprometido.
Independientemente de que gestionemos SAP Business One con inventario permanente o no, en cuanto establecemos un artículo como inventariable conoceremos esta información en cada uno de los almacenes en el que lo demos de alta.
Por lo tanto, no hay diferencia en este punto en uno u otro sistema de gestionar el inventario.
2 – Valoración de inventario
Cuando activamos la gestión del inventario permanente en el sistema, estamos diciendo que todos los movimientos de inventario que realicemos de un artículo del que queremos controlar el stock van a influir en su valoración.
Para ello tendremos que prestablecer en el artículo un criterio de valoración de entre los que os permite el sistema que son: el coste medio ponderado, el FIFO, el coste estándar o la valoración por lote o serie.
Sin embargo, en el inventario periódico no se controla automáticamente la valoración del artículo, sino que tenemos que ejecutar el informe de valoración de stock para obtenerla.
3 – Contabilidad
Muy relacionado con el punto anterior, en el caso de tener inventario permanente, todos los movimientos de inventario tendrán automáticamente su reflejo en contabilidad en base a su criterio de valoración. Por tanto, no es necesario realizar una contabilización de existencias finales para obtener el resultado del ejercicio.
En el caso del inventario no permanente, no se realiza ninguna contabilización de existencias desde los movimientos de inventario. Por tanto, en base a la valoración que dé el informe antes comentado tendremos que realizar el asiento de existencias finales para conocerlo.
Quizás, podemos decir en este punto que la trazabilidad de la información contable relativa a la valoración de existencias es mayor en el caso del inventario permanente que en el no permanente.
4 – Márgenes
Hemos visto en vídeos anteriores, cómo calcular los márgenes brutos en los documentos de venta.
Pues bien, si gestionamos inventario permanente podremos comparar el precio de venta contra la valoración de inventario que tenga el artículo en ese momento, luego tendremos un margen muy preciso.
Sin embargo, en el inventario periódico podremos comparar contra la última valoración que se haya hecho del artículo en base al informe de valoración de stocks. Cuanto más tiempo pase entre la fecha del documento de venta y la última valoración que se haya realizado, más desvirtuado estará dicho margen.
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