Flujo de procesos ERP, ¿qué análisis debo hacer?

Un análisis del flujo de procesos ERP de una empresa permite tomar las mejores decisiones sobre qué necesidades tiene y qué solución es la que puede ayudar a alcanzar sus objetivos.

Sin embargo, algunas empresas desconocen la importancia de este análisis, las opciones de los sistemas de planificación de recursos y los procesos de negocio que un ERP puede abordar.

No es algo que puedas obviar a la hora de implementar un sistema de gestión. Sin los flujos de procesos claros, ni tu socio tecnológico podrá ayudarte ni tú tampoco sabrás qué es lo que necesitas para alcanzar tus metas.

En esta nueva entrada de nuestro blog, analizaremos qué son estos flujos y cómo debes analizarlos para poder tomar decisiones inteligentes relacionadas con tu software de gestión y su puesta en marcha.

Flujo de procesos ERP, tipos de flujos

Hay muchos tipos de procesos en las empresas, tantos como operaciones se realizan. De hecho, la gran diferencia entre las microempresas y las empresas asentadas es que estandarizan sus operaciones en flujos de trabajo.

Estos flujos de trabajo o flujos de procesos, tienen como objetivo el ahorro de tiempo, pero también la trazabilidad de las operaciones y la auditoría y medición de las mismas.

Por ejemplo. Si en el departamento de recursos humanos se hacen determinadas comprobaciones antes de contratar personal, esto permite que no se cometan errores que pueden costarle caro a la empresa, además de saber quién no ha cumplido con el proceso y por qué.

Entre los distintos flujos de procesos, destacamos los que tienen como objetivo el intercambio de datos.

En este sentido, encontramos:

• Flujos horizontales: son los que van a cubrir la cadena de suministro propia de la empresa. 
• Flujos verticales: los puntos de ruptura de la cadena de suministro mediante los que se obtiene una aprobación o una validación antes de continuar. 

Hablamos de cadena de suministro como equivalente a los procesos y tareas que debes completar para llegar hasta el producto o servicio final.

No importa a qué se dedique tu empresa. Tanto si vende zapatos como si presta servicios de consultoría, el análisis de las necesidades de estos flujos de datos es crucial para abordar un proyecto de implementación de ERP con garantías.

En esta primera etapa, el análisis de necesidades no tiene por qué ser muy detallado y exhaustivo. Antes de llegar a la implantación de un ERP, hay etapas intermedias donde podrán incluirse todos los detalles necesarios de los procesos empresariales.

Un ejemplo de flujo de procesos ERP

Seguro que lo ves más fácilmente con un ejemplo.

Imagina que tienes entre manos un proceso de ventas. El análisis de flujo de procesos ERP contará con necesidades como “crear ficha de cliente”.

Algo que aparentemente empieza y termina ahí, en realidad es mucho más complejo en un proyecto de ERP. Siguiendo con el ejemplo mencionado, es probable que tu primera “ficha de cliente” no contenga muchos datos. 

Sin embargo, a medida que interaccionas con el cliente, tendrás más información que incluir en la ficha, luego, ¿qué información deberá contener dicha ficha? ¿Qué datos son considerados básicos en el software ERP y cuáles son prescindibles? ¿Debo tener el mismo modelo de ficha para los clientes actuales y para los que ya no lo son?

Como hemos comentado antes, no es necesario contestar a todas las preguntas, pero te ayudarán a ver cómo cada una de las soluciones ERP que estás considerando se adapta a tus necesidades. Aunque ahora no lo veas, en el proceso de implantación puede haber una gran diferencia entre un sistema ERP que cuente con las características que necesitas y otro que no.

Valora las mejoras 

Otro de los aspectos importantes del análisis de necesidades es identificar y, en caso de ser posible, valorar, las mejoras que vas a conseguir. 

Toda inversión, y la de un ERP no es una excepción, debe tener un retorno medible. 

En este retorno debes tener en cuenta dos cosas:

• La inversión que vamos a hacer.
• La valoración económica de los beneficios alcanzados. 

Es obvio que la primera tiene que ver con la inversión que la empresa se puede permitir. En este sentido, merece la pena mencionar que no tienes por qué implantar todos los procesos desde el principio.

Define los objetivos a alcanzar con cada uno de los procesos a cubrir por el ERP y una vez implantados ya estarán generando un beneficio. 

También hay que pensar en el ERP como un sistema que va a estar vivo y que nos ha de permitir afrontar nuevos procesos en el futuro sin cambiarlo. Raro es cambiar de ERP en 10 o 15 años salvo por un crecimiento de la empresa que haga necesario adaptarlo a las nuevas necesidades.

Es importante mencionar que aquí cuentas con muchas más opciones de las que a priori parezca: un ERP en la nube y su versión on premise son opciones con inversiones económicas diferentes y con funcionalidades diferentes que, lógicamente, tienen costes diferentes.

En lo que se refiere a la valoración económica de los beneficios o mejoras, puede ser difícil de objetivar, pero no quiere decir que no existan.

Por ejemplo. Si reduces el tiempo necesario para valorar un inventario en un cierre, se reduce el tiempo necesario para el envío de facturas y, como consecuencia, se reduce el periodo medio de cobro, así como la posibilidad de prever las compras futuras y reducir stocks. 

Cualquiera de estos puntos es medible. Si en las distintas valoraciones que realices de los ERP antes de su compra puedes ver que cualquiera de esos problemas tiene una solución simple, podrás darles una valoración, quizás no exacta económicamente, pero sí cualitativamente.

Análisis de flujo de procesos ERP “qué pasa si”

Uno de los análisis que más nos gusta es el “what if” (qué pasa si).

Nos permite plantearnos escenarios donde algunos de los procesos clave de la empresa se encuentren bajo presión, para valorar los riesgos de perder información e identificar cómo la implantación de un sistema nos puede ayudar a superarlos.

Responde a preguntas como ¿qué ocurre si un comercial se va de la empresa? ¿Qué ocurre si se duplica el número de pedidos? A la hora de seleccionar un enterprise resource planning nos ayuda a saber si podremos establecer procedimientos que nos permitan afrontarlos con seguridad.

Por último, no te olvides de tus empleados.

Analiza el organigrama de tu empresa y pon nombre y apellidos a cada uno de los niveles. Define qué datos necesita cada uno para realizar correctamente su trabajo. 

Entrevístate con ellos para analizar posibles puntos de mejora y hazles partícipes de la elección del ERP, al final, son quienes más van a utilizarlo. Raro es el empleado que, haciendo su trabajo, no tenga alguna idea de cómo mejorarlo para que sea más eficiente.

Un flujo de procesos ERP es una herramienta básica para definir el proceso de implementación de un ERP. Dedica el tiempo necesario a este análisis y podrás tomar decisiones más conscientes y seguras.