La automatización robótica de procesos, o RPA (robotic process automation), es uno de los sectores tecnológicos de mayor proyección de los últimos años. Tanto, que Gartner ya presenta un cuadrante mágico para ayudar a las empresas a elegir la mejor solución.
Aunque la mayoría de las empresas cree que la automatización o los robots son una forma de reducir el tiempo y el dinero dedicado a tareas repetitivas, en realidad, hay mucho más.
En este artículo aprenderás lo básico sobre este tema, incluidos sus beneficios, aplicaciones comerciales y algunas ideas de por dónde irá esta disciplina en los próximos años.
¿Qué es RPA y para qué sirve?
La automatización robótica de procesos (robotic process automation) sirve para imitar el trabajo de los humanos realizado por robots. No tiene nada que ver con los robots a los que seguro que recurre tu imaginación, más bien, podemos hablar de rutinas de trabajo ejecutadas por programas, como estas tareas de “copiar y pegar” que se pueden automatizar.
Piensa en todas aquellas tareas que haces a diario y que no necesitan de un cerebro pensante: extraer datos, volcar datos, cotejarlos, completar formularios o rellenar miles de casillas en hojas de cálculo.
¿No te gustaría que alguien lo hiciera por ti? ¡Eso es la automatización robótica de procesos!
¿Qué significan las siglas RPA?
RPA significa Robot Process Automation o Automatización Robótica de Procesos. Como hemos comentado, no se trata de crear robots metálicos, sino de diseñar software que automatice tareas repetitivas. Enseguida veremos cómo se aplica a los distintos sectores empresariales y qué tareas se pueden automatizar y cuáles no.
¿Dónde utilizar RPA?
A medida que las empresas crecen, sistematizan procesos y tareas. Es decir, si trabajas solo, puedes organizar el trabajo como desees. Siempre que se haga en tiempo y forma, el proceso no tiene mucho misterio.
Sin embargo, con el objetivo de homogeneizar tareas y responsabilidades, las empresas más grandes crean complejos sistemas de reglas. Tantos, que hay estudios que sugieren que entre el 70 % y el 80 % de las tareas realizadas están basadas en reglas.
¿Qué no es robotic process automation?
Todas aquellas tareas que requieren de creatividad o de un flujo abierto de procesos, como una lluvia de ideas, no es algo que pueda ser susceptible de automatizarse.
Lo verás más claro con unos ejemplos de aplicación en varios sectores empresariales.
RPA en el cuidado de la salud
Empezamos por un sector que ha vivido un rápido crecimiento por razones obvias. En este sector, la información no es un tema baladí, de su precisión depende la salud e incluso la vida de muchas personas.
La automatización robótica de procesos puede ayudar a agilizar la información, como en la gestión de recetas, las reclamaciones de seguros y los ciclos de pago. Como resultado, hospitales y empresas consiguen menos errores y una mejor experiencia para los pacientes.
¿Qué no se puede automatizar? El diagnóstico, la atención personal al paciente o las reclamaciones que requieren de un estudio pormenorizado de los datos.
RPA en servicios financieros
El sector bancario fue uno de los primeros en automatizar tareas por razones obvias. La cantidad de tareas repetitivas que conlleva la contabilidad la hace susceptible de automatizarse con éxito.
Hoy en día, prácticamente todos los bancos cuentan con la RPA para realizar comprobaciones y tareas como la conciliación bancaria, la generación de informes y tareas de cumplimiento.
RPA en seguros
Junto con la banca, los seguros realizan muchas tareas repetitivas susceptibles de automatizarse, como el proceso de las reclamaciones, los pagos, la gestión de las pólizas, el cumplimiento normativo, etc.
RPA en retail
El gran desarrollo del comercio electrónico ha convertido al comercio minorista en candidato idóneo a la automatización. Piensa en esos correos automáticos de seguimiento de pedidos, suscripción, pagos y demás. Como es evidente, no hay una persona enviando los correos y notificaciones personalmente a cada usuario.
Además, la automatización robótica de procesos tiene una gran proyección en el almacén, para la gestión automática de pedidos y mercancías, además de en la atención al cliente, con el procesamiento de los comentarios y la gestión de las reclamaciones.
Beneficios de la automatización robótica de procesos
No podemos dejar de señalar los beneficios de la automatización de procesos, aunque muchos de ellos ya los intuyes.
Aprovechamiento del potencial
¿Por qué deberían tus empleados realizar tareas que no requieren habilidades de alto impacto? Los robots pueden realizar tareas de este tipo más rápido, con más precisión y sin necesidad de descansar.
Puedes aprovechar el potencial de tus empleados en tareas de alto impacto en la empresa, como la atención personalizada, la innovación, la escalabilidad o las tareas creativas.
Sin errores
El procesamiento de la información es fundamental para conseguir un buen resultado. Pero este procesamiento debe ser preciso o la generación de errores se comerá una parte importante del tiempo empleado en procesar.
La precisión de la información tiene como consecuencia una mejor experiencia para los clientes y una menor rotación de los clientes. Ten en cuenta que en algunas industrias, como la banca o el ecommerce, la inmediatez es un estándar al que nadie quiere renunciar.
Mayor agilidad
Si en el tiempo que atiendes un pedido personalmente, un robot puede procesar 20, tus posibilidades de escalabilidad se multiplican. Gracias a la automatización, podrás llegar más lejos en menos tiempo.
Análisis
Extraer los datos que te permitan tomar decisiones inteligentes lleva tiempo, especialmente si quieres un análisis detallado de la situación, no un cuadro simple que no te ofrezca una imagen realista de la situación.
Gracias a la automatización robótica de procesos o RPA podrás automatizar la generación de informes detallados que de otra forma te costaría mucho conseguir. La toma de decisiones se simplifica y cuentas con una imagen más fiel de la realidad, con métricas reales que te permiten medir lo que quieras: desde el rendimiento de tus empleados a los tiempos de entrega de un pedido.
De esta manera podrás detectar más rápidamente los problemas y poner solución para seguir creciendo.
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