Como sin duda sabrás, el 30 de noviembre de 2021 el consejo de ministros aprobó el proyecto de ley de facturación electrónica entre empresas y proveedores. Aunque en realidad en España ya es obligatorio facturar en formato digital desde 2015 en determinadas circunstancias, se espera que se extienda a todas las relaciones comerciales a partir de 2023, como se ha aprobado el pasado 15 de septiembre de 2022 en la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas («Crea y Crece»).
Por eso, queremos que te pongas al día con este concepto y pongas los medios necesarios para que no te pille el toro.
¿Qué es la facturación electrónica?
Se entiende como facturación electrónica la emisión y recepción de facturas por medios electrónicos. Tiene el mismo efecto legal que si fuera emitida en formato papel, pero con la diferencia de que se emite y se recibe en formato electrónico.
Sin embargo, deben darse determinadas características para que cumpla con lo que la Administración tiene planeado:
- Legible. La factura debe ser legible para poder procesarse.
- Auténtica. Se debe garantizar que tanto el emisor como el receptor son los obligados legalmente a expedir y recibirla.
- Íntegra. Este es un aspecto muy importante, porque debe garantizarse que la factura no se ha modificado.
Si te estás preguntando cómo se puede garantizar este último aspecto, existen en el mercado software de gestión que permite crear, y garantizar tanto la autenticidad como la integridad.
Es posible realizar estos trámites mediante varios sistemas que tiene contemplados la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, como la firma o certificado electrónico, el intercambio de datos EDI u otros medios.
¿Desde cuándo es obligatorio emitir factura electrónica en España?
Como hemos comentado, es obligatorio facturar digitalmente desde 2015 pero solo en los trámites relacionados con la Administración pública y en las facturas que superen los 5.000 €.
¿Desde cuándo va a ser obligatoria la facturación electrónica?
La facturación electrónica será obligatoria para toda relación comercial a partir de 2023, como se indica en la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas.
Eso sí, están contemplados unos plazos para que empresas, Pymes y autónomos se adapten a la nueva normativa, en concreto, 3 años.
Las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán 12 meses para adaptarse a esta obligación, mientras que pymes y autónomos tendrán un calendario gradual que dura 3 años.
Principales beneficios de la factura electrónica
Más allá de que sea de obligado cumplimiento para todos de aquí a 3 años, ¿qué beneficios tiene para las empresas?
Pues bien, vamos a repasar los más destacados:
Menor coste
Se supone que la emisión de factura digital ahorrará mucho dinero a las empresas, ya que la impresión en papel de las facturas y su posterior envío no solo generan un gasto innecesario, sino que, además, suponen una inversión en materiales que no apoyan los objetivos sostenibles a los que está adherida la Administración.
Digitalización
La digitalización es también otro de los caballos de batalla de la actual Administración, que pretende mejorar la competitividad de las empresas españolas y hacerlas más resilientes a los cambios, como nos ha sucedido con la pandemia.
Al fin y al cabo, la facturación electrónica no es más que otro paso más dentro del proceso de digitalización que logrará que las empresas estén a la cabeza frente a la competencia internacional.
Más transparencia
Tampoco seamos ingenuos: la Administración lucha con uñas y dientes contra el fraude, por lo que está poniendo todos los medios para reducir la economía sumergida y los intentos de fraude fiscal.
La condición de no modificación de la factura, por ejemplo, ayuda a que sea más fácil realizar peritajes fiscales y perseguir el fraude de forma más eficaz.
Globalidad
En el mundo global y digitalizado que vivimos, poder realizar una factura de forma casi instantánea y enviarla en un abrir y cerrar de ojos, acelera los procesos comerciales, dando lugar a que las empresas puedan invertir su tiempo y su talento en otras partes más estratégicas.
Ayudas para las empresas
La Administración tampoco pretende que este proceso se realice de la noche a la mañana, como hemos comentado, sin guía y soporte. Para ello, ha puesto en marcha el programa Kit Digital.
Este programa está orientado a facilitar ayudas económicas para que las empresas implementen la tecnología necesaria para poder cumplir con las nuevas exigencias.
En concreto, el Kit Digital incluye la posibilidad de digitalizar el flujo de facturas. Se subvencionan hasta 1.000 €. Recuerda que Artesap es agente digitalizador y ofrece servicios de manera transparente para tu empresa. Puedes acceder al Catálogo de Soluciones de Digitalización que ofrecemos, donde comprobarás que, además de facturación electrónica, puedes acceder a más soluciones subvencionables.
Qué supone para tu empresa la facturación electrónica
Al final del día, lo que le interesa a tu empresa es saber qué cambios debe acometer y qué obligaciones debes tener en cuenta.
Presta atención a estos requisitos:
- Intercambiar facturas electrónicas. Desde que se publique en el BOE, esta medida supone que deberás intercambiar facturas electrónicas con otras empresas y tus proveedores, para lo cual deberás contar con la tecnología y los conocimientos necesarios.
- Las facturas electrónicas que emitas deben ser de fácil acceso, visualización y descarga a los destinatarios. Solo un software preparado para este flujo de facturas electrónicas te permitirá estar seguro de cumplir con este requisito.
- El acceso de las facturas electrónicas debe ser de 4 años, lo que significa que el destinatario debe poder consultarlas, visualizarlas y descargarlas durante este periodo de tiempo.
La facturación electrónica está aquí y poco podemos hacer por evitarla. Prepárate para su llegada inminente de la mejor manera posible, con una solución tecnológica que te permita cumplir con los requisitos de la administración mientras ahorras tiempo y energías.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros si deseas más información sobre cómo implementar la facturación electrónica en tu empresa.
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