Olvídate por un momento de la inteligencia artificial y de los robots y vamos a centrarnos por un segundo en qué pueden hacer las máquinas por las empresas para mejorar los procesos automatizados en un software de gestión que aumentan la eficiencia de las tareas diarias.
Por qué aplicar procesos automatizados en un software de gestión
Cada departamento dentro de una empresa realiza tareas rutinarias, manuales y engorrosas que se pueden transformar para mejorar la eficiencia de la empresa mediante la automatización.
Gracias a esta aplicación de procesos automatizados en un software de gestión, las empresas pueden destinar este capital humano a otras tareas donde sea más rentable, permitiendo a los empleados que se centren en tareas que aportan valor.
Además, se reduce el factor del error humano, una de las áreas donde más tiempo y dinero se invierten en los procesos comerciales.
Se agilizan procesos, se hace menos con más y se rentabiliza el talento.
Tareas que puedes automatizar con tu software de gestión empresarial
Hay mucho margen de mejora en lo que a automatización de tareas se refiere. De hecho, muchas de ellas están parametrizadas en los distintos módulos de los diferentes softwares de gestión, como SAP Business One.
Sin embargo, no todas las empresas lo saben o son conscientes de ello. A continuación, vamos a proporcionar algunas ideas de cómo puedes mejorar la eficiencia de tu empresa con la automatización de tareas.
Pedidos de ventas
La mayoría de los directores financieros estarán de acuerdo en que los ingresos son el factor clave del negocio. Sin flujo de dinero entrante, no hay negocio posible.
Sin embargo, los estudios han demostrado que las empresas experimentan pérdidas de ingresos de hasta el 5% cada año.
Estas pérdidas provienen a menudo de errores de facturación y de pedidos. Facturas que no se envían, entradas de datos defectuosas o errores de volcado de datos, las posibilidades de errores en la contabilidad de pedidos son muchos.
Todas estas tareas son ideales para convertirse en procesos automatizados en un software de gestión reduciendo el error humano y aumentando la confiabilidad del dato.
La automatización en esta área puede tener un impacto financiero significativo.
Comunicaciones rutinarias
Otra de las tareas donde se puede ahorrar mucho tiempo gracias a la automatización la conforman las comunicaciones que se repiten a lo largo del tiempo, como es el caso de entrada de pedidos o relaciones con proveedores y clientes.
Si cada comunicación emitida debe hacerse manualmente, el día se llenaría de tareas de este tipo, limitando el tiempo que el equipo comercial puede dedicar a las tareas que de verdad generan valor dentro de las empresas.
Generación de informes financieros
En la era del Big Data, a nadie le sorprende ya que los datos pueden ofrecer la posibilidad de tomar mejores decisiones de negocio.
Sin embargo, los datos en bruto no sirven de mucho. Hay que interpretarlos, filtrarlos y sacar a relucir aquellos que son útiles de los que únicamente generan ruido.
Además, la generación de informes financieros no automatizados hace depender al nivel ejecutivo de analistas de datos que emplean demasiado tiempo en extraerlos para la toma de decisiones.
Gracias a la automatización de este tipo de informes, la dirección puede dedicar más tiempo a tomar decisiones sin tener que hacer previsiones basadas en estimaciones poco fiables.
Entrega de productos y servicios
En lo que se refiere a automatización de tareas, cualquier área orientada al cliente es un buen lugar por donde empezar. Gracias a los clientes, las empresas ganan dinero y la automatización puede desempeñar un papel clave en la entrega precisa y oportuna así como en el aprovisionamiento de productos y servicios.
Por lo tanto, a la hora de evaluar tareas donde implementar procesos automatizados en un software de gestión, céntrate no solo en aquellas que son repetitivas, busca, además, las que mejoran la experiencia del cliente y reducen los problemas que se pueden derivar de la entrega de productos y servicios.
Planificación de necesidades de material
Un ERP está diseñado para mejorar la eficiencia de la planificación de las necesidades de material que necesita tu empresa para producir.
Nadie como un sistema ERP para entender cuándo es necesario un nuevo pedido que cumpla con las reglas de máxima eficiencia. Puede necesitar algo más de trabajo por adelantado, pero vale la pena el esfuerzo.
En general, se trata de dejar que el sistema ERP haga el trabajo manual. Hay mucha expectación en torno a la inteligencia artificial, pero antes de depender de ella hay muchas tareas menos inteligentes que se pueden automatizar.
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