En contabilidad, un periodo contable es el espacio de tiempo en el que se incluyen las operaciones económicas realizadas por la empresa entre las dos fechas que comprenden el periodo contable. En SAP Business One existen diferentes estados en los que puede estar el periodo contable. En el nuevo vídeo de hoy de Aula Business One vamos a explicarte los diferentes status del periodo en SAP Business One.
El control del estado de los períodos contables nos permite controlar qué operaciones se pueden realizar en ellos, así como quién puede realizarlas.
Imaginemos por ejemplo que hemos presentado los impuestos de un período determinado y no queremos que nadie más realice contabilizaciones en ese período. O, por ejemplo, en un ejercicio ya no queremos que se puedan realizar facturaciones, pero queremos realizar asientos y ajustes de cierre en él.
Lo que podemos hacer o no hacer en los períodos contables lo controlamos a través de su estado.
Si entramos en la definición de un período contable en Gestión – Inicialización de Sistema – Períodos contables y pulsamos la flecha naranja, podremos ver el ‘Status de período’.
¿Qué status de periodo existen en SAP Business One?
- Desbloqueado: el estado de desbloqueado permite a cualquier usuario que tenga autorización para realizar una transacción, realizarla sin ninguna restricción. Por ejemplo, si un usuario tiene permiso para realizar pedidos de venta y el período en el que está registrándolo se encuentra desbloqueado, podrá realizar el documento sin problemas.
- Desbloqueado excepto ventas: en este estado se pueden realizar documentos de cualquier módulo, pero no documentos de ventas. Imaginemos que permitimos emitir facturas de venta hasta el día 4 del mes siguiente. El día 5 podremos cambiar el estado del mes anterior a ‘Desbloqueado excepto ventas’ y así se podrán realizar documentos de otros módulos como compras o contables, pero no de venta.
- Cierre del período: En este estado de período se puede realizar cualquier tipo de documento en el sistema, simplemente el usuario que los realiza ha de tener autorización para realizarlo. Tendremos en este estado aquellos períodos en los que no se van a realizar más contabilizaciones y en los que sólo queda pendiente hacer el cierre de ejercicio.
- Bloqueado: con este estado no se puede realizar ningún tipo de documento en el período bloqueado.
- Archivado: este estado no puede ser asignado por el usuario manualmente, sino que lo actualiza el propio sistema en el momento en que se realiza el archivado de documentos para ese período.
Autorizaciones para los estados
Dos de los estados de período comentados anteriormente requieren que el usuario tenga autorización para poder realizar documentos bajo dichos estados. Son el caso de ‘Desbloqueado excepto ventas’ y de ‘Cierre de período’.
Dentro de Gestión – Inicialización de sistema – Autorizaciones – Autorizaciones generales, seleccionando el usuario y entrando en las autorizaciones generales, podemos establecer si un usuario tiene autorización o no para realizar documentos bajo esos estados.
Hay que tener en cuenta, que un usuario con autorización total para el estado de cierre de período, tiene las mismas restricciones que si el período se encontrase desbloqueado.
¿Quién puede modificar el status del periodo en SAP Business One?
Para contestar a esta pregunta debemos volver a las autorizaciones del usuario, pero en lugar de entrar al grupo de autorizaciones generales, entramos en las autorizaciones de gestión – períodos contables.
En esta parte podemos asignar al usuario la autorización para entrar a la definición de los períodos contables y, adicionalmente, para modificar el estado del período.
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