Cómo crear campos de usuario del tipo listas de valores en SAP Business One

Como ya te contábamos en el post anterior, en SAP Business One, los campos de usuario son una herramienta poderosa que permite a las empresas personalizar su sistema y adaptarlo a sus necesidades específicas.

En esta ocasión, nos enfocaremos en la creación de campos de usuario del tipo listas de valores, que permiten desplegar opciones predefinidas o dinámicas. Estas listas son útiles cuando se requiere seleccionar un valor de entre varias opciones o incluso valores más complejos vinculados a tablas.

Como siempre, te dejamos por aquí el vídeo 👇🏻 para que vayas echándole un vistazo, pero después tienes el paso a paso detallado.

¿Qué son las listas de valores en SAP Business One?

Las listas de valores son campos de usuario que contienen opciones predefinidas o enlazadas a tablas.

Permiten a los usuarios seleccionar rápidamente valores sin necesidad de escribir la información manualmente. Esto mejora la eficiencia y reduce el margen de error.

En SAP Business One, las listas de valores pueden crearse tanto con valores fijos como con valores dinámicos que se actualizan según las necesidades del usuario.

Creación de un campo de usuario con lista de valores fijos

Para explicarte en qué consiste el campo de usuario con lista de valores fijos, vamos a hacer un ejemplo en el que vamos a crear un campo de usuario que permita seleccionar si una empresa importa o exporta, o si realiza ambas actividades. Este es un ejemplo básico de una lista de valores con opciones fijas.

Pasos para crear un campo de usuario con lista de valores fijos:

1. Acceso a herramientas de customizing:
   • • En el menú principal de SAP Business One, accede al módulo Herramientas.
     • Selecciona Herramientas de Customizing y luego Campos definidos por el usuario.

   

2. Selección del lugar de creación del campo:
   • • En la pantalla de Campos definidos por el usuario, selecciona la opción Interlocutores comerciales para crear el campo en la cabecera del maestro de clientes.
     • Haz clic en Añadir para comenzar a definir el nuevo campo.

   

3. Creación del campo de lista de valores:
   • • Nombra el campo como «IMPEXP» y proporciona una descripción, por ejemplo, «Importa Exporta».
     • En el desplegable de Validación, selecciona la opción Valores válidos. Esto te permitirá introducir las diferentes opciones de la lista desplegable.

   

4. Definición de los valores de la lista:
   • • Aparecerá una tabla donde pulsando el botón «nuevo» podrás ir añadiendo los valores y la descripción que necesites. En nuestro caso las opciones los valores serán estos: Importa (I), Exporta (E), Ambas (A) y Ninguna (N)
     • Como estos valores son simples y de un solo carácter, puedes asignar una longitud de campo de 1.

   

5. Asignación de un valor por defecto:
   • • Puedes establecer un valor por defecto que aparecerá automáticamente al crear un nuevo cliente. Por ejemplo, podrías seleccionar «Ninguna» como valor predeterminado si la mayoría de los clientes no realizan estas actividades.

   

6. Finalización del campo:
   • Haz clic en Añadir para guardar el campo. Ahora, el campo de usuario «Actividad Comercial» aparecerá en la cabecera de los datos maestros de los clientes, permitiendo seleccionar una de las opciones predefinidas.

Creación de un campo de usuario con lista de valores dinámicos

En algunos casos, los valores no son fijos, sino que pueden variar o expandirse con el tiempo.

Un ejemplo de esto es el código CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas), donde los valores pueden actualizarse periódicamente. Para gestionar este tipo de datos, SAP Business One permite crear campos de usuario vinculados a tablas.

Pasos para crear un campo de usuario con lista de valores dinámicos:

1. Añadir nuevo campo de usuario:
   • Desde Campos definidos por el usuario, selecciona de nuevo Interlocutores comerciales y haz clic en Añadir.
2. Definición del campo de usuario dinámico:
   • • Nombra el campo como «CNAE» y proporciona una descripción, nosotros pondremos también «CNAE».
     • En el desplegable de Validación, selecciona Enlazado a entidades. Esta opción te permite vincular el campo a una tabla de datos existente en el sistema.
     • Elige la opción Fijar tabla vinculada. En este caso, selecciona la tabla que contiene los códigos CNAE.

   

3. Finalización del campo:
   • • Haz clic en Añadir para guardar el nuevo campo de usuario. Ahora, cuando accedas a los datos maestros de un cliente, podrás seleccionar el código CNAE adecuado o agregar uno nuevo en el caso de que no esté en la lista.

   

Uso de las listas de valores en SAP Business One

Una vez creados los campos de usuario con listas de valores, estos estarán disponibles en los datos maestros del cliente o en cualquier otra sección donde los hayas definido. Los campos con listas de valores ofrecen las siguientes ventajas:

• Facilidad de uso: Los usuarios pueden seleccionar rápidamente un valor predefinido, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
• Flexibilidad: Los campos vinculados a tablas permiten agregar nuevos valores dinámicamente, lo que los hace ideales para campos que requieren actualizaciones frecuentes.
• Consistencia en los datos: Los valores predefinidos aseguran que los mismos términos o códigos sean utilizados por todos los usuarios, lo que mejora la calidad de los datos en el sistema.

Visualización de los campos de usuario

Para ver los campos de usuario creados, debes activar la opción Campos definidos por el usuario en el menú Vista. Esto abrirá una solapa adicional en la ventana de datos maestros donde podrás acceder a los campos recién creados.

En el caso del campo «Actividad Comercial», los usuarios podrán elegir entre las opciones «Importa», «Exporta», «Ambas» o «Ninguna». En el campo «CNAE», además de seleccionar un valor existente, los usuarios podrán agregar nuevos códigos directamente en la tabla vinculada.

4. Optimización de consultas con campos de usuario

Los campos de usuario en SAP Business One no solo mejoran la personalización del sistema, sino que también son útiles a la hora de realizar consultas avanzadas. Los códigos asignados a los campos de usuario comienzan con el prefijo «U_», seguido del nombre que le hayas dado al campo. Esto es útil cuando necesitas generar informes o consultas SQL basadas en los datos almacenados en esos campos.

Por ejemplo, si creaste un campo llamado «Actividad Comercial», el código interno sería «U_ActividadComercial», lo que te permitirá incluir este campo en tus consultas y obtener información específica de los clientes que importan, exportan o realizan ambas actividades.

Conclusión

La creación de campos de usuario con listas de valores en SAP Business One ofrece una gran flexibilidad para personalizar el sistema y adaptarlo a las necesidades específicas de cada empresa. Desde listas con opciones fijas hasta campos vinculados a tablas dinámicas, SAP Business One permite una gestión más eficiente y precisa de la información.

Si estás buscando mejorar la organización y eficiencia en la gestión de datos de tu empresa, crear listas de valores en SAP Business One es una estrategia que te permitirá reducir errores y mejorar la consistencia en tus procesos empresariales.