Aprende a crear campos de usuario de tipo texto en SAP Business One

¿Qué son los campos definidos por el usuario en SAP Business One?

SAP Business One permite a los usuarios extender la funcionalidad del sistema mediante la creación de campos de usuario, que pueden ser utilizados en diferentes módulos, como el de interlocutores comerciales, entre otros. Estos campos son altamente personalizables y pueden ser de varios tipos, como texto, números, fechas, enlaces, y más.

La personalización mediante campos de usuario permite a las empresas recopilar y organizar datos específicos que son esenciales para su operación, lo que contribuye a una gestión más eficaz de la información.

Creación de un campo de usuario de tipo texto

En este caso, nos enfocamos en la creación de campos de usuario de tipo texto, útiles para almacenar descripciones, comentarios o detalles adicionales de los registros.

Vamos a seguir los pasos para crear un campo de texto llamado «Objeto Social», que describirá la actividad o propósito de ese interlocutor comercial.

Pasos para crear un campo de usuario de tipo texto:

1. 1. Acceso a herramientas de customizing:
      • En el menú principal de SAP Business One, dirígete al módulo Herramientas.
      • Selecciona la opción Herramientas de Customizing y luego Campos definidos por el usuario.

      

   2. Selección del lugar de creación del campo:
      • Se abrirá una ventana con varias opciones. Para este ejemplo, elige Datos maestros y luego Interlocutores comerciales.
      • Dentro de esta sección, encontrarás varias pestañas que representan diferentes partes de los datos maestros. Si eliges una pestaña específica, el campo se creará dentro de esa pestaña. Sin embargo, en este caso, seleccionaremos la opción Interlocutores comerciales a nivel de cabecera, de modo que el campo estará disponible en la cabecera del registro del cliente.
      • Haz clic en Añadir para empezar a definir el nuevo campo.

      

   3. Creación del campo de usuario:
      • Nombra el campo como «Objeto Social» y proporciona una descripción si lo deseas.
      • A continuación, selecciona el tipo de campo Alfanumérico, ya que este tipo permite introducir texto.
      • Define la longitud del campo. El máximo permitido es de 254 caracteres, pero en este caso lo limitaremos a 100 caracteres, lo cual es suficiente para describir la actividad de una empresa.
   4. Configuración opcional:
      • Si lo deseas, marca el campo como obligatorio. Esto significa que no se podrá crear ni guardar el registro del interlocutor comercial si el campo «Objeto Social» está vacío.
      • Una vez que hayas configurado todos los detalles, haz clic en Añadir para finalizar el proceso.

Creación de un campo de usuario numérico

Además de los campos de texto, también es posible crear campos numéricos en SAP Business One.

Para que se entienda mejor, vamos a explicarlo con un ejemplo. En este caso vamos a crear un campo que permita registrar el número de empleados de un cliente.

Pasos para crear un campo numérico:

1. Añadir nuevo campo:
   • Como en el ejemplo anterior, accede a Campos definidos por el usuario dentro de Interlocutores comerciales y haz clic en Añadir.
2. Definición del campo:
   • Nombra el campo como «Número de Empleados».
   • Selecciona el tipo Unidades y Totales, que es adecuado para campos numéricos.
3. Configuración de longitud:
   • En este caso, definiremos la longitud del campo en seis caracteres, lo cual es suficiente para registrar números grandes.
   • Una vez hecho esto, haz clic en Añadir.

Personalización y visualización de campos

Antes de nada, debes activar la visibilidad de los campos de usuario. Para ello, ve a «vista» y selecciona «Campos definidos por el usuario» y así podrás ver los nuevos campos creados en la ficha del interlocutor comercial.

Puedes mover los campos de usuario a diferentes posiciones dentro de la ventana, ya sea a la derecha, izquierda o parte inferior, según tu preferencia.

Categorizar los campos de usuario

Además, SAP Business One ofrece la opción de categorizar los campos de usuario, lo que te permitirá organizarlos en grupos, facilitando así la navegación y el acceso a la información. Aunque no profundizaremos en esta función en este artículo, es un recurso valioso para usuarios avanzados.

Consejos adicionales: uso de campos de usuario en consultas

Al utilizar los campos de usuario en consultas de SAP Business One, es importante conocer el nombre del campo en la base de datos. SAP Business One asigna un código único a cada campo de usuario que comienza con «U_».

Por ejemplo, si has creado un campo llamado «Objeto Social», el nombre en la base de datos será «U_ObjetoSocial». Este código es útil cuando creas consultas SQL personalizadas o generas informes dentro del sistema.

Para visualizar esta información, activa la opción Información de Sistema en el menú Vista. Al posicionar el cursor sobre un campo, verás su código en la parte inferior de la pantalla.

Conclusión

La creación de campos de usuario de tipo texto en SAP Business One es una herramienta poderosa que permite personalizar el sistema según las necesidades específicas de tu empresa. Desde la creación de campos simples como descripciones textuales hasta la implementación de campos numéricos, la flexibilidad que ofrece SAP Business One en este aspecto es considerable.

Si deseas optimizar la gestión de la información en tu negocio y hacer que SAP Business One funcione a la medida de tus operaciones, dominar la creación de campos de usuario es un paso crucial. Asegúrate de aprovechar al máximo esta funcionalidad y no dudes en explorar las posibilidades que ofrecen otros tipos de campos personalizados.

Y si tienes alguna duda, puedes hacérnosla llegar rellenando el formulario que aparece a continuación y te contestaremos.