Una de las cosas que nos suelen preguntar los usuarios de SAP Business One es: ¿no hay forma de enviar un comunicado a los clientes del sistema por correo electrónico y que esa acción quede reflejada en el sistema?
La contestación es «sí» y esa funcionalidad está dentro del gran desconocido que es la gestión de las campañas de marketing.
Funciones de las campañas de marketing en SAP B1
Las campañas de marketing nos permiten 3 cosas:
- Tener un grupo objetivo de clientes y no clientes a los que realizar un contacto
- Creación de la campaña o del contacto
- Relacionar documentos, como por ejemplo una oferta.
A) DEFINICIÓN DE UN GRUPO OBJETIVO
La definición de los grupos objetivo de las campañas de marketing se encuentra en Gestión – Definiciones – Grupo de destino
Definiremos un código y nombre del grupo de clientes que vamos a crear y estableceremos si son clientes o proveedores.
Una vez actualizado, haciendo doble clic en la columna del número de la línea nos aparecerá una pantalla donde identificar a los clientes y los contactos.
Podremos identificar tanto clientes, proveedores o clientes potenciales existentes en el sistema dentro del maestro de Interlocutores Comerciales o nuevos que no existan.
En la pantalla de detalle de los destinatarios de las campañas podremos identificar:
- Código y nombre del cliente/proveedor/cliente potencial
- Persona y datos de contacto
- Datos de dirección
- Identificación fiscal
Si los interlocutores asignados al grupo de destino de la campaña están en SAP Busines One, aparecerá marcada la columna ‘Interno’. Si los contactos potenciales de la campaña no están en SAP Business One, podremos meter sus datos manualmente y la columna ‘Interno’ aparecerá desmarcada. Posteriormente podremos crear un interlocutor basándonos en los datos introducidos en la campaña.
La asignación de interlocutores al grupo de destino lo podemos realizar manualmente o podemos utilizar algunas utilidades. El botón de ‘Criterios de selección’ nos permitirá seleccionar clientes/proveedores del sistema en base a los criterios típicos de grupos de clientes y propiedades.
Otra de las utilidades que tenemos es la de ‘Importar’. Esto nos permitirá trasladar al grupo de destino de la campaña los interlocutores que existan en un fichero de texto separado por tabuladores o en una consulta que exista en el sistema. Nos centraremos en este ejemplo en la importación de datos desde el fichero de texto. Imaginemos que tenemos una Excel con los siguientes contactos que queremos añadir al grupo.
Esa Excel la guardamos como un fichero de texto separado por tabuladores y asignamos los campos a la pantalla de importación como ya os explicamos en un pliCLICK! anterior.
Al importar se nos añadirán los contactos al grupo de destinatarios de la campaña.
B) CREACIÓN DE LA CAMPAÑA
La campaña es la que nos va a permitir crear el contacto a los interlocutores del grupo de destino. Para ello entraremos en Interlocutores Comerciales – Asistente de generación de campaña.
En la primera pantalla daremos un nombre a la campaña y podremos poner algunos comentarios.
También podríamos haber creado la campaña desde una existente o haberla reejecutado de nuevo. En la siguiente pantalla identificaremos:
- El tipo de campaña: si es una campaña de correo electrónico, fax, etc.
- Asignaremos el grupo de destinatarios de la campaña creados anteriormente o crearemos uno nuevo
- Titular: propietario de la campaña para dar autorizaciones de acceso
- Fechas de inicio y fin
- Artículos involucrados en la campaña
- Partners con los que se trabaja en la campaña
- Modelo de la campaña: el modelo de la campaña es un modelo de correo electrónico con lo que queremos comunicar a los contactos de la campaña
En la siguiente pantalla nos aparecerán los destinatarios en función del grupo de destino indicado a los que podremos añadir o quitar contactos. Una de las cosas que podemos habilitar es la creación de una actividad en aquellos contactos que se encuentran creados en SAP para posteriormente hacer un seguimiento.
En la última pantalla podremos ejecutar el envío del comunicado a los clientes.
Al ejecutar la campaña nos abrirá el correo de Outlook con el modelo seleccionado y poniendo en copia oculta a los destinatarios.
C) RELACIONAR DOCUMENTOS
Una vez hemos enviado la comunicación a los clientes podremos hacer seguimiento. Dentro de Interlocutores Comerciales -Campaña podremos acceder a la campaña que hemos creado. En el caso de que haya algún cliente interesado podremos marcarlo y relacionar un documento de ventas/compras del sistema.
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