Cómo saber la trazabilidad de un producto

La trazabilidad de un producto es la capacidad de identificar y rastrear un producto, o sus componentes, a medida que avanza por la cadena de suministro. Abarca desde las materias primas hasta la entrega del producto y como veremos en este artículo, reporta importantes beneficios a las empresas, además de ser una obligación legal en numerosas industrias como la farmacéutica o la alimentaria.

Trazabilidad completa del producto

Como veremos, la trazabilidad completa del producto se vuelve clave ante situaciones como una retirada de unidades a la venta o productos que ya están en circulación.

El concepto de trazabilidad es tan antiguo como la responsabilidad de la fabricación y distribución de producto: si debes responsabilizarte de los daños que un producto ha ocasionado, debes poder rastrear el proceso de producción y distribución.

Y no solo eso, los sistemas de trazabilidad permiten a las empresas distanciarse cuando se presenta un problema, como sucedió con la carne contaminada por la enfermedad de las vacas locas en su momento.

Ejemplo trazabilidad de un producto

Es posible que estés pensando en grandes multinacionales cuando hablamos de trazabilidad de un producto, pero en realidad, afecta a muchas más empresas de todos los tamaños.

Tesco, Mars y más recientemente una empresa cárnica francesa que comercializaba sus productos en España son ejemplo de algunas de estas empresas que pudieron localizar y retirar del mercado sus productos gracias precisamente a que contaban con un buen sistema de trazabilidad.

No perdamos de vista además, que en estos ejemplos de trazabilidad de un producto es importante ser lo más rápidos posible. Si un producto es dañino para el consumidor, conviene mantenerlo en el mercado el menor tiempo posible, por lo que contar con un software de gestión que cumpla con esta función es clave para todas aquellas empresas de estos sectores.

¿Cómo hacer la trazabilidad de un producto en Excel?

Hay muchas formas de seguir la trazabilidad de un producto. Unas son más fáciles de implementar que otras, así como más seguras y fiables.

Antes de pasar a la herramienta, detengámonos en los conceptos básicos.

Agrupar los productos

Aunque puedes y debes definir códigos únicos de seguimiento, lo más normal si trabajas en la industria farmacéutica o alimentaria es que trabajes con lotes.

Cada lote tendrá un tamaño y unas características determinadas. Existen reglas para calcular el tamaño de los lotes, donde se pueden incluir muchas variables.

Estos lotes dependerán mucho del producto fabricado, su vida útil, tu capacidad e incluso tu modelo de negocio.

Pongamos que trabajas con el sistema más sencillo, el método de Lote a Lote (LxL). Este sistema consiste en producir lo que se demanda, porque no se esperan cambios ni fluctuaciones en la demanda.

Crear un sistema de registro

Ahora que tienes definidos los lotes, debes crear un sistema para registrarlos y seguir su evolución a través de la cadena de suministro.

Puede ser con una hoja de Excel, con una herramienta de gestión de lotes o con un software completo que abarque además otros aspectos de la distribución como SAP Business One.

La hoja de Excel es el escalón más bajo en cuanto a fiabilidad, porque puede ser modificado y es susceptible a errores humanos que resten rapidez a la trazabilidad a la hora de actuar.

¿Cómo puedo asegurarme de que mis productos sean trazables?

Si la hoja de Excel no te convence, puedes utilizar otros sistemas de control para distribución, como un ERP.

Gracias a él podrás seguir el viaje de los ingredientes, los materiales, las piezas y por dónde y cómo se distribuyen hasta llegar al consumidor final.

Si perteneces a la industria manufacturera, deberás recopilar datos de partes específicas, como materiales, componentes, y piezas, identificarlas con códigos de barras y registrarlos en tu sistema.

En este sentido, los productos que se encuentren en un mismo lote se considerarán de la misma calidad.

Si se presenta un problema dentro de ese lote, puedes identificar fácilmente de dónde viene y dónde se encuentra en este momento, para poder retirarlo o comunicarte con las autoridades si te solicitan información al respecto.

Como puedes comprobar, realizar todas estas tareas con una hoja de Excel puede ser realmente complicado, por lo que siempre tiene más sentido dejarte ayudar por un sistema de confianza.

SAP Business One, junto a una implementación de éxito que resolvió todos los problemas de nuestro cliente, fue la solución elegida para una empresa del sector avícola que deseaba seguir la trazabilidad de sus productos.

Si deseas conocer en profundidad cómo ayudamos a esta empresa a seguir sus productos y a tener un almacén más eficiente, consulta el caso de estudio del sector avícola que encontrarás en este mismo blog.

Conclusión

Cómo saber la trazabilidad de un producto no solo es algo deseable, es absolutamente necesario cuando estamos hablando de determinados sectores.

Además, es una obligación legal de la que no podemos escapar, por lo que siempre es una buena idea contar con un sistema que te ayude a seguir y localizar tus productos o tus lotes de productos a lo largo de la cadena de suministro.

Si quieres seguir la trazabilidad de tus productos, ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos sobre la mejor manera de implementarla en tu empresa.