El control de acceso a los documentos dentro de SAP Business One desempeña un papel crucial para garantizar tanto la seguridad como la eficiencia operativa de una empresa. Una funcionalidad que a menudo pasa desapercibida, pero que resulta clave en este sentido, es la titularidad de datos. Con esta herramienta, es posible restringir el acceso a los documentos según la titularidad de cada usuario, permitiendo definir con precisión quién puede visualizar o modificar cada registro. Si quieres ver el proceso en acción, te dejamos aquí el vídeo tutorial. Y si quieres ver más tutoriales de SAP Business One en español, suscríbete a nuestro canal de YouTube Aula Business One.
Qué es la titularidad de datos en SAP Business One y por qué deberías activarla
La titularidad de datos en SAP Business One permite definir con precisión qué usuarios pueden acceder y modificar documentos dentro del sistema. Su propósito principal es establecer restricciones basadas en la titularidad de cada documento o interlocutor comercial, lo que proporciona un mayor control y seguridad sobre la información almacenada.
Esta función es ideal para empresas que manejan datos sensibles y necesitan que cada usuario gestione solo su propia información, evitando accesos indebidos y asegurando una mejor gestión de la información
Cómo activar la titularidad de datos en SAP Business One
Si deseas comenzar a utilizar esta funcionalidad y aprovechar sus ventajas para mejorar la seguridad y control del acceso a los documentos en tu empresa, debes seguir una serie de pasos específicos.
La activación de esta opción es sencilla y se realiza a través del menú de configuración del sistema, donde podrás ajustar los parámetros según las necesidades de tu organización. Para activarla correctamente, sigue estos pasos:
Ve al menú: Gestión → Inicialización de sistema → Parametrizaciones generales.
Selecciona la pestaña: Interlocutores comerciales.
Marca la opción: Activar la titularidad de datos.
Elige el nivel de restricción:
-
- Solo documento.
- Interlocutor comercial solamente
- Interlocutor comercial y documento
Veamos en detalle cómo funcionan estas tres opciones.
Opciones de titularidad de datos en SAP Business One
Como te hemos indicado, la titularidad de datos permite restringir el acceso a los documentos dependiendo de distintos criterios.
Para adaptar esta funcionalidad a las necesidades de cada empresa, existen tres opciones principales que se pueden configurar: la restricción a nivel de documento, la restricción a nivel de interlocutor comercial y la combinación de ambas.
Cada una de estas opciones ofrece un grado diferente de control sobre la información, permitiendo gestionar quién puede visualizar y modificar los registros en función del usuario asignado o del interlocutor comercial al que están vinculados. A continuación, explicaremos en detalle cada una de estas modalidades y cómo pueden aplicarse en distintos escenarios empresariales.
Opción 1: Restricción «Solo documento»
La primera opción de configuración de la titularidad de datos permite definir la visibilidad y edición de documentos en función de su titular. Con este método, cada documento generado dentro del sistema tendrá un usuario titular como responsable, lo que delimita quién puede acceder y realizar modificaciones. Es una opción muy útil en entornos donde se necesita un control estricto sobre la documentación generada por cada usuario.
Con esta opción, cada documento tiene un titular asignado:
- Si el usuario es titular, puede acceder y modificar el documento.
- Si el campo de titularidad está vacío, cualquier usuario podrá acceder al documento.
- Si el titular es otro usuario, no se podrá visualizar ni modificar el documento.
Ejemplo: Si Daniela Burgos crea un pedido de cliente y su nombre está en el campo «titular», solo ella podrá acceder. Si el campo «titular» está vacío, todos podrán verlo. Si el titular es otro usuario, Daniela no podrá acceder.
Opción 2: Restricción «Interlocutor comercial solamente»
La segunda opción permite restringir el acceso a los documentos en función del titular del interlocutor comercial. En este caso, se tiene en cuenta la relación que existe entre el usuario y el interlocutor comercial asignado. Esto es especialmente útil cuando se quiere garantizar que cada comercial solo gestione los documentos de los clientes que tiene asignados.
Aquí la restricción se aplica sobre el interlocutor comercial:
- Si el usuario es titular del interlocutor comercial, podrá ver y gestionar todos sus documentos.
- Si el interlocutor no tiene titular, cualquier usuario podrá acceder a sus documentos.
- Si el titular es otro usuario, no se podrá ni ver ni gestionar sus documentos.
Ejemplo: Si Daniela quiere hacer un pedido a un cliente, solo podrá hacerlo a los clientes de los que ella es titular o los que no tengan un titular asignado.
Opción 3: Restricción «Interlocutor comercial y documento»
La tercera y última opción combina ambas restricciones, permitiendo un mayor nivel de control sobre los documentos y los interlocutores comerciales. Con esta configuración, se prioriza la titularidad sobre un interlocutor comercial, pero si no hay un titular asignado, la restricción se aplicará a nivel de documento. Es la opción más completa para empresas que necesitan una segmentación detallada del acceso a la información.
En esta modalidad se combinan ambas restricciones:
- Si un interlocutor comercial tiene un titular asignado, solo ese usuario podrá gestionar sus documentos.
- Si el interlocutor no tiene titular, la restricción dependerá de la titularidad del documento.
Ejemplo: Si un cliente tiene un titular asignado, solo él podrá ver y gestionar los documentos. Si el cliente no tiene titular, se aplicará la restricción por documento.
Tabla comparativa de opciones de titularidad de datos en SAP Business One
Para facilitar la comprensión de las distintas opciones de titularidad de datos en SAP Business One, aquí tienes una tabla comparativa que resume las diferencias entre cada configuración:
| Opción | Restricción basada en | Quién puede acceder a los documentos | Cuándo aplicarla |
|---|---|---|---|
| Solo documento | Titular del documento | Solo el usuario asignado como titular, o todos si el campo está vacío | Cuando se necesita que cada usuario solo acceda a sus propios documentos |
| Interlocutor comercial solamente | Titular del interlocutor comercial | Solo el usuario asignado como titular del interlocutor o todos si no hay titular | Cuando se requiere restringir documentos según la cartera de clientes de cada usuario |
| Interlocutor comercial y documento | Interlocutor comercial y documento | Solo el titular del interlocutor comercial, salvo que no haya titular, en cuyo caso se aplica la titularidad de documento | Para un control más estricto que combine ambas restricciones |
Sin embargo, en algunos casos, ciertos usuarios, como directores generales o responsables de departamento, pueden necesitar acceso a documentos de diferentes empleados, incluso si no son los titulares asignados. Para abordar estas situaciones, SAP Business One permite establecer excepciones que otorgan permisos especiales a determinados usuarios.
Si te interesa conocer cómo configurar estas excepciones para garantizar un acceso adecuado a la información sin comprometer la seguridad, te invitamos a ver nuestro próximo vídeo, donde explicaremos en detalle esta funcionalidad adicional.
Preguntas frecuentes sobre la titularidad de datos en SAP Business One
¿Es obligatorio activar la titularidad de datos en SAP Business One?
No es obligatorio, pero sí recomendable si quieres restringir el acceso a documentos y mejorar la seguridad de la información.
¿Puedo cambiar el titular de un documento después de crearlo?
Sí, puedes cambiarlo.
¿Qué sucede si un usuario necesita acceder a documentos de otros titulares?
Puedes configurar excepciones para ciertos usuarios (por ejemplo, directivos) para que puedan acceder a toda la información.
¿Dónde puedo ver el titular de un interlocutor comercial?
En los datos maestros del interlocutor, en el campo de titularidad (visible solo si la función está activada).
¿Si elimino la titularidad de un interlocutor, sus documentos siguen siendo restringidos?
No, si un interlocutor deja de tener un titular, sus documentos serán accesibles para todos los usuarios a menos que la restricción sea a nivel de documento.
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