Un sistema de gestión documental es una herramienta básica en el mundo digital de la empresa. En la nueva entrada del blog te contamos en qué consiste y cuándo es necesario, para que tomes una decisión sin arrepentirte.

Qué es la gestión documental

No importa a qué sector te dediques, todas las empresas, grandes y pequeñas tienen algo en común: necesitan documentos de todo tipo para funcionar.

Fíjate bien en tu negocio: pedidos, facturas, órdenes de compra, documentos técnicos, propuestas, memorándums, informes, nóminas y material de formación por mencionar solo algunos.

Y eso solo en algunos departamentos. Piensa en el área de marketing: material de ventas, planes de campañas, presupuestos, facturas, etc.

Necesitas los documentos almacenados para trabajar y comunicarte con el resto de tus compañeros de trabajo, nadie lo pone en duda. El problema aparece cuando la digitalización de documentos se multiplica y los tipos de documentación aumentan.

Qué hace un sistema de gestión documental

En pocas palabras, un sistema de gestión documental te ayuda a ser más rápido y eficaz. Vamos a echar un vistazo rápido a sus ventajas.

Ventajas de un sistema de gestión documental

Entre las ventajas de uno de estos sistemas de gestión documental permiten destacan:

1. Menos espacio

Si comparamos los documentos en papel con sus antepasados de arcilla o pizarra, constatamos que suponen un gran salto adelante. Sin embargo, almacenar grandes cantidades de papel también es un problema. El papel se pierde, se estropea y los datos que contiene pierden.

La tecnología ha conseguido no solo solucionar el problema del almacenamiento mediante el formato digital. Además, gracias a la tecnología, puedes buscar entre documentos sin tener que emplear horas, únicamente con un ordenador o un smartphone.

2. Información segura

La documentación no solamente es necesaria para que la empresa funcione correctamente. En muchas empresas y especialmente en la Administración pública, es obligatorio un registro de relaciones que los ciudadanos puedan consultar.

De ahí la cantidad de archivos nacionales, regionales y locales que han surgido. Si deseas consultar quién heredó tu casa hace 200 años, puedes consultar los archivos correspondientes.

Hasta hace relativamente poco tiempo, los sistemas de almacenamiento digital no eran lo suficientemente seguros como para poder destruir los documentos originales. Hoy en día, hay administraciones que ya funcionan sin papel y los documentos digitales tienen validez legal, gracias entre otras cosas al software de gestión documental.

3. Una aguja en un pajar

Cuando la información se multiplica, lo primero que hay que tener en cuenta es la forma en la que se organiza y clasifica para facilitar la localización de los archivos.

Un sistema de gestión documental avanzado, cuenta con herramientas de búsqueda de la información de primer nivel, de manera que las empresas no tengan que emplear horas en encontrar ese documento copia de la copia de la copia, donde se encuentran los datos finales que necesitas.

4. Auditorías y cumplimiento

Muchas industrias están fuertemente reguladas, como las instituciones financieras, las empresas legales y las empresas del sector farmacoquímica.

Estas industrias necesitan sistemas de administración de documentos seguros que cumplan con los estándares de la industria. Los sistemas de gestión documental pueden ayudar a proporcionar garantías en auditorías y procesos de aprobación o cumplimiento.

5. Control de acceso

No solo hay que mantener segura la información de pérdidas o deterioros, hay mucha información confidencial que no debe caer en malas manos. Antiguamente, todo se resolvía con una caja de seguridad o vigilancia, hoy en día, los sistemas de gestión documental funcionan con control de accesos para asegurar que solo consultan los archivos los ojos adecuados.

Cuándo necesitas un sistema de gestión documental

Podríamos seguir y seguir, pero este artículo te ayuda a decidir cuándo necesitas un sistema de gestión documental.

Si quieres saber si eres el candidato perfecto a un sistema de gestión documental, contesta a las siguientes preguntas.

¿Eres una empresa que crece?

Si te enfrentas a alguno de estos retos que enumeramos a continuación, entonces necesitas un sistema de gestión documental y no solo copias de seguridad que te mantengan a salvo de perder la información.

Menos papel. El trabajador medio usa 10.000 horas de papel al año, y el documento medio se fotocopia 10 veces. El 45% de los papeles terminan en la papelera al final del día. No hace falta decir que tanto desperdicio de papel se puede solucionar con un sistema eficiente de gestión de contenidos.

Automatización. No solo puedes esperar que un sistema de este tipo encuentre rápidamente los documentos. Además, puedes automatizar el reconocimiento de los documentos y crear una estructura de carpetas dinámica mediante una solución de gestión documental. 

A mano. Tener los datos a mano, no solo bien almacenados y seguros, es mucho más que contar con una buena base de datos. Si estás luchando para consultar documentos, seguir procesos y recibir notificaciones sobre modificaciones, necesitas un sistema de gestión documental.

¿El flujo de información en tu empresa es lento y complejo?

Un sistema de gestión documental no solo sirve para almacenar información, además te permite crear flujo de documentos, plantillas y notificaciones para que los datos fluyan en tu empresa de forma más eficiente.

Si estás lidiando con alguna de estas circunstancias, un sistema de gestión de documentos es la solución a tus problemas.

Aprobaciones. Cuando se trata de muchos documentos, a todas horas, todos los días, la gestión de aprobaciones no es nada sencilla.

Límites de tiempo. Hay documentos que deben ser visados a tiempo o los siguientes pasos de la cadena no pueden ponerse en marcha. Un sistema de gestión te notifica cuando has superado los límites de tiempo definidos.

Estados. Saber en qué estado se encuentra un documento te ofrece información precisa sobre la evolución de un proyecto o el control de versiones. Definir el estado de un documento es tan sencillo como un clic con un sistema de gestión documental.

¿Estás preparado para migrar los datos a un nuevo software?

Como sucede con otras tecnologías, un sistema de gestión documental requiere de adquisición de recursos y formación. Plantéate:

Implementación. ¿Cómo se va a relacionar este DMS (document management system) con tus otros sistemas de gestión? SAP Business One cuenta con su propio sistema que puede extenderse gracias a múltiples AddOns específicos.

Migración. Pasar los datos del sistema actual a un sistema nuevo requiere recopilar dichos datos y clasificarlos, además de contar con gestores documentales. Analiza en qué estado están, dónde se encuentran e incluso, si están digitalizados. La migración puede llevarte un tiempo que no tienes o ser el paso necesario para otros procesos.

Análisis de negocio. Si quieres entrar en la nueva era paperless, cuenta con que podrás realizar una gran cantidad de análisis sobre la documentación de tu empresa. Tiempo de procesamiento, estados de los mismos o cumplimiento normativo son solo algunos de los aspectos que puedes analizar.

Si estás pensando en implementar un nuevo sistema de gestión documental, no dudes en consultarnos, SAP Business One puede ayudarte a poner orden en tu documentación, mientras te ofrece múltiples beneficios gestionando tu empresa.

 

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