Seguro que estás familiarizado con el concepto de EDI y los beneficios que puede aportar a tu empresa. Gracias a este protocolo, podrás avisar de envíos realizados, actualizar pedidos, realizar órdenes de compra y emitir facturas, entre otras cosas. Si no sabes qué es EDI y cómo mejorará tu negocio, presta atención a nuestro nuevo artículo.
¿Qué es EDI?
Electronic Data Interchange (EDI) es un protocolo de intercambio de datos que evita que tengas que realizar esta tarea manualmente.
Antes de que esta tecnología hiciera aparición, la información debía recuperarse del sistema, registrarse de forma manual en una hoja de cálculo y enviarla al destinatario, para volver a incluirse de forma manual en su destino.
Además del tiempo necesario para estos procesos, el error humano estaba presente de manera casi continua, lo que convertía a este proceso en una fuente de posibles problemas casi infinitos.
Gracias al intercambio electrónico de datos, puede confiar en un software que envía la información de forma digital de un dispositivo a otro, que lo recoge y procesa de forma automática, sin errores y en un tiempo infinitamente menor que si tuvieras que realizar estos procesos de forma manual.
Para poder realizar este proceso bajo la tecnología EDI es necesario que la información se encuentre estructurada bajo determinados estándares, como ANSI ASC X12 o EDIFACT, el «lenguaje» utilizado para facilitar la comunicación EDI.
El uso de esta tecnología ayuda no solo a tu empresa, sino a la relación que tienes con otros socios logísticos, lo que redunda en una mayor transparencia, con una comunicación en tiempo casi real, con un procesamiento mejorado, una mejor colaboración y la capacidad de responder rápidamente a las demandas comerciales.
EDI en logística
En la industria de la logística, muchos tipos de documentos EDI (o «transacciones») tienen relación con actividad de entrada o salida de información.
Estamos hablando, por ejemplo, de transacciones comunes como las relacionadas con pedidos, confirmaciones de envíos, recibos, confirmación de mercancías recibidas, ajustes en el inventario disponible y actualizaciones de stock.
Es decir, todos aquellos datos necesarios para operar en el sector logístico de forma rápida y eficaz, sin tener que esperar a confirmaciones manuales que ralentizan las operaciones en un sector que cada vez se mueve más rápido.
EDI y proveedores
Las transacciones con tecnología EDI no son solo importantes para tu empresa. Además, juegan un papel importante en tu relación con tus proveedores, ya que muchos te exigirán que trabajes con EDI para poder enviar órdenes de compra y recibir confirmación en un periodo de tiempo relativamente corto.
Además de la rapidez en el procesamiento de operaciones, encontrarás que la tecnología EDI es muy precisa. Podrás comunicar a tus proveedores detalles exactos de tu envío, incluidos los artículos y las cantidades de los productos.
Por lo tanto, ya sea por puntualidad o por precisión, te conviene trabajar con este sistema para evitar devoluciones que te cuesten tiempo y dinero.
Barreras para la adopción de EDI en la logística
Si tu empresa es pequeña, es probable que creas que adoptar esta tecnología será caro y complicado. Afortunadamente, es algo por lo que no te tienes que preocupar si cuentas con SAP Business One.
En Artesap, a través del SAP Business One Integration Framework contamos con una herramienta de conexión de SAP Business One con EDI para que puedas automatizar todo el proceso de compra y venta en tu empresa de una manera muy simple y eficaz.
Ventajas de la tecnología EDI
Ya sabes qué es EDI, pero quizás todavía no tienes claro qué puede hacer por tu empresa.
Para empezar, es un sencillo paso para avanzar en la digitalización de tu empresa, algo que a día de hoy sabemos que marca la diferencia en la competitividad de las empresas españolas.
Además, no solo se trata de tu empresa. Como hemos comentado, cada vez hay más proveedores que utilizan este sistema para comunicarse con las empresas, de forma que puedan acelerar sus procesos comerciales. Ahí es donde EDI juega un papel importante.
Automatización
De entre las muchas ventajas que vamos a comentar, la automatización es probablemente la que más destaca. Un proceso automático es más rápido, más eficaz, reduce los errores y, como consecuencia, los gastos asociados con devoluciones.
Reducción de gasto
Toda empresa que quiere ser eficiente desea reducir sus gastos fijos. La logística está llena de proceso repetitivos, que acarrean mucho papeleo y que son imprescindibles.
Como ninguna empresa logística puede vivir sin confirmaciones de pedidos, acuses de carga o recibos de comprobación de stock, es importante buscar la manera de que esta información sea lo más económica posible.
La tecnología EDI te ayuda a que todos estos procesos sean mucho más económicos, eliminando llamadas, envío de faxes o correos, etc.
Sostenibilidad
En otras ocasiones hemos hablado de la importancia de eliminar el papel de la empresa. La era paperless o sin papel es ya una realidad, especialmente desde que la COVID-19 nos obligó a sustituirla por confirmaciones digitales.
En este contexto, la tecnología EDI puede ayudarte a reducir todavía más el papel y como consecuencia, conseguir una organización más sostenible.
Precisión
Como hemos comentado, la automatización permite reducir el error humano al mínimo.
Piénsalo un minuto: si eliminamos el factor humano, los datos se transmiten intactos de un punto a otro. Esta precisión, cuando procesas cientos de miles de transacciones al día, es un activo de valor incalculable.
Implementar EDI, qué necesitas
Si estas ventajas te han convencido, es probable que te estés preguntando cómo puedes incorporarla a tu empresa y mejor hoy que mañana.
Si tienes implementado un ERP en tu empresa, no tienes por qué preocuparte. En el caso de que cuentes con SAP Business One, puedes utilizar nuestra herramienta de conexión de SAP Business One con EDI para tramitar de forma automática todos los documentos de compras y ventas.
La buena noticia es que no necesitas implementar un software complejo, solo contactar con nosotros para que pongamos en marcha la extensión y así poder comenzar a procesar toda la información más rápidamente simplificando así las tareas administrativas.
Ahora que ya sabes qué es EDI y cómo puede ayudarte en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con Artesap, estamos para ayudarte en lo que necesites.
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