Hasta hace relativamente poco tiempo, la facturación electrónica era requisito de contratación en el sector público. Hoy en día, entendemos facturación electrónica por toda aquella que se realiza por medios digitales.
Es decir, en lugar de imprimirla y enviarla en papel, la factura se crea en formato digital y se envía mediante correo. Además, se puede almacenar en copia digital para reducir el papeleo y evitar perder o que se destruya.
Si has oído hablar de la era paperless y quieres sumarte a esta tendencia en tu empresa, sin duda querrás integrar en tu empresa alguna solución de facturación electrónica que te permita no solo eliminar el papel, sino además automatizar tareas, ahorrar costes y ser más eficaz.
En este artículo, repasaremos la solución de SAP Business One para la facturación electrónica y cuáles son sus principales beneficios y funcionalidades.
¿Cómo funciona la facturación electrónica?
La factura electrónica se regula en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, que estipula el deber de que los proveedores que entreguen bienes o presten servicios a las Administraciones Públicas de emitir facturas electrónicas, siempre que tengan las formas jurídicas establecidas en la Ley.
Hay muchas entidades y empresas que están obligadas a utilizar la factura electrónica para trabajar con las Administraciones Públicas, como por ejemplo:
- Sociedades anónimas.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, ambas sin nacionalidad española.
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español.
- Uniones temporales de empresas.
- Agrupaciones de interés económico, fondos de pensiones e inversiones, fondos de utilización de activos y de regularización del mercado hipotecario, así como fondos de titulización hipotecaria o de garantía de inversiones.
Todas estas entidades deben utilizar la facturación electrónica, lo que implica necesariamente una solución como la que ofrece SAP Business One.
Pero no hablamos únicamente de un requisito formal para trabajar con la Administración. En la era digital, ya casi nadie imprime las facturas en papel y las hace llegar por correo hasta sus clientes para que a su vez se procesen y se emitan los cobros; es una forma poco eficiente de gestionar la contabilidad.
Hoy en día casi todo se hace por internet, incluida la facturación y la emisión de pagos. Por eso debes conocer cómo puede beneficiarte el módulo de facturación electrónica de SAP Business One.
Soluciones de facturación electrónica
Desde la versión 9.1 de SAP Business One, se pueden generar archivos xml de facturación.
Estos documentos digitales son certificados que permiten realizar operaciones con Hacienda, como la generación de facturas. Como sabes, estas facturas deben cumplir determinados requisitos formales exigidos en el artículo 5 de la Ley 25/2013.
Dicho de otro modo, los documentos generados están firmados mediante firma electrónica avanzada, y disponen de la estructura legalmente exigida. La posibilidad de presentar facturas electrónicas supone facilitar el proceso de facturación, ganando tiempo y tranquilidad con respecto a lo que la ley exige.
¿Qué soluciones empresariales ofrece SAP?
Pero no solo se trata de generar facturas y enviarlas o que estas cumplan con los requisitos que manda la ley. Además, sería genial si la solución de facturación electrónica pudiera realizar tareas automáticas, ¿verdad?
SAP Business One no solo permite las funciones que acabamos de mencionar, además, genera informes y se encarga de administrar facturas, como la remisión y la firma digital. Acelera tu facturación mientras que te permite tener más control sobre tus tareas, porque genera informes en tiempo real sobre el estado de las tareas pendientes y de los flujos de caja necesarios para tomar decisiones financieras informadas.
Además, hay que resaltar que todas las operaciones pueden realizarse desde cualquier lugar, gracias a su alojamiento en la nube y a que está disponible en todos los dispositivos, en cualquier momento.
¿Qué beneficios aporta el módulo de facturación electrónica de SAP Business One?
Hemos repasado algunos de los beneficios más evidentes del módulo de facturación, como el ahorro de costes o la automatización de tareas.
Estos son otros extras que puedes obtener:
- Mejorarás la relación con tus clientes. El control sobre la facturación evitará que cometas errores, lo que redundará en una mejor relación con tus clientes.
- Evitarás depender de personal específico para realizar tareas en este sector.
- Realizar las tareas de formalización de las facturas implica mucho trabajo. Hay que buscar los datos, crear las facturas, enviarlas o imprimirlas y seguir los cobros. Con SAP Business One, todas estas tareas se pueden realizar de forma semiautomática.
- Cuando las facturas siguen las reglas marcadas, se acortan los plazos de cobro, lo que es siempre una buena noticia para tu empresa.
- Puedes enviar de forma automatizada las facturas a los clientes a través del correo electrónico, en las fechas y según las reglas preestablecidas.
- No es necesaria la firma física de la persona que deba visarlas, porque se pueden firmar y autorizar de forma digital.
- Se pueden almacenar digitalmente en varias ubicaciones para cumplir con las reglas de seguridad del departamento de IT.
- Podrás crear facturas en varios idiomas, así como personalizarlas según el cliente.
- Si emites facturas para más de una empresa, no tendrás problemas de contabilidad y de seguimiento de las mismas.
- Podrás seguir las facturas emitidas, así como los plazos de cobros, la recepción de avisos de incidencias y extraer todos los informes necesarios para tomar decisiones con toda la información necesaria.
- En caso de que sea necesario, podrás incluir junto al envío de las facturas, los documentos necesarios como albaranes, pedidos y toda la información requerida.
- Podrás establecer roles y delimitar accesos entre el personal dedicado para evitar problemas y cumplir con los requisitos de las políticas internas de la empresa.
La mejor forma de lograr un ahorro en costes
La integración de sistemas digitales permite una mayor seguridad en la custodia de la documentación. Esto revierte en menores costes en archivos y seguros contra la destrucción de los mismos. Además, al poder consultar toda la documentación desde el propio teléfono móvil, se pueden eliminar trámites de consulta, e incluso es posible ahorrarnos el establecimiento físico de determinados servicios de secretaría o documentación.
En definitiva, SAP Business One ofrece soluciones de facturación electrónica más seguras y efectivas, que permitirán no solo un ahorro en costes de gestión, conservación y consulta, sino también un acceso más ordenado y provechoso a las bases de datos de la empresa.
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