Continuamos aprendiendo sobre las búsquedas en SAP Business One. Esta vez os enseñamos las diferentes opciones de las que disponemos al trabajar con el listado de búsqueda o listado de transacciones en SAP Business One. Como siempre, os dejamos primeramente los vídeos de Aula Business One y después el post con toda la información detallada. Como era un vídeo bastante largo lo hemos dividido en dos partes. ¡No te los pierdas!

Cuando una búsqueda en el sistema nos devuelve más de un registro, nos aparecerá un listado con todos los registros que cumplen el criterio de búsqueda.

Los registros aparecerán ordenados por defecto por el primer campo del listado y en sentido ascendente.

Resultado del listado de transacciones en SAP y el orden por el primer campo

Para cambiar el sentido de la ordenación, podemos pulsar el botón de parametrizaciones de formulario.

Detalle el botón parametrizaciones de formulario en la barra de herramientas de SAP Business One

Y cambiar el método de ordenación (ascendente o descendente)

Detalle de la selección de ordenación ascendente o descendente del listado de transacciones en SAP Business One

La próxima vez que realicemos la búsqueda habrá cambiado el sentido de la ordenación.

Si queremos ordenar por más de un campo podemos utilizar el botón “Clasificar tabla” en la parte superior de la pantalla.

Detalle del botón clasificar en el menú de SAP Business One

De esta manera, podremos establecer los campos por los que queremos ordenar y el sentido de ordenación de cada uno de ellos, por ejemplo, podemos clasificar por cliente de manera ascendente y por fecha de manera descendente para tener ordenados por cliente los pedidos más actuales.

Pantalla para seleccionar la ordenación de los campos del listado de transacciones en SAP Business One

El listado nos aparecerá ordenado por los campos seleccionados. Al volver al listado de transacciones en SAP Business One veremos en el nombre de la columna un triángulo por cada uno de los campos por los que se encuentra el listado clasificado, apuntando el triángulo hacia abajo cuando el sentido de la ordenación es descendente y hacia arriba cuando es ascendente.

Mantener visible el listado de transacciones en SAP Business One

Cuando abrimos con doble click un registro del listado, éste se cerrará teniendo que volver a realizar la búsqueda en caso de que no sea el registro correcto que estábamos buscando. Para evitarlo, podemos activar el campo ‘Mantener visible la ventana’ del listado de búsqueda y así no se cerrará el listado, lo que nos permitirá ir seleccionando los distintos registros hasta encontrar el deseado.

Añadir campos al listado de transacciones

Otra cosa que podemos hacer es determinar los campos que aparecen en el listado de transacciones en SAP Business One. Volvemos a entrar en las parametrizaciones de formulario y con el botón derecho del ratón podemos añadir una línea donde queramos.

Podremos seleccionar del desplegable el campo que necesitemos añadir y podremos poner una descripción a la columna con el nombre que queramos que aparezca en el listado (si no lo establecemos aparecerá uno por defecto).

                               

Al volver a realizar la búsqueda nos aparecerá el nuevo campo con el nombre de la columna que le hayamos puesto.

Visualizar un campo en el listado de búsqueda

Cuando un campo tiene una tabla de valores, como es el caso de la persona de contacto, podemos decidir si queremos ver la descripción del campo o el código con el que está guardado en el sistema. Para ello volvemos de nuevo a parametrizaciones de formulario y desmarcaremos ‘visualizar descripción’ en el campo para ver el código o lo marcaremos para ver la descripción.

En el ejemplo de la persona de contacto, si lo desmarcamos, al volver a realizar el listado de transacciones en SAP Business One en lugar del nombre nos aparecerá el código de la persona de contacto.

Buscar registros

Una vez que tenemos un listado con los registros que devuelve una búsqueda, podemos utilizar ciertas funcionalidades para poder encontrar un registro concreto que estemos buscando

Por ejemplo, si del listado queremos buscar los registros de un cliente en concreto, haremos doble click sobre la columna de búsqueda, por ejemplo, la del nombre del cliente, y comenzaremos a escribir el nombre del cliente. Según vayamos escribiendo nos posicionará en el primer registro que encuentre con el texto que estamos introduciendo.

Búsqueda de texto

Si queremos encontrar un registro en el listado por aproximación, es decir, por parte de su contenido, tendremos que utilizar la búsqueda de texto. Para ello, tendremos que haberlo activado anteriormente en ‘Gestión – Inicialización de sistema – parametrizaciones generales – pestaña Visualizar’

Una vez activo, en el listado nos aparecerá el botón de búsqueda de texto en la parte superior.

Haciendo doble click en la columna donde queremos buscar, podemos introducir parte del texto que queremos encontrar de la siguiente manera:

  • Si ponemos un asterisco al final del texto, buscaremos todos los registros que comiencen con el texto introducido
  • Si ponemos el asterisco al principio del texto, buscaremos todos los registros que comiencen con el texto introducido.
  • Si ponemos un asterisco antes y después del texto, buscaremos todos los registros que contienen el texto buscado.

Filtrar los registros de búsqueda

Otra de las opciones que tenemos es la de realizar filtros, para ello pulsaremos el botón de filtro en la parte superior de la pantalla.

Nos aparecerán los campos del listado por los que podremos filtrar. Podremos seleccionar la función de filtro a utilizar, contiene, mayor que, menor que, etc., así como el valor a filtrar. Éste puede ser un valor seleccionado del desplegable o bien un texto que hayamos escrito manualmente.

Al pulsar le botón de filtro, nos aparecerá el listado filtrado por el criterio seleccionado y, las columnas que hayan sido utilizadas como filtro, aparecerán marcadas con un icono.

Agrupar los registros

Una opción más que nos permite realizar el listado de búsqueda es la de agrupar registros del listado por alguno de los campos. Para ello pulsamos el botón de parametrizaciones de formulario y marcamos el campo por el que queremos agrupar, por ejemplo, el nombre de cliente.

Al volver a realizar la búsqueda, nos aparecerán los registros agrupados por el campo.

Al desplegar, nos aparecerán el resto de los campos de la búsqueda y el primer campo será el campo por el que hayamos agrupado.

En las parametrizaciones de formulario podemos establecer que se oculte el campo de agrupación del listado.

Al volver a realizar la búsqueda, nos habrá desaparecido el nombre de cliente del listado manteniéndose como campo de agrupación.

Con este post tan largo terminamos de enseñaros todas las opciones que nos ofrece el listado de transacciones en SAP Business One. Nos encantará leeros en los comentarios.