Actualizamos esta entrada con el vídeo de Aula Business One en el que te damos las nociones básicas sobre como realizar la gestión de lotes en el erp SAP Business One.
Gestión de lotes en SAP Business One, hazlo en poco pasos
Dentro de los artículos podemos identificar si éstos gestionan números de serie o lotes. Para ello el artículo ha de gestionar inventario.
En el momento de establecerlo tenemos que identificar si vamos a identificar el número de serie/lote cada vez que realizamos un movimiento de almacén (cosa bastante recomendable si necesitamos tener rastrear la trazabilidad de los movimientos) o si sólo los vamos a identificar en el momento de realizar una salida.
Adicionalmente podemos establecer si la valoración que vamos a llevar de estos artículos depende del lote o la serie, lo que nos permitiría conocer márgenes de cada lote/ o si gestionan otros métodos de valoración como el FIFO, coste medio ponderado o estándar.
Si hemos seleccionado en los artículos la opción de gestión de los lotes/series en cada operación, en el momento de realizar un movimiento de inventario de uno de ellos tendremos que identificarlos, en caso contrario sólo lo realizaremos en los movimientos de salida.
En el caso de los lotes tendremos que identificar cada uno de ellos y su cantidad. En el caso de los números de serie tendremos que identificar uno por cada unidad del documento. En ambos casos la cantidad del documento y la cantidad en los lotes/series ha de coincidir.
Tanto para la gestión de lotes en SAP Business One, como para los números de serie, tenemos tres opciones a la hora de crearlos.
- Copiar y pegar de una hoja de Excel: en este post del blog sobre cómo copiar del portapapeles te enseñamos cómo copiar datos de una hoja de Excel y pegarlos en SAP Business One
- Importando de Excel: en la pantalla de creación de números de serie podemos seleccionar la opción de ‘Importar de Excel’. Para ello tenemos que tener los datos a importar en una hoja de Excel que habremos guardado como texto separado por tabuladores. Al seleccionar la opción de importar, tendremos que identificar el fichero a importar y las columnas a las que importar los datos. Ojo, revisa que los datos origen no contengan cabecera. Al importar se crearán los números de serie en el documento.
- Creación automática: en el caso de seleccionar la opción de creación automática, nos aparecerá una pantalla en la que podremos establecer cómo crear el código de los números de serie. El código se podrá componer de un texto común a todos y de una numeración que podrá ser creciente o decreciente. También podremos establecer otra información común a todos los números de serie como la fecha de inicio de la garantía, la fecha de admisión, etc.
De igual manera, al realizar un documento de ventas tendremos que identificar los números de serie o lote que se han asignado. En el ejemplo que estamos viendo de gestión de lotes en SAP Business One, al haber elegido que la valoración de los artículos era por número de lote/serie, y al estar asignando al documento de ventas cantidades de dos lotes distintos, para el cálculo del margen bruto el sistema tomará el coste medio ponderado de los lotes asignados.
Para una buena trazabilidad el sistema posee un informe de operaciones por número de serie/lote que nos dirá los documentos de entrada y salida que ha tenido cualquier número. El informe se puede ejecutar:
- Con el botón derecho dentro de los documentos de compra/venta y mostrará la traza de los números de serie/lote de ese documento.
- Con el botón derecho dentro del maestro del artículo: aparecerá el estado de todos los números de serie/lote del artículo
- En Artículos – Informes Artículos – Informe Operaciones por Lote o Serie: nos mostrará los movimientos para los lotes que cumplan los criterios de selección
De cada lote/serie de la parte superior de la pantalla, nos dirá los documentos de entrada/salida que se han producido.
Una de las mejoras de la versión 10 es que podremos ver en cascada la utilización de números de serie.
Por último, en Inventario – Informes Inventario – Informa de auditoría de inventario de lotes y series tendremos un informe de inventario con los movimientos y las cantidades de cada uno de los lotes/números de serie, cantidades y valoraciones
Hasta aquí, nuestro tutorial sobre cómo realizar la gestión de lotes en SAP Business One. Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, ofrecemos servicios de soporte SAP.
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