Informe del Libro Diario (diario de documentos) en SAP Business One

Continuamos con la serie de informes financieros y en este caso os enseñamos cómo podéis ejecutar el informe del libro diario en SAP Business One. Siguiendo la estructura de vídeos anteriores sobre informes financieros, en el vídeo hacemos un repaso de los criterios de selección generales y luego entramos en detalle en aquellos criterios específicos de este informe para que al ejecutarlo no tengas ninguna duda. No obstante, si tuvieras algún comentario puedes escribirnos al final del post e intentaremos ayudarte.

El libro diario es el lugar donde se registran todas las contabilizaciones realizadas en la empresa. El nombre de libro viene porque en el pasado era propiamente un libro donde se realizaban todos estos apuntes contables. En la actualidad está en desuso por la utilización de sistemas informáticos, aunque se mantiene el nombre para identificar al informe.

Por tanto, en SAP Business One cuando hablamos de Libro Diario nos referimos al informe que muestra las contabilizaciones realizadas. El informe se encuentra en la siguiente ruta: Finanzas – Informes Financieros – Finanzas – Diario de documentos. Como todo informe y en especial los informes financieros, se han de establecer unos parámetros para su ejecución. En la parte superior podremos establecer filtros para seleccionar:

• Clientes o proveedores
• Cuentas contables

Cuando se realizan estos filtros quiere decir que van a salir los asientos contables contengan estos interlocutores o cuentas seleccionadas.

También se puede establecer el filtro por las tres fechas que contiene el documento: fecha contable, fecha de vencimiento o fecha de documento.

Una vez establecidos los filtros podemos ejecutar el informe y ver el resultado. Nos aparecerá un listado de contabilizaciones que cumplen los filtros establecidos.

El diario de documentos puede ser impreso como un libro, y como toda impresión esta puede realizarse en varios momentos. En este caso tenemos que considerar dos cosas:

• Número de secuencia: es una numeración que se da a cada asiento realizado en el sistema en el momento de generar el informe. Tendremos que estar atentos a ordenar la ejecución del informe por fecha contable para que los asientos de fechas anteriores tengan los números de secuencia más bajos. También tendremos que establecer el número de secuencia siguiente siempre que hayamos realizado una impresión anterior
• Número de página: al igual que con el número de secuencia, en el caso de haber hecho una impresión anterior, podremos establecer cuál es el número de página siguiente a imprimir

También podemos establecer, en función de los datos del asiento, las operaciones a visualizar. Podemos establecer si queremos:

• Ver todas las contabilizaciones
• Ignorar las transacciones con contabilización a cero: en el caso de que haya un asiento con una línea con importe cero, no se mostrarán en el resultado del informe
• Ignorar transacciones sin valor: una contabilización sin valor es aquella en la que todos los apuntes son cero. En el caso de seleccionar esta opción estos asientos no se mostrarán
• Ignorar transacciones sin valor y ocultar líneas con valor cero: en este caso se ocultarán del resultado todas las líneas con valor 0

Por último, existen dos modos de salida del informe:

• Detallado: nos mostrará todas las contabilizaciones en función de los criterios de selección
• Totales: nos mostrará la información agrupada por el criterio seleccionado

En el caso de seleccionar ‘Detallado’ podremos:

• No agrupar
• Agrupar por mes de la fecha contable
• Agrupar por mes de la fecha contable y clase de documento
• Agrupar por período contable y clase de documento: en el caso de haber definido períodos contables distintos a los meses podremos agrupar por ellos

Al agrupar, nos mostrará los asientos del criterio seleccionado. Esto no evita que, si queremos que salgan los registros ordenados por algún criterio, tengamos que seguir seleccionando la opción de clasificar. Por ejemplo, si agrupamos por mes contable, tendremos que clasificar por día contable para ordenar por la fecha dentro de la agrupación.

Al seleccionar ‘Totales’, el sistema nos mostrará un total de las contabilizaciones realizadas por el criterio que seleccionemos:

• Mes contable
• Mes de la fecha de creación
• Mes contable y clase de documento
• Período y clase de documento.

Con este informe del libro diario en SAP Business One, damos por terminada la serie de vídeos sobre los principales informes financieros. Pero no te preocupes, que la iremos ampliando en un futuro porque nuestro objetivo es que aprendas a utilizar SAP Business One y así puedas sacarle el máximo partido en tu día a día. Si tienes un amigo al que crees que esta información puede resultarle de interés, no dudes en comentárselo y animarle a que se suscriba a nuestro canal de YouTube Aula Business One. ¡Gracias!