Una de las funcionalidades más desconocidas en SAP Business One es la posibilidad de liquidar gastos de viaje a los empleados. Hoy te lo contamos en este nuevo vídeo de Aula Business One. No olvides suscribirte a nuestro canal de YouTube para no perderte ningún vídeo.
Para poder liquidar los gastos de viaje en SAP Business One, necesitamos dos cosas: un proveedor que identifique al empleado y un listado de gastos de viaje que poder liquidar.
Definición de un empleado como proveedor
Entrando en Interlocutores comerciales, datos maestros de interlocutor comercial, tenemos la posibilidad de crear un interlocutor que sea del tipo de proveedor para los empleados de la empresa a los que necesitemos liquidar gastos de viaje. Tenga en cuenta que para que así sean considerados tienen que haberse marcado como ‘Empleado’ dentro del campo clase de interlocutor comercial.
Adicionalmente, el registro de los gastos de viaje y su posterior liquidación generarán documentos con implicaciones contables en el sistema, luego ha de tener en cuenta la cuenta asociada con la que va a trabajar con los empleados creados como proveedores.
Es importante comentar que a los proveedores que se identifican como empleados sólo se les pueden realizar documentos de facturas y de abonos y no está permitido realizarles otra serie de documentos de compras como pedidos o albaranes.
También indicar que sólo los proveedores identificados como empleados, se pueden asignar a la ficha de datos maestros de empleados en el campo ‘Proveedor enlazado’
Definición de gastos de viaje en SAP Business One
La definición de los gastos de viaje que podremos liquidar la tendremos que realizar en el menú de Gestión – Definiciones – Finanzas – Tipos de gastos.
Debemos definir:
- Un código y una descripción de cada uno de los gastos
- Una cuenta contable a la que se registrarán los gastos que se vayan a liquidar
- Marcaremos si el gasto es pagado por la empresa o por el empleado
- Grupo de IVA: todos los gastos que se registren irán al libro de IVA, luego tenga en cuenta la necesidad o no de definir grupos impositivos concretos para todos estos gastos.
Liquidación de gastos
Una vez definidos los gastos de desplazamiento y los empleados, podremos proceder a la liquidación de sus gastos de viaje. Para ellos entraremos en compra, factura de proveedores. Al seleccionar el proveedor que sea un empleado, la pantalla de factura de compras cambia mostrando una columna de tipo de gasto sobre la que podremos seleccionar los gastos a liquidar.
Podremos ir seleccionando cada uno de los gastos definidos anteriormente. En cada uno de los gastos podremos dar:
- Una descripción.
- Introducir la identificación fiscal y el número de recibo.
- Para aquellos gastos que no sean liquidados por la empresa, podremos establecer el importe del gasto. Hay que tener en cuenta lo comentado anteriormente, que el sistema calculará impuestos en base al grupo impositivo que tenga asignado el gasto.
- Al igual que otros documentos de compra, podremos imputar el gasto a un centro de coste o proyecto.
Al registrar el documento, se realizará un asiento contable a la cuenta establecida en el empleado, en los tipos de gastos definidos y en los grupos impositivos empleados en el documento.
Una vez registrada la factura de los gastos de viaje podremos liquidarla en el módulo de bancos bien realizando un documento manual o bien utilizando el asistente de pagos.
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