A veces existen cuentas contables que contienen información delicada y no queremos que cualquier usuario, incluso aquellos que trabajan en contabilidad, puedan ver determinada información sobre ellas. En SAP Business One existe la posibilidad de marcar estas cuentas como cuentas contables confidenciales. Pueden ser cuentas de nóminas, tesorería o de otro tipo sobre las que queremos poder establecer un control adicional para que un usuario pueda utilizarlas.
En el siguiente vídeo de Aula Business One, te enseñamos cómo configurar las cuentas contables confidenciales en SAP Business One:
Como te comentábamos, en SAP Business One existen para este caso las cuentas contables confidenciales. Lo primero que tendremos que hacer es establecer la cuenta como confidencial. Para ello, entramos en Finanzas – Plan de cuentas y buscamos la cuenta a tratar. Una vez localizada la cuenta, en la parte izquierda de la pantalla podremos establecer que esa cuenta sea tratada por el sistema como una cuenta confidencial.
Lo segundo que tendremos que hacer va a ser establecer los usuarios que tendrán acceso a trabajar con las cuentas contables confidenciales que así hayamos establecido.
Esto lo realizamos en la definición de autorizaciones dentro de Gestión – Inicialización del sistema – Autorizaciones – Autorizaciones Generales. Nos aparece una pantalla con todos los usuarios en la parte izquierda. En la parte derecha de la pantalla, habiendo marcado uno de los usuarios, tendremos las autorizaciones que tiene dicho usuario seleccionado. Si desplegamos las autorizaciones en el apartado «General» veremos si el usuario tiene o no acceso a las cuentas confidenciales.
En el caso de que el usuario seleccionado no disponga de acceso a las cuentas confidenciales:
- Si el usuario realiza una búsqueda de la cuenta dentro del plan de cuentas, la cuenta confidencial no va a aparecer, mientras que sí lo hace en la búsqueda que realice un usuario que sí tenga autorización
- Al realizar un asiento contable, no le aparece la cuenta confidencial si intenta realizar un apunte sobre ella.
- Tampoco veremos la información de la cuenta confidencial a la hora de ejecutar algunos informes. Por ejemplo, en un balance vemos que la información de la cuenta confidencial no aparece.
¿Conocías la posibilidad de marcar determinadas cuentas contables como confidenciales en SAP Business One? Esperamos, como siempre, que os haya sido útil y lo utilicéis en vuestro día a día.
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