La tecnología en el almacén, cuando se usa correctamente, puede ayudarte a mejorar tu productividad, aumentar tus beneficios y a trabajar más seguro. Sin embargo, la tecnología no es la solución a todos y cada uno de los errores de almacén, ni tampoco solucionará aquello que sigues haciendo mal después de implementarla.

En la nueva entrada del blog te contamos aquellos errores que sí puedes evitar, lo que debes evitar si quieres que las cosas vayan bien y un par de consejos de operativas logísticas extraídos de nuestra amplia experiencia implementando software SGA (sistema de gestión de almacenes).

Evitar errores de almacén implementando una nueva tecnología

Tendemos a pensar que la tecnología nos facilita la vida, siempre, y en todo momento. La mayoría de las veces es así, pero como todo en esta vida, si no se hace de la forma correcta, puede provocar más de un dolor de cabeza.

En general, la nueva tecnología en tu almacén te permitirá:

  • Programar mejor las tareas propias de un almacén, como el registro de pedidos, el papeleo, el control de stock, los procesos logísticos y la conexión con la cadena de suministro, entre otras cosas.
  • Automatizar tareas rutinarias que aumenten tu seguridad, mejoren tu precisión y hagan que seas más productivo.

No importa el tamaño de tu empresa. No caigas en la tentación de pensar que porque tu empresa es pequeña la tecnología que puedes incorporar será deficiente o porque eres un gran almacén necesitas algo sofisticado y grande.

La clave está en invertir en aquello que ahora es un problema y que deje de serlo. Muchas veces, se toman decisiones tecnológicas por los motivos inadecuados o porque determinado departamento de la empresa lo recomienda.

Evita gastar dinero en lo que no te ayuda, y comienza a evitar estos errores que seguro reconocerás.

Error 1: seguir haciendo lo mismo

Uno de los problemas más preocupantes de las organizaciones es la resistencia al cambio, especialmente cuando se suceden de forma tan continua y tan rápida como en los últimos dos años.

Simplemente, llega un momento en que los empleados se cansan. La caducidad u obsolescencia de la tecnología también es un problema que contribuye a ello, no podemos negarlo.

Por ejemplo, si siempre has recopilado datos de forma manual o con una hoja de Excel y por motivos sanitarios o porque quieres ser más eficiente, deseas cambiar a un software de gestión, es posible que los encargados de implementar el nuevo sistema no deseen invertir el tiempo inicial de introducir los datos, formarse en el manejo de la herramienta, etc.

Ese tiempo inicial redundará en breve en una mejora de las ​​operativas diarias, pero la famosa frase de “siempre lo hemos hecho así” aparecerá tarde o temprano.

Afrontar estos procesos con información y amplitud de miras puede ayudar a tus empleados a adoptar una herramienta que les resultará muy útil a la larga.

Error 2: expectativas poco realistas sobre un SGA

Hemos visto el segundo de los errores de almacén en Artesap una y otra vez, es uno de los problemas comunes en la gestión de almacenes. Los gerentes de almacén creen que la tecnología solucionará todos sus problemas, además de que verán resultados inmediatos.

Si el almacén no tiene un buen planteamiento, los productos, las personas y las máquinas no tienen sistema o simplemente, falta espacio, la tecnología no supondrá una gran mejora.

Antes de incorporar una tecnología, es mejor analizar procesos y diseños y realizar los cambios que sean necesarios. La clave está en encontrar el lugar donde la tecnología de verdad marque la diferencia.

Puede ser en la gestión de pedidos, en el control de stock, en el reparto de tareas, en flujos de trabajo más eficientes, en cumplimiento de normas y auditorías o en automatización de tareas o en una mejor coordinación con el resto de la cadena logística. Sea cual sea, si el almacén es defectuoso, la tecnología solo añadirá ruido.

Error 3: omitir o minimizar la formación

Los empleados necesitan sentirse valorados. Cuando sienten que se les impone una “máquina” que hará parte de su trabajo, es posible que la rechacen de plano.

Por el contrario, cuando el mensaje es “te ofrezco las herramientas que necesitas para que puedas hacer tu trabajo con más eficacia”, la cosa cambia.

Por eso, no pierdas de vista dos cosas: la formación y el mensaje.

Gracias a la formación, los empleados tendrán la oportunidad de ver cómo desaparecen esos problemas frustrantes que hasta ahora les impedían hacer mejor su trabajo. 

Y añadiríamos más: la formación debe ser extensible a todos los miembros del almacén, no solo a los gerentes. Por muy bien que conozca el gerente el sistema, solo quien lo ha implementado y ha reflexionado sobre cómo solucionar los problemas tendrá el entusiasmo y la capacidad de transmitirlo a los demás.

Error 4: ignorar las oportunidades de integración

Una de las maravillas de la tecnología moderna es su capacidad de integración.

Seguro que lo has visto en las herramientas colaborativas, en las APIS disponibles y en las integraciones entre aplicaciones en tu móvil.

La integración de sistemas es una realidad en todos los ámbitos de nuestra vida y no podría ser de otra manera para evitar errores de almacén.

Cuando los sistemas «hablan» entre sí y funcionan en armonía, el ROI puede aumentar exponencialmente. 

Imagina por ejemplo que el software de gestión del almacén activa un pedido automático cuando el stock de determinado artículo cae. Así evitas que un pico de popularidad te deje sin existencias.

O imagina que cada nuevo pedido se contabiliza adecuadamente en su correspondiente partida en contabilidad, desencadenando los flujos propios de factura, emisión de pago o lo que hayas determinado.

Error 5: infrautilizar las funciones del producto

Lo bueno de la tecnología adecuada es que se puede aprovechar al máximo. Si para tu almacén el peso de las mercancías es importante, así como la emisión automática de etiquetas, busca la tecnología que te lo permita.

¿Necesitas identificar rápidamente lotes y pedidos? Quizás necesitas pistolas lectoras de códigos de barras para organizar mejor tus plazos de entrega. Necesites lo que necesites, asegúrate de conocer bien las prestaciones de lo que vas a adquirir para no añadir más errores de almacén.

No merece integrar tecnología que solo hace un 20% de lo que podría hacer por tu almacén.

Error 6: ignorar los indicadores de medición

Tecnología significa datos. La cantidad de información que puedes generar cuando incorporas la tecnología a tu almacén es casi infinita, pero debes saber utilizarla para crear la imagen que te interesa o te abrumarás.

Recuerda que los indicadores clave de rendimiento o KPIs se crearon para dar forma a tus objetivos, y que no debes ignorarlos, porque te marcan la hoja de ruta.

La recopilación de datos en tiempo real te permite tomar decisiones informadas. Un SGA y un ERP como SAP Business One te ayudan a las empresas con una multitud de tareas de logística y seguimiento. 

Por ejemplo, cuando la inflación o los costes de transporte comienzan a ser un problema para la economía, es posible que tu almacén se resienta. Vives del margen y no te queda más remedio que saber en todo momento cómo va ese margen.

Si vigilas los indicadores de rendimiento adecuados, podrás tener un almacén libre de errores y con la tecnología haciendo el papel para el que se adquirió: que tu negocio sea más rentable y que puedas hacerlo crecer.

 

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