El software de planificación de recursos empresariales o ERP cuenta con herramientas que te ayudan a gestionar todas las operaciones e información que afecta a las decisiones comerciales. Dependiendo del nicho al que pertenezca tu empresa, te ayudará más en unas u otras tareas. Los ejemplos prácticos de ERP que vamos a compartir en este artículo te ayudarán a conocer mejor qué puedes esperar de este software y qué funcionalidades te convienen más.
En concreto, veremos:
¿Qué es un sistema ERP?
Antes de mencionar los mejores ejemplos prácticos de ERP, debemos abordar los aspectos básicos por si todavía no lo conoces.
Empecemos por el principio, ¿qué es exactamente un sistema ERP?
El software ERP es un gran conjunto de aplicaciones integradas que administran los procesos comerciales cotidianos y automatizan las funciones de back office. Está diseñado para centralizar y optimizar las operaciones con su conectividad, al tiempo que reduce el trabajo manual.
Por ejemplo, en la industria de la distribución, un sistema ERP podría ejecutar automáticamente un análisis financiero y predecir las necesidades de existencias futuras para mantener los niveles de stock óptimos.
Al mismo tiempo, el módulo CRM podría registrar datos de los clientes entrantes, como el historial de pedidos y la información de facturación.
Gracias a la visibilidad de estos datos podrás conocer cosas tan útiles como el tiempo de un ciclo de venta, los canales que mejor funcionan o cuál es el precio del tiquet medio de tus clientes.
Como consecuencia, es probable que puedas poner en marcha estrategias o campañas para mejorar estas cifras, reenfocando tu actividad comercial con casos prácticos.
Como has podido ver en uno de los ejemplos prácticos de erp, solo hemos comentado el uso de un par de módulos de los muchos que acompañan un software de gestión empresarial más completo como SAP Business One.
Ejemplos prácticos de ERP para el sector de distribución
Si quieres ver un ejemplo práctico de ERP en un sector para evaluar si es posible que encaje en tu empresa, presta atención a todo lo que podría hacer por ti si estuvieras en el sector de la distribución.
Imaginemos que eres una empresa que vende electrodomésticos en todo el territorio nacional.
Debes entregar puntualmente todo tipo de mercancías pesadas repartidas por diferentes almacenes y proveedores y es probable que no sepas hasta qué punto tus operaciones dependen de terceros.
Empecemos por un sencillo repaso. Como empresa de distribución de electrodomésticos, estas son algunas de las operaciones corrientes que realizas:
- Transporte de mercancías entrantes/salientes
- Gestión de flotas
- Almacenaje
- Manipulación de materiales
- Producción y envasado
- Gestión del inventario
- Seguridad de mercancías
Un buen ERP puede agilizar y automatizar muchos de estos procesos, simplificando el complejo mundo de la logística, especialmente cuando las cosas se complican. Puede ayudar a las empresas a ser más eficaces y rentables.
Vamos a explorar en este ejemplo práctico de ERP cada uno de los beneficios y características que puede aportar a este sector:
1. Planificación de las entregas
Tus clientes compran electrodomésticos que debes entregar en diferentes puntos. Tus empleados no trabajan las 24 horas del día ni puedes entregar pedidos a las 4 de la mañana.
Una solución ERP te permite optimizar los recursos con los que cuentas, como las horas de trabajo de los conductores en función de las rutas o la disponibilidad de la flota.
Además, ofrecen a los encargados de entregar los pedidos todos los datos necesarios para ponerse en contacto con los clientes, asegurar que estarán en casa y hacer una gestión eficiente de las horas previstas para las entregas.
2. Gestión de distribución
Un ERP además, te permite planificar las rutas en función del tamaño y la naturaleza de la carga. Imagina que tienes que entregar 4 lavadoras y 3 neveras.
Los frigoríficos deben ser transportados en determinada posición para evitar su deterioro, por lo que saber cuántos tienes que entregar junto a qué otro tipo de cargas te permitirá saber qué tipo de vehículo necesitas.
3. Seguimiento en tiempo real
Los ERPs más avanzados del mercado te ofrecen una serie de funciones de seguimiento, como el rastreo por GPS así como el tiempo empleado en cada entrega.
No se trata de controlar a tus empleados, sino de ser más eficaz, con un reparto de las tareas que también les beneficie a ellos y, especialmente, al cliente final, que sabe en todo momento dónde se encuentra su pedido y cuándo puede esperarlo.
4. Documentación y cumplimiento
Este tipo de empresas tiene que lidiar con mucha cantidad de papeleo, especialmente cuando tienen operaciones a nivel internacional.
Aduanas, intermediarios, certificados, seguros… al final del día, una solución que te permita procesar y archivar todos estos documentos es lo más eficaz para gestionar tanto papeleo.
5. Satisfacción del cliente
Lo hemos comentado con anterioridad a la hora de hablar de la base de datos de clientes. Estas empresas pueden ofrecer a los clientes dónde se encuentran sus pedidos mediante un sitio web que utiliza el seguimiento en tiempo real. Las actualizaciones de estado sobre envíos ayudan a satisfacer al cliente.
6. Reducción de costes
Automatizar tareas como la expedición de la documentación necesaria ayuda a reducir costes y errores humanos.
7. Gestión de recursos humanos
Las empresas tienen dos formas de contar con fuerza laboral, o la contratan o la externalizan. En ambos casos tienen mucha documentación y papeleo a considerar y si tienen fuerza laboral interna, hay que sumarle la complicación de que los empleados sean móviles.
Tareas como las nóminas, las evaluaciones de rendimiento o las bajas laborales son más fáciles de procesar con un sistema de gestión.
8. Gestión financiera
Las soluciones ERP para logística generan y emiten facturas. Pueden enviar recordatorios de pago y cobrar pagos para garantizar un flujo de caja saludable. Incluso pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de sus gastos.
9. Control de inventario y visibilidad de existencias
El nivel mínimo de stock, el picking de almacén y una adecuada gestión de las existencias son problemas del día a día de logística. Puedes simplificar estos procesos con un software ERP.
10. Informes y análisis
Un ERP para logística puede presentar datos en forma de informes detallados. Estos informes ayudan con varios aspectos de la gestión logística, como por ejemplo, permiten al equipo de gestión tomar decisiones cruciales basadas en grandes cantidades de datos. Permiten una planificación y una previsión precisas.
11. Escalabilidad
El software ERP para logística se puede escalar para adaptarse a las necesidades comerciales dinámicas con facilidad. Escalar los procesos manuales puede resultar bastante caro y llevar mucho tiempo. Las soluciones de software ERP son mucho más manejables.
12. Integración
La mayoría de las soluciones de software ERP pueden integrarse con tu tecnología existente. En algunos casos, no resultará necesario cambiar de arriba a abajo los sistemas utilizados por la empresa, gracias entre otras cosas a que muchas veces se puede trabajar con APIs que permiten integrar unas aplicaciones con otras.
Este es solo uno de los muchos ejemplos de prácticos de ERP que te podemos mostrar. Si deseas consultar cómo hemos ayudado a una importante empresa del sector avícola a lograr mejores resultados, descarga el caso de estudio relacionado.
