Existen operaciones que se producen recurrentemente en la actividad de la empresa, como puede ser un seguro que se liquida mensualmente o una factura del alquiler de la oficina. Dentro de SAP Business One tenemos ayudas para simplificar el registro de estas transacciones como son la posibilidad de duplicar un asiento existente en el sistema o, como en el vídeo que os traemos hoy, utilizar las contabilizaciones periódicas.

¿Qué son las contabilizaciones periódicas?

Son un asiento contable no real al que le podemos establecer una frecuencia de contabilización y que necesitan de la confirmación del usuario para su registro real en el sistema. Al ser un asiento contable tienen prácticamente los mismos datos, pero no todos los datos del asiento contable están en la contabilización periódica.

¿Cómo definimos las contabilizaciones periódicas en SAP Business One?

Para definir una contabilización periódica entramos en el menú de Finanzas – Contabilización periódica. Se nos abrirá una pantalla en la que podremos definirlo.

Estableceremos unos datos de cabecera como son el código y la descripción. Estos dos nos servirán cuando posteriormente veamos el listado de contabilizaciones a ejecutar. También podremos indicar los campos de referencia del asiento contable, así como un comentario del documento. Adicionalmente podremos establecer si se han de calcular impuestos, retenciones o gestionar impuestos diferidos.

Cómo realizar las contabilizaciones periódicas en SAP Business One

Una vez identificados los datos de cabecera podremos introducir cada una de las líneas. En las líneas podremos seleccionar cuentas contables o interlocutores comerciales. Recuerda que por defecto al pulsar el tabulador aparecerá el listado de cuentas contables y para poder seleccionar interlocutores has de mantener la tecla de ‘Control’ pulsada junto a la del ‘Tabulador’ o con el botón derecho seleccionar ‘Lista de Interlocutores Comerciales’.

De cada cuenta que se seleccione se podrá introducir el importe al debe, al haber, el grupo impositivo y el centro de coste y proyecto al que imputarlo. En el caso de haber marcado que se calcule retención de impuestos podremos también establecer qué líneas son relevantes para la retención.

¿Sabes realizar contabilizaciones periódicas en SAP Business One?

Por último, podremos establecer la frecuencia de contabilización con los siguientes parámetros:

  • Una frecuencia temporal: podremos indicar la frecuencia de ejecución, día y fecha fin a la que terminar la ejecución
  • Modelo: si decimos que es un modelo, no habrá frecuencia de contabilización y posteriormente en el asiento contable podremos seleccionarlo para crear uno en base a él.
  • Aún no ejecutado: es un modelo todavía no contabilizado

¿Cómo ejecutamos las contabilizaciones periódicas?

Podemos activar en las parametrizaciones de usuario, que al entrar al sistema le aparezca el listado de contabilizaciones periódicas pendientes de ejecutar. Simplemente pulsando el botón de ejecutar se contabilizarán. De cada contabilización periódica tendremos el número de instancia, que significa el número de ejecución de la contabilización periódica.

También podremos seleccionar si se toma como fecha contable la actual de la ejecución o la fecha de la contabilización periódica. También podremos eliminar una contabilización periódica que no queramos ejecutar.

Otra opción es desde la pantalla de contabilizaciones periódicas pulsar el botón de lista de confirmación y nos aparecerá la misma pantalla de confirmación.

 

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