La conciliación bancaria es una de esas tareas rutinarias que se realiza siguiendo procesos repetitivos y muy sencillos. Lamentablemente, los descuadres están a la orden del día. Es precisamente este tipo de tareas las que generan más quebraderos de cabeza y absorben más tiempo de trabajo del equipo contable de la empresa de lo que nos gustaría…
Las empresas más competitivas realizan esta tarea utilizando alguna de las soluciones tecnológicas especializadas que existen en el mercado, que pueden resolver esta función y muchas otras con unos pocos clics, como los programas de facturación bien conocidos de todos.
En este nuevo artículo del blog veremos todo lo que necesitas saber sobre la conciliación bancaria: qué es, para qué sirve, cómo se hace y sobre todo, cómo ayuda la tecnología a realizarla de forma más eficiente para que el equipo contable pueda dedicar tiempo de trabajo a otras tareas que aporten más valor a la empresa.
¿Qué es una conciliación bancaria?
Es el procedimiento que consiste en comparar el extracto de las operaciones y movimientos bancarios de un periodo determinado con los comprobantes de los ingresos y gastos de ese mismo mes.
En otras palabras: cada mes se realizan en las cuentas bancarias de la empresa gran cantidad de operaciones, de ingresos y gastos. Cada ingreso se corresponde con el pago de la factura que abona un cliente. Cada gasto debe corresponderse también con su justificante, las facturas o tickets que hayamos pagado.
El proceso de conciliación consiste en revisar que todas las operaciones bancarias concuerden con los ingresos y gastos de los que tenemos conocimiento.
¿Cada cuánto se realiza la conciliación?
No hay una norma escrita, porque la conciliación bancaria es un proceso voluntario, aunque sí muy recomendable en empresas de cualquier tamaño.
Es muy habitual hacerla una vez al mes, coincidiendo con uno de los periodos contables más habituales. Se envían extractos bancarios mensuales, muchas empresas facturan cada mes… Pero también hay muchas empresas que realizan la consolidación con una frecuencia mayor, incluso diaria, contabilizando un movimiento por pequeño que sea.
¿Y cada cuánto es recomendable hacerla? Depende de la cantidad de operaciones bancarias que se realizan en la empresa, y también de la forma en que la empresa tiene registrados sus procesos.
En general, en las empresas donde la implementación tecnológica es menor y los procesos son manuales, es aconsejable realizar la conciliación con mayor frecuencia.
Por otra parte, cuanto mayor sea el volumen de operaciones bancarias que se realizan en el periodo, más frecuentes deben ser las conciliaciones, algunas de forma automática. En cualquier caso, cuanto más frecuentes sean las conciliaciones, menos errores habrá.
¿Para qué sirve una conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es, eminentemente, una herramienta de control de los recursos económicos. Estas son algunas de sus utilidades:
- Encontrar errores de facturación o contabilidad, ya sea por importes mal reflejados o movimientos no contabilizados por error, como alterar el orden de los dígitos.
- Detectar fraudes o actividades sospechosas.
- Tener un mayor conocimiento y control de los libros contables, y así poder hacer seguimiento de la rentabilidad de la empresa, además de los ajustes necesarios antes de que sea un problema.
- Disponer de visión sobre la situación financiera registrando todos los movimientos en apuntes contables.
Cómo hacer la conciliación bancaria
Existen, a grandes rasgos, dos formas de hacer la conciliación bancaria: manual o automáticamente. Entre estos extremos hay opciones intermedias, ya que ninguna empresa, o casi ninguna, puede llevar la contabilidad de forma totalmente manual.
Una de las soluciones más utilizadas en contabilidad son las hojas de cálculo, muy populares por su bajo coste y su facilidad de uso.
Sin embargo, este sistema tiene los días contados. Utilizar hojas de cálculo para la contabilidad presenta muchos e importantes inconvenientes. Por ejemplo, los procesos son muy lentos y los errores, muy habituales, ya que los datos hay que introducirlos de forma manual.
Además no se integra con el resto de herramientas contables y resulta imposible controlar las transacciones cuando hay más de una ubicación física.
Por si fuera poco, la entrada en vigor de la nueva ley antifraude hace que sea más que aconsejable buscar nuevas soluciones para el control contable.
Las hojas Excel y los programas similares no cumplen con los requisitos de garantizar “la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros contables”. Las empresas que sigan utilizando este tipo de programas se exponen a una sanción de Hacienda.
Por eso, cada vez más empresas utilizan soluciones de software de gestión contable, ya sean programas independientes o, mejor aún, módulos de un sistema ERP de gestión empresarial. Un buen programa de contabilidad cumple todos los requisitos exigidos por la nueva ley y aporta, además, muchas otras ventajas a las empresas.
5 Ventajas de utilizar software para la conciliación bancaria
1.- Reducción de errores
El uso de software permite automatizar diferentes procesos contables relacionados con la conciliación. Eliminar la introducción manual de datos reduce los errores al equivocarse al colocar un número o una partida, y al mismo tiempo hace mucho más fácil detectar las discrepancias.
2.- Ahorro de tiempo
La automatización permite realizar el proceso de forma muy rápida, casi instantánea. Toda la información está en el sistema y resulta mucho más fácil conciliar los registros con las cuentas bancarias que hacerlo mediante la comprobación manual de la información en las hojas de cálculo.
Además, el hecho de contar con información fiable y actualizada en tiempo real hace que la toma de decisiones sea mucho más eficaz.
3.- Mejor comunicación entre departamentos
Implementar un ERP permite integrar el funcionamiento de todos los departamentos de la empresa, facilitando el flujo de información entre ellos. Esto permite reducir el ciclo de la facturación, algo muy beneficioso para el flujo de caja.
Además, cuando toda la organización puede acceder a la información en tiempo real, mejora la visibilidad de todas las transacciones y de la evolución hacia el cierre del mes. Cualquier persona del equipo puede consultar qué es lo que está hecho y qué está todavía pendiente.
Este nivel de transparencia en la gestión contable es importante en cualquier organización, y vital cuando hablamos de empresas con diferentes ubicaciones.
4.- Reducción del fraude
La conciliación bancaria es una herramienta eficaz para detectar el fraude incluso cuando se realiza de forma manual. Hacerla de forma automatizada aporta un plus de rapidez y precisión. Así, los intentos de fraude se detectan e investigan con mayor eficacia.
5.- Mayor satisfacción del personal
Las automatizaciones permiten eliminar las tareas tediosas y repetitivas que odia todo el equipo contable. Adiós a las horas extras revisando hojas de cálculo y larguísimos estados bancarios. La tecnología aligera el trabajo, mejorando la motivación del equipo.
Ahora todas las facturas y comprobantes están integrados en el sistema, de manera que se puede comprobar la información con unos pocos clics.
Garantizar la solidez y exactitud de los informes financieros es vital para la imagen interna y externa de la empresa, y la eficiencia en la conciliación bancaria forma parte de esta imagen. Invertir en una solución tecnológica moderna y fiable contribuirá a que empleados, clientes, partners y posibles socios o accionistas perciban la empresa como una organización solvente y confiable.
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