Dentro de SAP Business One y gracias al generador de consultas, podemos realizar consultas que nos permiten explotar la información del sistema.

Las consultas son pequeños programas en lenguaje de base de datos SQL que nos permiten extraer y combinar datos de distintas tablas del sistema.

La estructura básica de una consulta de SQL para extraer datos de una tabla es: “Selecciona algo de algún sitio”. Como casi todos los lenguajes de programación vienen del mundo anglosajón, tenemos que decirlo en inglés “Select something from somewhere”.

El “algo” son los campos que queremos mostrar, mientras que el “de algún lugar” serán las tablas en las que están. Una vez explicado esto, aquí os dejamos el vídeo de Aula Business One en el que os enseñamos con todo detalle, como realizar las consultas utilizando el generador de consultas de SAP Business One.

1. Activar la información del sistema

Para extraer algo en una consulta primero tenemos que saber dónde se encuentra lo que queremos sacar y cómo se llama.

Cuando estamos en una transacción de SAP Business One, podemos obtener de información de la tabla y el campo en el que el sistema guarda la información que estamos introduciendo. Por ejemplo, si entramos en la factura de ventas, en el menú de ‘Vista’ podemos activar esta opción seleccionando ‘Información sistema’

Generador de consultas en SAP Business One

Una vez lo tengamos activado, cuando nos posicionamos sobre un campo, en la parte inferior de la pantalla, veremos la tabla y el campo en el que se guarda dicha información.

Por ejemplo, vemos que la información del código de cliente de la factura se guarda en la tabla OINV en el campo ‘CardCode’.

En algunas ocasiones el nombre del campo no aparece y es porque probablemente sea un campo calculado, como por ejemplo el precio o el total ya que es estos casos se concatenan dos campos: el importe con la moneda. Pero veremos cómo verlos.

Cómo ver el campo de la tabla en el generador de consultas en SAP Business One

2. Generar la consulta

Cuando ya sepamos dónde se guarda la información, podemos crear la consulta. Para ello entraremos en Herramientas – Consultas – Generador de consultas.

La pantalla consta de tres partes: a la izquierda, en la parte con el recuadro rojo, aparecerán todas las tablas que estemos seleccionando para hacer la consulta. Dentro de la zona marcada en color verde tendremos los campos que podemos seleccionar de cada una de las tablas. Y, a la derecha, en la franja azul, estaremos viendo las tablas, sus uniones, condiciones y campos que estemos seleccionando.

Pantalla del generador de consultas en SAP Business One

Imaginemos que queremos sacar las ventas que se han hecho a un determinado cliente.

Todas las tablas que vayamos seleccionando nos irán apareciendo en el cuadro “De”. Aparecerá el nombre de la tabla junto con un alias. Aunque no es el caso de SAP Business One, a veces los nombres de las tablas son muy largos, de ahí que se renombren con un alias.

También nos mostrará los campos de la tabla seleccionada. Haciendo doble clic sobre cada uno de ellos, nos irá apareciendo en el cuadro “Seleccionar”. Aparecerá el alias de la tabla, seguida de un punto y el nombre del campo entre corchetes. Cada campo se separa por una coma.

Detalle de la pantalla del generador de consultas en SAP Business One

Al pulsar ejecutar, nos aparecerá otra pantalla con la consulta en la parte superior y los datos en función de la selección en la parte inferior.

Detalle del resultado de la consulta en el generador de consultas en SAP Business One

Si hubiésemos querido sacar los datos de un cliente concreto, por ejemplo, el ‘C23900’, en el generador de consultas tendríamos que haber marcado en el campo ‘Donde’. Haber hecho doble clic al campo por el que queremos filtrar y haber establecido el filtro.

Ejecutando de nuevo la consulta veremos que sólo nos aparecen los datos de ese cliente.

Imaginemos que queremos hacer variable el código de cliente, es decir, que cada vez que ejecutemos el informe nos pregunte el código a seleccionar, tenemos que establecer una variable.

Para ello, pulsamos en el botón de condiciones, seleccionamos el tipo de condición de comparación y elegimos una variable. Como el campo a comparar es el código de cliente y éste es alfanumérico, es decir que puede contener números y letras, la variable la tenemos que poner entre comillas simples.

Ahora al ejecutar la consulta, el sistema nos pedirá que identifiquemos el cliente antes de obtener los datos. Éste lo podemos introducir manualmente o seleccionarlo del listado pulsando el tabulador.

3. Guardar la consulta.

Una vez creada la consulta podemos guardarla para volver a utilizarla cuando lo necesitemos. Para ello pulsaremos el botón ‘Guardar’. Nos aparecerá una pantalla en la que podremos establecer el nombre y la categoría de la consulta.

Las categorías tienen dos objetivos, organizar las consultas y dar autorización a los usuarios sobre ellas. No se da autorización a un usuario a una consulta concreta, sino a todas las consultas que corresponden a una categoría.

Pulsando el botón de ‘Gestionar Categorías’, podremos crear una o modificar una existente. Para crear una nueva podremos un nombre y estableceremos el grupo de autorización al que pertenece.

Posteriormente, en las autorizaciones de usuario, podemos establecer a qué grupos de consultas tiene permiso cada usuario:

¿Conocías como utilizar el generador de consultas? Si tienes alguna duda déjala en los comentarios e intentaremos responderla. Gracias por leernos.