Cualquier tarea manual, por sofisticada que sea, si es repetitiva, puede convertirse en una gran pérdida de tiempo y recursos manuales. La automatización de facturas de proveedores es una forma de alcanzar una mayor eficiencia, que redunda en el flujo de efectivo y el resultado final de las operaciones.
Como parte de un proceso de facturación adecuado, la automatización de facturas puede reducir drásticamente el coste por factura y el tiempo que lleva procesarlas como parte de una estrategia más amplia de automatización de cuentas por pagar.
En esta entrada del blog de Artesap te contamos las ventajas y beneficios de la automatización de facturas de proveedores, para que conozcas cómo puede ayudarte en tu empresa.
El flujo de trabajo de la automatización de facturas
El proceso de facturación típico, tal como lo administra el equipo de cuentas, comprende un flujo de trabajo que va desde la recepción hasta el pago de las facturas.
Vamos a verlo más despacio. Normalmente, suele incluir los siguientes pasos:
- Recepción y captura de facturas, ya sea manualmente o con software de facturación electrónica (OCR). A continuación, codificación dentro del programa de software de contabilidad y libro mayor.
- Matching a tres bandas e informes de recepción.
- Reenvío de facturas para su aceptación, rechazo o modificación.
- Envío de las facturas de proveedores autorizados a finanzas para el enrutamiento de los pagos.
- Pago de facturas mediante transferencia bancaria o cheque, generalmente según los requisitos del proveedor.
- Archivo del pago de facturas para informes y requisitos de auditoría.
Con tantos pasos, es normal que las empresas, incluso las más pequeñas con cientos o miles cada mes, puedan conseguir importantes ahorros de tiempo, horas de personal y errores si automatizan estas operaciones.
¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?
A diferencia de un proceso de facturación manual, la automatización del procesamiento de facturas (también conocida como facturación electrónica) agiliza y acelera el flujo de trabajo de facturas a través de un software de facturación local o SaaS que gestiona digitalmente cada paso.
En lugar de depender de personal dedicado para administrar las facturas en papel, el software de procesamiento de facturas automatizado ayuda extrayendo los datos de las facturas e integrándolos con el sistema ERP de la empresa (como SAP).
A continuación, codifica automáticamente cada factura con la designación correcta del libro mayor; realiza un cotejo a tres bandas para verificar cada factura con su pedido de compra y el informe de recepción; envía inmediatamente las facturas a quienes deben aprobar dichas facturas y finalmente reenvía las facturas aprobadas a finanzas para su pago.
El proceso general se acelera, reduciéndose drásticamente el coste de procesamiento por factura. Algunos datos afirman que las soluciones de automatización de facturas de proveedores consiguen costes más bajos (hasta un 80 %) y se procesan un 74 % más rápido.
Aunque depende del coste medio de cada empleado, el coste estimado de procesar manualmente una factura oscila entre los 3 € y los 3,50 €. Un software de automatización reduce estas cifras hasta los 0,60 € por factura, lo que supone para la empresa un ahorro de entre 2,40 y 2,90 €.
Beneficios de la automatización de facturas de proveedores
Además de la reducción de costes y la aceleración del proceso, la automatización de facturas de proveedores cuenta con beneficios que debes considerar:
- Los problemas se solucionan antes porque mejora la colaboración con los proveedores.
- La eficacia de las operaciones aumenta, porque aumenta la velocidad de procesamiento.
- Minimiza o incluso elimina los errores humanos.
- Optimiza y mejora el proceso de cotejo.
- El almacenamiento eficiente ayuda a que toda la información esté disponible cuando se necesita, mejorando el cumplimiento normativo.
- Desaparece el papel, dando lugar a un sistema paperless altamente eficiente.
Ventajas del procesamiento automático de facturas
No podemos dejar de mencionar las muchas ventajas de un sistema de procesamiento automático de facturas. No solo aumenta la productividad y la eficiencia, además, garantiza la continuidad cuando el negocio se ve interrumpido por algún motivo, como lo hemos visto durante el confinamiento provocado por la crisis sanitaria.
Entre las ventajas de este procesamiento automático destacan:
· Eficiencia del proceso
La automatización de facturas de proveedores permite capturar los datos directamente de las facturas, por lo que los errores humanos, simplemente, desaparecen.
Las facturas se procesan inmediatamente, lo que elimina los cuellos de botella al mismo tiempo que aumenta la capacidad y agiliza los flujos de trabajo de procesamiento de facturas.
Reduce drásticamente los errores y los pagos duplicados, evitando retrasos y aumentando la satisfacción general de los proveedores.
· Aumenta la precisión
El software de automatización de facturas elimina los procesos manuales lentos y propensos a errores y los procedimientos de entrada a través de la captura de facturas que extrae datos directamente de las facturas, lo que facilita la integración y verificación de datos.
· Mejores relaciones con proveedores
La agilización del proceso permite pagos más rápidos, lo que mejora la reputación de un proveedor y puede ser una ventaja competitiva para atraer proveedores esquivos en determinados sectores.
· Mejor gestión del efectivo
Como parte de un enfoque más amplio del proceso de automatización de cuentas por pagar, el procesamiento automático de facturas proporciona más control sobre el flujo de caja y los presupuestos, porque el proceso mejora la visibilidad de extremo a extremo.
Usa de software de automatización de facturas para tu empresa
Hacer que la facturación sea más rápida, más precisa y compatible con otros sistemas de gestión empresarial no es ninguna tontería. Puede ser el primer paso para mejorar la eficiencia de la empresa en general, sin mencionar la cantidad de gastos que se pueden ahorrar.
SAP Business One permite una integración perfecta con el resto de los departamentos de la empresa, además de las funciones avanzadas de reporting que permiten conocer el estado de las cuentas por pagar de forma rápida y sencilla.
Si deseas más información sobre la automatización de facturas de proveedores, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
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