Si estás leyendo esto, seguramente estés pensando en montar un negocio o tengas uno en crecimiento. Adelantándote a los acontecimientos, quieres entender más sobre qué es y cómo puede beneficiarte un software ERP y si es lo que necesita tu empresa.
Partes de una idea de negocio, unas tareas diarias y un equipo (aunque sea pequeño). Cada integrante es muy bueno en lo que hace, incluido tú mismo, pero os falta una guía. Digamos que no tenéis una hoja de ruta. Por eso, muchas veces os falta coordinación y sentís que no sois eficientes.
Aquí es donde entra en juego el software ERP: una herramienta que sincroniza todas las áreas de un negocio, desde las finanzas hasta los inventarios, ventas y recursos humanos, para que todos trabajen al mismo ritmo, con la misma información y en tiempo real.
Un software ERP bien implementado y aprovechado se traduce en un flujo de trabajo armonioso, donde todas las piezas encajan y todos los recursos están optimizados.
Si quieres saber más sobre este tema, sigue leyendo. Hemos recopilado las principales dudas de los usuarios en Google.
¿Qué es un software tipo ERP?
Un clásico de pregunta: ¿qué es?
Como su propio nombre indica, un software tipo ERP, un software ERP o simplemente un ERP es una herramienta informática que agrupa todos los departamentos de una empresa en una única plataforma, con el objetivo de centralizar y automatizar tareas más pequeñas.
De hecho, un ERP se caracteriza por su capacidad para unificar todas las operaciones y ayudar a eliminar las “barreras” de información entre departamentos. Es decir, que todos los departamentos puedan acceder a la misma información en tiempo real.
Nota: ERP viene de “Enterprise Resource Planning”, o lo que es lo mismo: Planificación de Recursos Empresariales.
Contexto del ERP: ¿por qué surge?
Antes de la llegada de los software ERP, era común que los diferentes departamentos de una empresa trabajasen en su propio sistema o, en muchos casos, con hojas de cálculo independientes.
Un ejemplo típico era el de una empresa donde cada departamento trabajaba con su propio sistema. El equipo de ventas, por ejemplo, registraba los pedidos en su plataforma, y el de inventarios usaba otro sistema distinto para llevar el control del stock. Los problemas aparecían cuando ventas cerraba una operación grande y no se reflejaba en el inventario. En general, esto generaba ventas de productos no disponibles, rupturas de stock, retrasos en la entrega, etc.
Cada área operaba de forma aislada, por lo que era muy difícil coordinar departamentos.
En los años 80, a medida que las empresas se hacían más grandes y globales, creció la necesidad de integrar los procesos de producción, y otras áreas críticas como las finanzas, ventas, recursos humanos y logística.
Con la aparición del software ERP, en los años 90, se solucionaron este tipo de problemas (y los errores asociados). Todos los departamentos comparten una plataforma de información única y la información se actualiza para todos en tiempo real.
Nota: cabe mencionar a SAP en esta transición a la coordinación interna, ya que, es uno de los primeros proveedores de software ERP.
¿Qué tipos de software ERP hay?
Lo siguiente que deberías saber, si estás en dudas sobre si tu negocio necesita un ERP, es que existen diferentes tipos de software ERP. Y que varían según el tipo de empresa y el sector al que se dirijan.
Los tipos de software ERP se diferencian principalmente por su forma de implementación (on-premise, en la nube o híbrido), su enfoque (general o especializado) y el tamaño de la empresa a la que se dirigen. Cada tipo tiene ventajas y desventajas, y la elección adecuada dependerá de las necesidades específicas de cada negocio.
Los vemos, a continuación, uno por uno:
Software ERP On-Premise (Local)
El software ERP On-Premise o en Local es un el sistema que se instala directamente en los servidores de la empresa.
De este modo, la empresa es responsable de la gestión de la herramienta, de su seguridad, actualizaciones, mantenimiento, etc. Esto significa que tiene un mayor control sobre el sistema y los datos, un punto fuerte para negocios que necesitan cumplir estrictas normativas de seguridad.
No obstante, implica una mayor inversión inicial en infraestructura y en personal técnico para su mantenimiento.
Software ERP en la Nube
También conocido como Cloud ERP es el ERP que se aloja en servidores externos y, por tanto, se accede a él a través de internet.
El propio proveedor del software se encarga de su mantenimiento, de las actualizaciones y de la seguridad. Por lo que, inicialmente, se reducen los costes y también suele resultar más cómodo porque permite el acceso remoto desde cualquier lugar. Además, en comparación con un ERP en Local, es escalable, un punto muy importante para negocios en crecimiento.
Software ERP Híbrido
El ERP híbrido combina elementos de ERP On-Premise y en la Nube. Es decir, algunas de sus funciones o módulos están en la nube, y otros están instalados localmente.
Así, ofrece flexibilidad, ya que permite a las empresas mantener ciertos datos críticos localmente, al mismo tiempo que pueden acceder a un sistema en remoto y escalable.
Eso sí, suele ser más complejo de gestionar que una única solución en la nube o local.
Software ERP de Código Abierto
El software ERP de Código Abierto u Open Source ERP es un tipo de ERP cuyo código fuente está disponible al público.
Esto significa que cada negocio puede personalizar el sistema según sus necesidades específicas.
Aunque requiere un equipo técnico capacitado para su implementación, mantenimiento y soporte, también ofrece mayor personalización y la posibilidad de adaptarse completamente a los procesos específicos de la empresa.
Software ERP Vertical o Especializado
Un ERP Vertical o Especializado es aquel que está diseñado específicamente para una industria o sector particular, como la manufactura, la salud, la educación o el retail.
Sus módulos y funcionalidades están adaptados a los procesos típicos de ese sector. Por eso, ofrece funciones que responden a necesidades muy específicas de la industria. Algunos ERP como SAP Business One incluyen funciones para el cálculo de capacidad a largo plazo, una herramienta clave para planificar producción y recursos.
No obstante, puede ser menos flexible si la empresa tiene procesos que no encajan exactamente con la industria para la que fue diseñado el software.
Software ERP Modular
Y por último, el ERP Modular es aquel que permite a las empresas elegir e implementar solo los módulos que necesitan, en vez de que adopten el sistema completo de una sola vez.
Se trata, por tanto, de un ERP flexible que crece con las empresas, las cuales pueden ir añadiendo módulos según sea necesario.
| Tipo de Software ERP | Descripción | Ventajas | Desventajas |
| ERP On-Premise (Local) | Instalado en los servidores de la empresa. La empresa gestiona hardware, seguridad y mantenimiento. | Mayor control sobre sistema y datos. Ideal para normativas estrictas de seguridad. | Mayor inversión inicial en infraestructura y personal técnico. |
| ERP en la Nube (Cloud ERP) | Alojado en servidores externos, accesible por internet. El proveedor gestiona seguridad y mantenimiento. | Reduce costos iniciales, acceso remoto y escalabilidad. Ideal para empresas en crecimiento. | Preocupaciones sobre seguridad y control de datos en servidores externos. |
| ERP Híbrido | Combina ERP on-premise y en la nube. Algunas funciones están en la nube y otras localmente. | Ofrece flexibilidad para combinar datos locales con la escalabilidad de la nube. | Más complejo de gestionar que una solución única en la nube o local. |
| ERP de Código Abierto (Open Source ERP) | El código fuente es accesible, lo que permite personalizar el sistema según las necesidades de la empresa. | Alta personalización y bajo costo de adquisición. Se adapta a procesos específicos. | Requiere equipo técnico capacitado para implementación y mantenimiento. |
| ERP Vertical o Especializado | Diseñado para sectores específicos (manufactura, salud, retail) con funciones especializadas. | Altamente especializado para sectores específicos, con funciones muy adaptadas. | Menos flexible si los procesos no encajan con el diseño especializado. |
| ERP Modular | Permite implementar solo los módulos necesarios, facilitando una adopción gradual. | Flexibilidad para agregar módulos según sea necesario. | Dificultades de compatibilidad si los módulos no están integrados desde el principio. |
¿Qué software se considera ERP?
Esta duda es muy común en Google y no está resulta al 100%, pero lo que define a un software como ERP no es la marca. Lo que define a un software para que pueda considerarse un ERP son sus características y funciones que ofrece.
Para que un software se considere ERP, debe incluir módulos o funcionalidades que cubran las áreas operativas más importantes de un negocio.
Aquí tienes algunos de esos componentes que hacen que un software se considere un ERP:
Finanzas
Todo software ERP debe incluir herramientas para gestionar la contabilidad, el flujo de caja, las cuentas por cobrar y por pagar, presupuestos, impuestos, etc. Es decir, los básicos de finanzas que necesita cualquier negocio.
En concreto, ha de ser una sección que centralice todas las operaciones financieras y facilite la creación de informes y la planificación financiera.
Recursos Humanos (RRHH)
Los ERP también deben incluir módulos para manejar la contratación, el seguimiento de nóminas, la gestión de personal, beneficios, formación, y evaluación de desempeño.
De este modo, centralizan la gestión del capital humano de la empresa y aseguran que los procesos de RRHH sean eficientes y cumplan con las normativas legales.
Cadena de Suministro
Por supuesto, los ERP también tienen la gestión de inventarios, compras, logística, aprovisionamiento y distribución de productos.
Solo así es posible coordinar todas las actividades relacionadas con el suministro de materiales y productos y, en consecuencia, garantizar la eficiencia del negocio y reducir gastos.
Ventas y CRM
Los ERP también han de gestionar pedidos, presupuestos, facturación y el seguimiento de relaciones con clientes.
A grandes rasgos, permiten un control total del ciclo de ventas, desde la captación de un cliente potencial hasta la entrega del producto o servicio y la facturación correspondiente.
Producción o Manufactura
Un módulo esencial para empresas manufactureras, que se encuentra en cualquier ERP es el módulo de Producción o Manufactura. Este Incluye la planificación de la producción, el control de la planta, las órdenes de trabajo, la gestión de materiales y el control de calidad.
Además, permite optimizar la producción para cumplir con la demanda, reduciendo costes y tiempos.
Compras
El módulo de Compras, un básico de ERP, como su nombre indica, gestiona la adquisición de materias primas, productos o servicios, desde la solicitud de cotizaciones hasta la recepción de mercancías y facturación de proveedores.
Inventario
– Descripción: Involucra el control de stock en almacenes, la gestión de entradas y salidas de productos, y la planificación de inventarios.
– Función: Asegura que los niveles de inventario sean adecuados, evitando tanto la sobreproducción como la falta de existencias.
¿Qué hace que un software sea ERP?
Cualquier software que logre integrar las funciones principales de una empresa (finanzas, RRHH, ventas, producción, etc.) en una plataforma unificada se considera un software ERP. ¿Por qué? Porque su objetivo principal es mejorar la eficiencia, la coordinación entre departamentos y la toma de decisiones empresariales.
No obstante, para zanjar las dudas sobre las condiciones clave para que un software se considere ERP, el sistema en cuestión debe:
- Integrar procesos: el ERP ha de conectar todas las áreas de una empresa y permitir que la información fluya entre departamentos. Por ejemplo, los datos de ventas impactan en los inventarios, la contabilidad y la producción.
- Contar con una base de datos centralizada: es decir, toda la información se almacena en una única base de datos para garantizar que los diferentes departamentos trabajen con datos actualizados y consistentes.
¿Qué diferencia hay entre CRM y ERP?
Tenemos un artículo muy completo hablando sobre la diferencia entre un ERP y un ERP.
No obstante, a grandes rasgos, la principal diferencia entre CRM y ERP se encuentra en su enfoque y en sus funciones principales.
- CRM: Se enfoca en mejorar la relación con los clientes, gestionando interacciones y procesos de ventas, especialmente en áreas como ventas, marketing y servicio al cliente.
- ERP: Se orienta hacia la eficiencia interna, gestionando recursos como finanzas, inventarios y recursos humanos, mejorando la automatización y la integración de datos entre departamentos.
El CRM se centra en gestionar las relaciones con los clientes y las ventas, mientras que el ERP está diseñado para optimizar los procesos empresariales y la integración de datos entre departamentos.
| ERP | CRM | |
| Alcance | Gestiona operaciones internas como contabilidad, inventarios y recursos humanos. | Se enfoca en las relaciones con los clientes y en impulsar las ventas. |
| Enfoque | Mejora la eficiencia de los procesos internos. | Mejora la relación con los clientes. |
| Uso | Se usa en todos los departamentos. | Se usa principalmente en ventas y marketing. |
¿Cuáles son los sistemas ERP más usados?
Los sistemas ERP más usados son SAP, Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics 365, NetSuite y Odoo, entre otros.
Destacan por su capacidad de adaptarse a diferentes sectores y tamaños de empresas.
De hecho, dependiendo del tamaño de la empresa, del sector en el que se enmarque y de las necesidades específicas, cada sistema ERP ofrece diferentes ventajas en cuanto a escalabilidad, personalización y funcionalidades.
En nuestro caso, como partners de SAP, te adelantamos que SAP es uno de los líderes en el mundo del ERP, especialmente entre grandes empresas. Ya que, como te comentábamos al principio de este artículo, fue uno de los pioneros en el desarrollo de ERPs.
A día de hoy, ofrece una solución muy completa y modular, basada en las últimas tecnologías y capaz de gestionar todas las áreas de negocio.
Además, funciona en casi todos los sectores, incluidas manufactura, retail, servicios financieros y tecnología.
Si estás interesado en conocer más sobre esta herramienta, contáctanos y te hacemos una demo sin compromiso.
Nota: por supuesto, los sistemas ERP más utilizados a nivel global son aquellos que ofrecen una amplia gama de funcionalidades y que se adaptan tanto a grandes corporaciones como a pequeñas y medianas empresas (PYMES).
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