Vamos a seguir avanzando en la creación de campos de usuario en SAP Business One. En este artículo y en nuestro vídeo de Aula Business One, aprenderás cómo crear campos de usuario del tipo fecha, enlace, y unidades y totales, proporcionando un enfoque práctico y detallado para usuarios que buscan mejorar la funcionalidad de su entorno SAP Business One.
Paso a paso para la creación de campos de usuario del tipo fecha, enlace y unidades y totales en SAP Business One
Como ya te hemos explicado en los artículos anteriores, los campos de usuario permiten almacenar información adicional que no está cubierta por los campos predeterminados del sistema. Estos campos se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa, proporcionando flexibilidad en la gestión de datos.
Este artículo se centrará en la creación de campos de usuario de los tipos fecha, enlace, y unidades y totales. Pero ya te hemos enseñado en artículos anteriores cómo crear campos de usuario de tipo texto y también cómo crear campos de usuarios tipo listas de valores.
Creación de un campo de usuario del tipo fecha
Los campos de usuario del tipo fecha son útiles cuando es necesario registrar eventos importantes, como por ejemplo la fecha de constitución de una empresa cliente. Para crear un campo de usuario del tipo fecha, sigue estos pasos:
1 – Acceso a herramientas de customizing:
En el menú de SAP Business One, dirígete al módulo Herramientas y selecciona Herramientas de Customizing. Luego, selecciona Campos definidos por el usuario.
2 – Selección del tipo de campo:
Escoge la opción Interlocutores comerciales para aplicar el nuevo campo a los datos de tus clientes.
Haz clic en Añadir y nombra el campo, por ejemplo, «Año de Constitución».
Elige el tipo de campo Fecha y asegúrate de que la estructura también esté configurada como Fecha.
Si deseas limitar la fecha a un intervalo específico, utiliza la opción de validación Entre y define las fechas límite (por ejemplo, del 1 de enero de 1900 al 31 de diciembre de 2100).
Una vez configurado, haz clic en Añadir.
Este campo aparecerá en la pestaña del interlocutor comercial, donde podrás seleccionar la fecha mediante un calendario o ingresarla manualmente.
Creación de un campo de usuario del tipo enlace
Los campos de usuario del tipo enlace son extremadamente útiles para asociar documentos importantes a registros específicos. En este ejemplo vamos a adjuntar el enlace a un documento que contiene el organigrama de la empresa.
Pasos para crear un campo de tipo enlace:
1 – Acceso a herramientas de customizing:
Como hemos visto antes, en el menú de SAP Business One, dirígete al módulo Herramientas y selecciona Herramientas de Customizing. Luego, selecciona Campos definidos por el usuario.
2 – Selección del tipo de campo:
Añade un nuevo campo y nómbralo, por ejemplo, «Organigrama».
Selección del Tipo y Estructura: Elige General como tipo y Enlace como estructura.
3 – Uso del campo enlace:
Una vez creado, este campo aparecerá en la pestaña de datos del interlocutor comercial. Haz clic sobre él para abrir el explorador de archivos y seleccionar el documento que deseas enlazar.
Después de enlazar el documento, podrás abrirlo haciendo doble clic sobre el campo. Si necesitas cambiar el documento, presiona la tecla Control mientras haces doble clic para volver a abrir el explorador de archivos.
Creación de un campo de usuario de tipo imagen
Si por ejemplo lo que queremos es añadir la imagen del logotipo del cliente, tendríamos que seguir los mismos pasos que hemos seguido para la creación del campo enlace pero en «Estructura» en lugar de elegir «enlace» debemos elegir «Imagen».
Una vez creado, este campo aparecerá en la pestaña de datos del interlocutor comercial con el nombre «Logotipo Intercolocutor». Para añadir la imagen, simplemente haz clic sobre él, se abrirá el explorador de archivos y podrás seleccionar la imagen con el logotipo del cliente.
Creación de un campo de usuario del tipo unidades y totales.
Los campos de usuario del tipo unidades y totales son esenciales para registrar datos numéricos. Para seguir con el ejemplo del vídeo vamos a crear un campo para indicar el volumen de facturación de nuestro interlocutor comercial.
1 – Selecciona el tipo de campo:
Nuevamente, accede a campos definidos por el usuario y selecciona Añadir. Nombra el campo como «Volumen de Facturación».
Elige Unidades y totales como tipo de campo.
Ahora si despliegas «Estructura» verás que han aparecido diferentes opciones, cada una de ellas corresponde a un número de decimales predefinidos.
Estas configuraciones de los decimales están basadas en las parametrizaciones generales de SAP Business One y puedes verlas si accedes a la pestaña «Visualizar».
Por ejemplo, si seleccionas el tipo Importe o precio, el campo admitirá 2 decimales, ideal para registrar valores monetarios. Para una tasa, como por ejemplo el cambio de una moneda, tendremos 4 decimales. Todos estos valores son modificables para que puedas adecuarlos a las necesidades de tu empresa.
2 – Finalización y uso:
Completa la creación del campo haciendo clic en Añadir.
Este campo aparecerá en la ficha del interlocutor comercial, donde podrás indicar el volumen de facturación. Y una vez lo hagas, verás que aparece con 2 decimales.
Consejos para la personalización de SAP Business One
Utiliza nombres claros y descriptivos: Asegúrate de que los nombres de los campos sean claros y reflejen exactamente la información que deben contener. Esto facilita su uso por parte de otros usuarios del sistema.
Configura validaciones adecuadas: Aprovecha las opciones de validación para garantizar que los datos indicados sean precisos y estén dentro de los límites establecidos.
Revisa las parametrizaciones generales: Antes de crear campos numéricos, verifica las configuraciones de decimales en las parametrizaciones generales de SAP Business One para asegurarte de que los datos se registren correctamente.
La creación de campos de usuario en SAP Business One es una poderosa herramienta que permite a las empresas personalizar su sistema de gestión para satisfacer necesidades específicas. Ya sea que necesites registrar fechas importantes, enlazar documentos clave, o gestionar datos numéricos, los campos de usuario proporcionan la flexibilidad necesaria para mantener la información organizada y accesible.
Si estás buscando maximizar el potencial de SAP Business One en tu empresa, dominar la creación de campos de usuario es un excelente punto de partida. Con estos conocimientos, podrás adaptar el sistema a las particularidades de tu negocio, mejorando la eficiencia y la gestión de datos.
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