Cuánto cuesta implementar SAP Business One

Si te has embarcado en un proyecto de implementación de ERP y la multinacional alemana está entre tus proveedores, es probable que la pregunta de cuánto cuesta SAP Business One haya pasado por tu cabeza en más de una ocasión.

Es normal, es una de las preguntas que más se repiten en foros y búsquedas de internet, porque la barrera del precio es, de entrada, una de las principales preocupaciones de los que quieren saber si el ERP SAP Business One debería estar en la lista de soluciones finales a considerar.

Junto al precio, es común encontrar otras preguntas que hemos respondido en este blog como por ejemplo:

• ¿Qué es SAP Business One? ¿Qué diferencia este proveedor de otros del mercado?
• ¿Cuánto cuesta una licencia de SAP? ¿Y cuánto implementar un proyecto?
• ¿Qué módulos de SAP Business One son estándar o complementarios?
• ¿Qué funcionalidades se incluyen en SAP Business One?
• ¿Qué factores influyen en el precio de SAP Business One?
• ¿Cómo solicitar un presupuesto para SAP Business One?

SAP Business One: los aspectos básicos de una licencia

SAP Business One es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) de gran capacidad, específicamente diseñado para fabricantes y distribuidores, así como minoristas y empresas de servicios con un precio atractivo, ya que está orientado a Pymes y empresas de tamaño medio.

Su precio depende de muchas cosas, como el número de usuarios que lo vayan a utilizar, las modificaciones que deberás incluir para que se ajuste a las necesidades de tu empresa y otras muchas consideraciones.

Una de las novedades que debes saber es que SAP ha apostado fuertemente por un modelo en la nube que ha conseguido abaratar de forma importante la barrera de precio.

Históricamente, el software de gestión B1 ha sido líder en software empresarial local, lo que es una gran noticia, pero incluye costes y gastos asociados a la implementación que se eliminan con la versión en la nube.

¿Y esto qué significa para ti? Significa que puedes aprovechar todo el potencial de B1 (o SAP Business One starter package para las empresas en crecimiento) sin los dolores de cabeza asociados a tu propia infraestructura interna de IT. 

Al grano, ¿cuánto cuesta implementar SAP en una empresa?

Aunque no es la respuesta que nos gustaría darte, la realidad es que el precio de este software de gestión depende.

¿De qué? De tus necesidades y de lo que contrates. Si quieres empezar a hacer las preguntas que te acercarán a una respuesta fiable, plantéate lo siguiente:

• ¿Cuántas licencias de usuario necesito?
• ¿Qué tipo de licencias de usuario son las más adecuadas para mi empresa?
• ¿Qué pasa con los usuarios que solo necesitan acceso a los datos y no a Business One?
• ¿Qué módulos dentro de SAP B1 deben configurarse?
• ¿En cuántas empresas y ubicaciones necesitarán los módulos de Business One?
• ¿Tengo algunos complementos de terceros claves para mi empresa que deban interactuar con el sistema?
• ¿Qué tipo de soporte necesitaré después de la puesta en marcha?
• ¿Qué personalizaciones requerirá mi solución ERP?
• ¿Cuántos usuarios necesitan formación?
• ¿Necesito formación en la empresa o remota?

¿Exactamente qué factores influyen en el precio de SAP Business One?

Cada empresa tiene necesidades únicas en términos de funcionalidades y uso. Una empresa pequeña suele necesitar pocas funciones, mientras que una empresa más grande suele requerir capacidades más avanzadas. De ahí que el precio de SAP Business One varíe para abarcar la diversidad de situaciones sin ser injusto o ineficiente para algunas empresas.

Las situaciones o factores más comunes que influyen en el precio de SAP Business One son: 

1. Número de usuarios y el tipo de licencia

El coste total de la herramienta aumenta cuantos más usuarios necesiten acceso al sistema.

Por eso, se configuraron diferentes tipos de licencias, como las licencias profesionales (acceso completo) y las licencias limitadas (acceso restringido a ciertas áreas), en función de los límites de acceso. 

2. Modelo de implementación

El modelo de implementación del software también aumenta o disminuye el precio según los recursos que implique. 

Un desarrollo on-premise (en local) requiere una inversión inicial considerable en hardware, infraestructura y licencias de software. Por eso es más caro que la solución en la nube, que reduce los gastos iniciales. 

3. Personalización y configuración

Cuanta más personalización requiera el sistema en cuestión para adaptarse a los procesos específicos de la empresa, mayor será el precio.

Cabe destacar que configurar el sistema para que funcione según las necesidades específicas de la empresa también puede aumentar los costes.

4. Migración de datos

La cantidad de datos que haya que migrar de un sistema antiguo al nuevo y de la complejidad de esa migración también afecta significativamente el coste.

Por otra parte, el tratamiento que haya que hacer de esos datos, normalmente limpieza y validación, suele añadir costes adicionales.

5. Soporte y mantenimiento

Los costes de soporte también aumentan o disminuyen en función del plan de asistencia técnica y mantenimiento requerido. 

Además, hay que contar con el mantenimiento. Esto es, las actualizaciones y parches que surjan. 

6. Formación y capacitación

El número de usuarios que necesitan formación y el tipo de formación, materiales, etc. influyen en el coste final.

7. Geografía y localización

Cabe mencionar que implementar el sistema en varias ubicaciones o países aumenta el coste total debido a las diferencias legales y fiscales, así como a la necesidad de soporte multilingüe.

Y, por supuesto, adaptaciones más específicas para cumplir con regulaciones locales también pueden añadir costes adicionales.

8. Consultoría e implementación

Los costes asociados con la contratación de consultores para la implementación del sistema y el tiempo que lleva implementar el sistema, según la complejidad del proyecto, también afecta al coste total.

¿Cuáles son los precios aproximados de las licencias de SAP Business One?

No queremos que te vayas sin tener una idea aproximada del precio de SAP Business One, especialmente si, simplemente, estás valorando opciones. 

Eso sí, como venimos remarcando, debes tener claro que SAP Business One ofrece diferentes opciones de implementación para adaptarse a las necesidades y capacidades financieras de las empresas:

• En la nube (Cloud)
• En las instalaciones propias (On-Premise). 

A continuación, te damos más detalles en un cuadro que te puede ayudar a tener una idea más clara de qué cantidades estamos hablando.

Como puedes comprobar en el cuadro siguiente, hemos desglosado los precios en las versiones de SAP Business One On Premise (local) y Cloud (en la nube).

Recuerda que son precios orientativos y que el precio de la licencia de SAP dependerá mucho de los módulos contratados y el número de usuarios que necesiten una licencia, independientemente de si se trata de pequeñas empresas.

 

	Cloud	On Premise
Licencia Profesional	91 €	2.700 €
Licencia limitada	47 €	1.400 €
Starter Package	38 €	1.140 €

 

Desglose de las licencias de SAP Business One

Para implementar SAP Business One necesitas elegir la licencia y el modelo de implementación que mejor se adapten a las necesidades y recursos de tu empresa. 

Aquí puedes ver el desglose de los costes asociados con cada tipo de licencia: 

1. Licencia Profesional:

• Cloud: 91 € al mes por usuario. Esta opción incluye acceso completo a todas las funcionalidades de SAP Business One y es ideal para empresas que prefieren pagar mensualmente y beneficiarse de actualizaciones y mantenimiento incluidos.
• On-Premise: 2.700 € por usuario. Pago único que da acceso completo a todas las funcionalidades del sistema. Requiere inversiones adicionales en infraestructura y un contrato separado para mantenimiento y actualizaciones.

2. Licencia Limitada:

• Cloud: 47 € al mes por usuario. Ofrece acceso restringido a áreas específicas del software, adecuado para empleados que solo necesitan ciertas funcionalidades como contabilidad financiera o gestión de inventario.
• On-Premise: 1.400 € por usuario. Pago único para acceso limitado a funciones específicas del sistema, con costes adicionales para infraestructura, mantenimiento y actualizaciones.

3. Starter Package:

• Cloud: 38 € al mes por usuario. Está diseñado para pequeñas empresas, este paquete está limitado a cinco usuarios y proporciona características esenciales como contabilidad, órdenes de venta, gestión de artículos y compras.
• On-Premise: 1.140 € por usuario. Pago único para un paquete básico limitado a cinco usuarios, sin posibilidad de combinar con licencias profesional o limitada, aunque se puede actualizar si las necesidades crecen.

Ten en cuenta que: 

Modelo Cloud	Modelo On-Premise:
Incluye mantenimiento y actualizaciones en la cuota mensual.	Necesita una inversión inicial considerable en hardware, infraestructura y licencias de software.
No necesita una gran inversión inicial en infraestructura.	Necesita un contrato de mantenimiento separado para actualizaciones y soporte continuo.
Es ideal para empresas que prefieren un modelo de pago recurrente y escalabilidad flexible.	Es más beneficioso para empresas que prefieren tener control total sobre su infraestructura y pueden asumir la inversión inicial.

 

SAP Business One, ¿local o en la nube?

Si la nube tiene tantas ventajas, es probable que estés pensando por qué no todo el mundo se sube a ella. 

En algunos casos, la solución local sigue siendo la única viable, cuando las empresas se encuentran en ubicaciones remotas o no tienen una conexión a internet estable, e incluso, en aquellos casos en los que la empresa cuenta con una solución local heredada que, simplemente, no está lista para dar el salto.

En este caso, SAP Business One tiene un precio muy dependiente del tipo de implementación, así como de las características de los servicios que se contraten.

Como sabes, hay diferentes paquetes atendiendo a aspectos de la empresa que necesiten una mejora del funcionamiento, como el CRM, el módulo de logística, ventas, financiero, etc.

De todos modos, te invitamos a ahondar en las ventajas y desventajas de la opción On Premise y Cloud en nuestro blog.

BONUS 1: ¿Cómo solicitar un presupuesto para SAP Business One?

Si quieres tener una visibilidad completa de cuáles son los módulos que incluye cada producto, te recomendamos utilizar nuestro configurador de SAP Business One. Esto te permitirá identificar las funcionalidades que mejor se adaptan a las necesidades de tu empresa y obtener un presupuesto aproximado al instante.

No obstante, para estar seguros de cuánto cuesta SAP B1, lo mejor que puedes hacer es ponerte en contacto con nosotros y reunir toda la información que nos permita acercarnos lo más posible a la realidad de tu empresa y sus necesidades. ¡Contáctanos!

Consejos para solicitar un presupuesto para SAP Business One

Solicitar un presupuesto para SAP Business One es sencillo, pero siguiendo nuestros consejos te aseguras de agilizar tiempos y conseguir exactamente la solución que necesitas:

1. Evalúa las necesidades de tu negocio:
   • Antes de solicitar un presupuesto, es importante que tengas claro cuáles son los módulos y funcionalidades que necesita tu empresa. Haz un listado de los módulos imprescindibles en vuestras operaciones diarias.
   • Consulta nuestro configurador de SAP Business One para obtener una visión completa de los módulos disponibles y seleccionar los que mejor se adapten a tus necesidades.
2. Reúne la información necesaria de tu negocio:
   • Número de usuarios: determina cuántos usuarios necesitarán acceso al sistema y qué tipo de licencias requerirán (Profesional o Limitada).
   • Necesidades de personalización: identifica si necesitas personalizaciones específicas o integraciones con otros sistemas.
   • Tipo de implementación: decide si prefieres una implementación en la nube o local (on-premise).
3. Contacta con un Socio de SAP:
   • Socio certificado: busca opciones y ponte en contacto con un socio certificado de SAP, como Artesap, que pueda asesorarte en el proceso de implementación. Los socios de SAP pueden ofrecerte un presupuesto preciso y ayudarte a entender todos los costes involucrados.
   • Reunión y consulta: programa una reunión con el socio de SAP para explicarle tus necesidades específicas y obtener una propuesta detallada.
4. Haz una propuesta y pide presupuesto:
   • Análisis y presupuesto: el socio de SAP analizará la información que le proporciones y te presentará un precio, que incluirá los costes de licencias, implementación, personalización, formación,  soporte, etc. 
   • Revisión y ajustes: revisa la propuesta y discute cualquier ajuste necesario para que se alinee perfectamente con las necesidades de tu empresa.
5. Compara opciones:
   • Diferentes propuestas: si es posible, obtén varias cotizaciones de diferentes socios de SAP para comparar precios y servicios ofrecidos.
   • Valor a largo plazo: no te enfoques solo en el precio inicial, sino también en el soporte continuo, las actualizaciones y la escalabilidad de la solución a largo plazo.
   • Términos de contrato: revisa los términos y condiciones de cada propuesta, incluyendo la duración del contrato, las condiciones de renovación y las políticas de cancelación. Asegúrate de que sean flexibles y adecuadas para tu negocio.

A grandes rasgos, al considerar todos estos aspectos, podrás tomar una decisión informada que no solo se ajuste a tu presupuesto actual, sino que también apoye el crecimiento y éxito a largo plazo de tu empresa.

BONUS 2: el partner perfecto

Ahora que ya tienes una idea del coste que puede suponer invertir en tu negocio con SAP Business One, te recordamos la importancia del socio tecnológico que elijas.

Este socio te ayudará a adaptar la herramienta a las necesidades específicas de tu negocio y se asegurará de que funciona cómo necesitas, además de acompañarte desde la planificación hasta su mantenimiento. Su acompañamiento es un básico a lo largo de todo el proceso. Por eso, es importante que te sientas cómodo con él y que confíes en su experiencia y capacidad. 

En Artesap, somos especialistas en la implementación de SAP Business One para pequeñas y medianas empresas. Además, nuestro equipo está formado por expertos dedicados a asegurar el éxito de tu proyecto. 

Escríbenos para más información sobre el precio concreto o cualquier duda que tengas, estamos aquí para ayudarte.

FAQs

1. ¿Qué es SAP Business One y para quién está pensado?

SAP Business One es un ERP diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas. 

Integra todas las áreas clave de un negocio, como finanzas, ventas, inventario y relaciones con los clientes, para proporcionar una visibilidad completa de la empresa.

2. ¿Cuáles son las diferencias entre SAP Business One y otros productos de SAP como SAP S/4HANA?

SAP Business One está diseñado para pymes, mientras que SAP S/4HANA está dirigido a empresas de mayor tamaño. De ahí que ofrezca funcionalidades más amplias y avanzadas. 

Por otro lado, SAP Business One se puede implementar tanto en la nube como on-premise.

3. ¿SAP Business One es personalizable?

Sí, SAP Business One es muy personalizable y se puede adaptar a las necesidades específicas de cada empresa. De hecho, las empresas pueden ajustar módulos y funcionalidades según sus necesidades operativas.

4. ¿Qué costes adicionales deben considerarse además de las licencias?

Además del pago de las licencias, se deben tener en cuenta los costes de modelo de implementación, personalización y configuración, migración de datos, soporte y mantenimiento, formación y capacitación, geografía y localización, consultoría e implementación.

5. ¿Cuánto tiempo se tarda en implementar SAP Business One?

El tiempo de implementación varía según la complejidad del proyecto y el número de usuarios. Puede ir desde unos pocos días hasta varios meses dependiendo de las necesidades específicas y de la preparación de la empresa.

6. ¿Qué tipo de soporte y mantenimiento se ofrece para SAP Business One?

SAP ofrece diferentes niveles de soporte, incluyendo soporte técnico y actualizaciones regulares. 

El coste del soporte suele estar incluido en el modelo de suscripción para la nube, mientras que para implementaciones on-premise, se cobra una tarifa anual.

7. ¿Es SAP Business One adecuado para empresas en múltiples ubicaciones?

Sí, SAP Business One puede gestionar múltiples ubicaciones y es ideal para empresas con operaciones en diferentes territorios. 

De hecho, ofrece soporte multilingüe y cumple con los requisitos fiscales y legales de varios países.

8. ¿Cuáles son los módulos estándar y complementarios de SAP Business One?

SAP Business One incluye módulos estándar como Gestión Financiera, Compras, Ventas, Inventario, Producción, Proyectos, Servicios, CRM, e Informes y Análisis. Estos módulos cubren funciones clave como contabilidad, control de stock, planificación de producción, seguimiento de proyectos, gestión de servicios y relaciones con clientes.

Por otro lado, ofrece módulos complementarios para sectores específicos y funcionalidades avanzadas, como gestión de recursos humanos, integraciones con comercio electrónico, control de calidad, gestión de activos, transporte y logística, y cadena de suministro. Estos módulos adicionales permiten personalizar y adaptar el sistema a las necesidades específicas de cada empresa, proporcionando una solución completa y flexible para la gestión empresarial.

Glosario

Licencia profesional

La licencia profesional ofrece acceso completo a todas las funcionalidades de SAP Business One. Está pensada para equipos que necesitan realizar todo tipo de tareas dentro del sistema.

Licencia limitada

La licencia limitada proporciona un acceso más restringido y, como su nombre indica, está limitada a ciertas áreas específicas del sistema, como finanzas, CRM o logística. Es más económica que la licencia profesional.

On-Premise (Local)

El modelo de implementación de software on-premise se refiere a la instalación (y ejecución) de la herramienta en los servidores locales de la empresa.

Cloud (Nube)

El modelo de implementación de software cloud aloja la herramienta en servidores remotos. De este modo, se accede a ella a través de internet. Y, por lo tanto, ofrece más flexibilidad y menos costes iniciales que el modelo on-premise. 

Módulos estándar

Los módulos estándar son los componentes o secciones básicas que incluye  SAP Business One. Básicamente, responde a las necesidades comunes de cualquier negocio, como finanzas, ventas, compras, inventario y CRM.

Módulos complementarios

Los módulos complementarios se corresponden con funcionalidades adicionales que pueden añadirse a SAP Business One para satisfacer necesidades específicas, como la gestión de proyectos o el control de calidad.

Personalización

Cuando hablamos de personalización de SAP Business One nos referimos a la posibilidad de hacer adaptaciones específicas en el software para satisfacer requerimientos únicos de la empresa. Hablamos de adaptaciones que no se pueden cumplir con la configuración estándar.

Implementación

La implementación de la solución es el proceso de poner en marcha el sistema ERP en una empresa. Incluye la instalación, la configuración, la migración de datos y la formación de usuarios.

Migración de datos

Con la migración de datos nos referimos a transferir toda la información de un sistema antiguo al nuevo ERP. Normalmente, este tipo de “traspasos” incluye la limpieza y validación de datos para evitar enviar datos duplicados o que ya no sirven.