Decidir entre implementar SAP Business One en la nube o en local es complicado y genera bastantes dudas. En este artículo las resolveremos todas y te damos un extra en forma de caso práctico en el que simulamos los costes de implementación en AWS Cloud, por ejemplo.
Antes de elegir, es importante entender las necesidades de infraestructura y mantenimiento de IT que requiere SAP Business One.
Es decir, dependiendo de las necesidades específicas de la empresa en cuestión, será más recomendable elegir optar una solución en la nube o una infraestructura local.
A grandes rasgos, las diferencias son:
- Infraestructura local: aquí, SAP Business One se instala en los servidores físicos de la empresa. Esta opción demanda un equipo de TI dedicado para su mantenimiento y actualización regular, así como inversiones en hardware y seguridad.
- Solución en la nube: en este caso, SAP Business One puede implementarse en una nube pública o en una nube híbrida. En una nube pública, los recursos de TI, como el almacenamiento y la capacidad de procesamiento, son proporcionados y gestionados por un tercero, y compartidos con otros usuarios. Por su parte, la nube híbrida combina elementos de nubes públicas y privadas, ofreciendo un balance entre control y flexibilidad.
A continuación, exploramos las opciones de implementación de SAP Business One en entornos locales y en la nube, mediante un caso práctico para que te orientes.
SAP Business One, en la nube o en local, la eterna pregunta
Pongamos que diriges una empresa con operaciones en múltiples sectores, y que necesitas actualizar tu infraestructura de TI.
En los últimos meses, has comenzado a expandirte globalmente. Ahora, necesitas decidir si seguir utilizando una solución on premise o migrar a la nube.
¿Qué infraestructura local se necesita con SAP Business One?
Empecemos por el principio, ¿qué necesitas para seguir en local? Sigamos con nuestro ejemplo ficticio, una empresa con 10 usuarios que necesita inicialmente un servidor robusto. Este servidor debe contar con una licencia del sistema operativo adecuada para hospedar tanto la base de datos como el servicio de gestión de licencias.
Aunque es posible realizar la instalación directamente en el hardware, la opción más flexible es virtualizar el servidor. Esto implica crear múltiples “máquinas virtuales” dentro de un solo servidor físico para facilitar una gestión más eficiente y segura de los recursos.
En Artesap, aconsejamos a nuestros clientes optar por entornos virtualizados por la facilidad a la hora de realizar copias de seguridad, moverlas de sitio y restaurarlas, mucho más flexible que en una instalación física tradicional.
A pesar de que la virtualización requiere servidores físicos con más recursos, creemos que la inversión en SAP Business One, junto con la capacidad ampliada, es siempre una decisión acertada. Para ello, se necesitan licencias de alguna herramienta de virtualización para crear estas máquinas virtuales y, probablemente, una licencia del sistema operativo por cada máquina virtual.
De hecho, decidirse por un entorno virtualizado mejora la gestión de copias de seguridad, la restauración y el traslado de datos, ya que, ofrece una mayor flexibilidad que las instalaciones físicas tradicionales.
Cabe destacar que, aunque la virtualización suele implicar hardware más potente y licencias adicionales para herramientas de virtualización y sistemas operativos para cada máquina virtual, esta inversión inicial optimiza la escalabilidad y la seguridad de la infraestructura IT.
Opciones para ejecutar SAP Business One
Los usuarios de SAP Business One tienen varias opciones sobre cómo y dónde ejecutar el software, dependiendo de sus necesidades específicas y configuración de la infraestructura.
1. Cliente tradicional en PC local
Los usuarios pueden instalar y ejecutar SAP Business One directamente en sus ordenadores. Esta opción ofrece independencia en el acceso, pero también requiere que cada actualización o cambio se realice individualmente en cada PC de la empresa.
2. Escritorios remotos
Alternativamente, las empresas pueden optar por configurar escritorios remotos.
En este modelo, todos los usuarios se conectan a una máquina centralizada, lo que simplifica las actualizaciones y el mantenimiento del sistema, ya que cualquier cambio en el servidor se refleja automáticamente en todos los escritorios remotos conectados.
Sin embargo, esta opción demanda más recursos de hardware y configuraciones adicionales, como licencias del software que usemos de escritorio.
3. Separación de servidores
Generalmente, se recomienda tener dos servidores separados: uno para la base de datos y las licencias de SAP Business One, y otro para los escritorios remotos. Esto ayuda a que el sistema funcione mejor y sea más seguro.
Si se usa la virtualización, se pueden crear dos máquinas virtuales: una para la base de datos y otra para las conexiones de los usuarios.
4. Cliente web y aplicaciones
Otra opción es utilizar el cliente web de SAP Business One o sus aplicaciones móviles.
Esta opción ofrece flexibilidad para acceder al sistema desde cualquier lugar y proporciona ventajas adicionales como escalabilidad y seguridad mejorada. Implementar estas soluciones implica configuraciones adicionales, como la apertura de puertos y la definición de direcciones de red para asegurar las conexiones.
Cada una de estas opciones tiene sus ventajas y sus limitaciones en función de las necesidades de movilidad, seguridad y facilidad de mantenimiento requeridas.
¿Necesitas ayuda para saber cuál es la opción que mejor encaja con tu negocio? No dudes en contactarnos para que te asesoremos.
Eso sí, utilizar la nube, especialmente plataformas como AWS, puede ofrecer beneficios significativos en términos de escalabilidad, seguridad y eficiencia operativa.
Estrategia de seguridad y mantenimiento de servidores
Pero ojo, que no hemos terminado con las consideraciones que debes tener en cuenta a la hora de seguir en local. ¿Qué pasa con la seguridad de los datos?
A pesar de seguir en local, deberías tener en cuenta dos amenazas principales: la entrada de ransomware y los fallos de hardware.
- En primer lugar, la entrada de ransomware por error humano, como establecer contraseñas débiles o ingresar credenciales en webs inseguras, suele ser la causa más común de incidentes de seguridad. Además, el acceso remoto al servidor facilita la propagación de estos virus, que puede encriptar y bloquear el acceso a los datos.
- Por otro lado, los fallos de hardware, como una placa base dañada o un disco duro defectuoso, pueden provocar la pérdida de varios días de trabajo, incluso si se logran recuperar los datos.
Para mitigar estos riesgos, en Artesap, hemos establecido un plan de seguridad robusto que incluye procedimientos de restauración rápida para minimizar el impacto en caso de incidentes. Además, es crucial contar con soporte de IT, ya sea internamente o a través de una empresa externa, para tareas como el mantenimiento de la red, instalaciones de parches y gestión general del servidor.
Pero ahí no acaba la cosa, lamentablemente. Tenemos que tener en cuenta otros aspectos necesarios para la operación del servidor, como el consumo eléctrico, la infraestructura física necesaria (rack, cableado, WiFi) y un espacio adecuado para alojarlo. Estos factores deben ser provistos internamente o gestionados a través de un servicio externo.
¿Cuánto cuesta la infraestructura de SAP Business One en local?
Con todo esto en mente, hemos calculado cuánto costaría comprar, instalar y mantener un servidor para 10 usuarios de SAP Business One durante 4 años.
Por supuesto, estos son solo datos estimados y pueden variar. Como ejemplo, podríamos ajustar el servidor para que soporte a 12 usuarios en lugar de 10, o podríamos decidir reemplazar el hardware cada 5 años en lugar de 4, lo que reduciría el coste promedio.
| Adquisición servidor | 6.000,00 € |
| Licencias sistema operativo | 1.000,00 € |
| Licencias virtualización | 900,00 € |
| Licencias base de datos | 3.000,00 € |
| Instalación y puesta en marcha | 1.000,00 € |
| Mantenimiento mensual | 19.200,00 € |
| Copias seguridad | 7.200,00 € |
| Luz y suministros | 2.400,00 € |
| TOTAL | 40.700,00 € |
Con estos datos estaríamos pagando por usuario de SAP alrededor de 85,00 € al mes.
Simplificación de SAP Business One con Cloud AWS
¿Y qué pasa con la nube en nuestro caso ficticio? ¿Hay diferencias sustanciales?
En la nube, la gestión de servicios se transforma y, en general, se podría decir que “es lo mismo que en físico, pero en el cloud”.
Utilizando un cloud, especialmente uno público o híbrido, se centralizan y se simplifican todas las tareas operativas para todos los clientes. Esto incluye el mantenimiento, las copias de seguridad, y la restauración de infraestructura, que pasan a ser responsabilidades del proveedor del cloud.
En Artesap, como partners certificados de AWS (Amazon Web Services), ofrecemos soluciones de cloud público específicamente diseñadas para clientes de SAP Business One.
En concreto, proporcionamos dos configuraciones distintas: una en un entorno SQL y otra en entorno SAP HANA.
Nos encargamos de toda la infraestructura necesaria, desde el despliegue de las máquinas virtuales hasta la gestión de las bases de datos, ajuste de almacenamiento, implementación de VPN y supervisión de conexiones. Ofrecemos estos servicios a una tarifa competitiva de 55,00 € por usuario al mes, garantizando una solución eficiente y segura para SAP Business One.
Business One local vs cloud AWS: preguntas frecuentes
No queremos cerrar este artículo sin responder a esas preguntas que los usuarios se plantean en la importante decisión de Business One local vs. en cloud AWS.
¿Cuál es la diferencia entre SAP Business One on premise y en la nube?
La diferencia principal entre SAP Business One on premise y en la nube está en dónde se alojan y cómo se gestionan los datos y la propia aplicación:
- On Premise: SAP Business One se instala en servidores y sistemas que se encuentran físicamente en las instalaciones del cliente. Esto hace necesario que la empresa invierta en hardware, en infraestructura de TI y en personal para mantener y actualizar el sistema.
- En la Nube: SAP Business One se aloja en servidores que son administrados por un proveedor de servicios en la nube, como AWS. En este caso, el proveedor se encarga del mantenimiento, de las actualizaciones y de la seguridad del sistema, mientras que el cliente paga una suscripción por el servicio.
¿Por qué SAP Business One en AWS?
Porque AWS no es un mero centro de datos donde tener alojadas máquinas virtuales. AWS nos permite:
- Tener herramientas de monitorización del uso de las máquinas virtuales de SAP Business One.
- Ampliar capacidades sin necesidad de parar el funcionamiento. Por ejemplo, es posible ampliar la capacidad del disco duro de la máquina virtual sin necesidad de pararla.
- Ofrece herramientas de backup de las instancias que nos permite hacer copias con mucha frecuencia y restaurarlas si fuera necesario.
- Porque dispone herramientas adicionales como AWS Cognito con el que podemos usar una doble autenticación contra SAP Business One.
- Aunque las capacidades de reporting de SAP Business One son altas, contamos con la integración con AWS QuickSight como herramienta de Business Intelligence.
¿Es SAP basado en la nube o en local?
Los dos. SAP ofrece soluciones tanto en la nube como en local. Dependiendo de la solución de SAP y las necesidades del negocio, los clientes pueden elegir entre utilizar SAP en sus propias instalaciones (on premise) o como un servicio en la nube (SaaS).
¿Es SAP Business One basado en la nube?
Sí, pero también está disponible el licenciamiento On premise.
Según las necesidades de la empresa, se puede elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades de presupuesto y de operaciones.
Cabe destacar que la versión en la nube es gestionada por proveedores de servicios en la nube y ofrece algunos beneficios adicionales en términos de costes y mantenimiento.
¿Cuáles son las ventajas de SAP Business One en una plataforma en la nube?
Las ventajas de ejecutar SAP Business One en una plataforma en la nube incluyen:
- Menor coste al inicio: no hay que invertir en hardware costoso.
- Es fácil de escalar: es decir, se puede ajustar al crecimiento o la reducción de las necesidades de la empresa en cuestión.
- Mantenimiento y actualizaciones: el proveedor de la nube maneja todas las actualizaciones y el mantenimiento de la solución, por lo que reduce esta carga sobre el cliente.
- Acceso remoto: SAP Business One en la nube es fácil y seguro de acceder desde cualquier lugar, por lo que facilita el trabajo en remoto y la colaboración global.
- Recuperación ante desastres: mejor gestión de la continuidad del negocio y recuperación ante desastres debido a los protocolos de seguridad y copias de seguridad automatizadas del proveedor de la nube.
¿Qué es mejor, la nube o en local?
No hay una respuesta correcta, depende de las necesidades específicas de cada negocio.
Sin embargo, aquí tienes un mini resumen de las ventajas de cada opción para ayudarte a decidir cuál puede ser mejor para ti:
Ventajas de la nube
- Escalabilidad: puedes aumentar o reducir los recursos fácilmente según las necesidades.
- Coste inicial: no hay costes iniciales, ya que no hay que comprar hardware.
- Mantenimiento: el proveedor de la nube se encarga del mantenimiento y de las actualizaciones.
- Accesibilidad: acceso a los datos y aplicaciones desde cualquier lugar con conexión a Internet.
- Despliegue rápido: implementación rápida.
Ventajas en local
- Control total: tienes control completo sobre el hardware y los datos.
- Personalización: puedes adaptar el hardware y el software a tus necesidades específicas.
- Seguridad: puede ser más seguro si tienes medidas de seguridad robustas, ya que los datos no salen de tu infraestructura.
- Latencia baja: el sistema responde rápido, ya que los datos no necesitan viajar a través de Internet.
¿Cuál es la diferencia clave entre en local y en la nube?
La diferencia clave es que en local (o on premise), los servidores, el hardware y los datos se alojan físicamente en la empresa en cuestión. Y, por lo tanto, la empresa es responsable del mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones de la herramienta. Mientras que, en la nube (o cloud), los recursos están alojados en centros de datos externos gestionados por un proveedor de servicios en la nube. El proveedor se encarga del mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones.
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