Como partners de SAP, sabemos bien en qué consiste la solución Business One, cuáles son sus principales beneficios y todo lo que este software de gestión puede hacer por tu empresa. Sin embargo, cada vez más nos encontramos con malentendidos o errores en lo que se refiere a los módulos SAP con los que cuenta Business One.
En este artículo vamos a repasar sus funciones, sus módulos y para qué sirven cada uno de ellos, así como las principales mejoras que puedes esperar de este software cuando lo implementes en tu empresa.
Módulos SAP o funcionalidades SAP
Lo primero que tenemos que aclarar es que una cosa son las funcionalidades de SAP y otra muy distinta son los módulos SAP.
¡Son dos cosas distintas! Es importante hacer esta distinción para que no te crees falsas expectativas ni haya errores en lo que a qué es un módulo ERP se refiere.
Módulos SAP Business One
Los módulos SAP Business One son una serie de bloques de tareas que encontrarás en la interfaz cuando accedes y que permiten agrupar tareas o flujos de trabajo para facilitar el manejo a los usuarios.
Puedes ver el aspecto de estos módulos en la siguiente imagen de la plataforma de gestión.
Es importante que no pierdas de vista que muchos de estos módulos pertenecen a la misma funcionalidad. Es decir, algunos de ellos, como el de Informes, representan la función de reporting o inteligencia de negocio, mientras que otros, como el de CRM, junto con Ventas y Oportunidades, forman la funcionalidad de Ventas.
Aunque parece algo lioso, quédate con esta clave: las funcionalidades te indican qué es lo que quieres hacer mientras que los módulos te permiten el cómo.
Por ejemplo. Si deseas mejorar el rendimiento de tu planta (el qué), es probable que tu punto de partida sea la planificación de la producción (el cómo). En el primero de los casos estás pensando en funcionalidades, en el segundo, en módulos SAP.
Funcionalidades SAP
Dicho lo cual, queremos que sepas qué es lo que Business One puede hacer por tu empresa, para lo que es vital conocer las funciones de SAP o, como lo llamamos en Artesap, las funcionalidades clave que te permiten gestionar las operaciones más importantes de tu empresa, como los procesos financieros.
¿Por qué clave? Porque abarcan todos los aspectos relevantes de tu negocio, agrupándolos en áreas estratégicas que te ayudan a abarcar más y mejor.
Antes de empezar a revisar una por una todas estas funcionalidades clave, consulta la siguiente tabla para una visión general.
| Administración y gestión | Contabilidad y finanzas | Compras y operaciones | Ventas y servicio | Distribución e inventario | Producción y MPR | Gestión de recursos y proyectos | Personalización |
| Gestión administrativa | Gestión de presupuesto | Gestión con proveedores | CRM | Gestión de almacenes | Órdenes de producción | Gestión de proyectos | Alertas definidas por el usuario |
| Procesos de aprobación | Contabilidad y contabilidad analítica | Gestión de órdenes y acuerdos de compra | Acuerdos con clientes | Gestión del inventario | Gestión de listas de materiales | Fases de proyectos | Notificaciones de transacciones |
| Transacciones recurrentes | Cuentas a cobrar y cuentas a pagar | Facturación | Gestión de pedidos | Trazabilidad | MRP | Dependencias de fases | Diseño de flujos de trabajo |
| Autorizaciones | Conciliación bancaria | Gestión de RMAs | Facturación | Transferencias de productos | Gestión de rutas | Hojas de tiempos | Campos definidos por el usuario |
Administración y gestión
La primera de las funcionalidades clave te ayuda con todas las tareas de gestión y administración de tu empresa. Es decir, lo que normalmente definiríamos como “papeleo”.
Son todas aquellas tareas necesarias para el buen funcionamiento de un negocio que normalmente involucran mucho papel y muchas pequeñas gestiones asociadas, como aprobaciones, comunicaciones, registros y consultas, especialmente en el sector ventas y distribución.
Gracias a Business One podrás simplificar este papeleo con notificaciones, comunicaciones internas y registros que aliviarán sustancialmente la carga de trabajo repetitivo de tus empleados.
Contabilidad y finanzas
Una de las funcionalidades más apreciadas por los usuarios de SAP es la de Contabilidad y finanzas. Cierres más rápidos, conciliación bancaria, informes en menos tiempo y procesamiento de pagos son solo algunas de las cosas que el conjunto de módulos de Business One puede hacer por tu empresa.
Compras y operaciones
Toda empresa tiene entradas y salidas de bienes y servicios. Desde los pedidos de los clientes hasta la compra de materiales para la producción, pasando por las gestiones con proveedores de todo tipo.
La funcionalidad de Compras y operaciones y su correcta gestión de esta área es clave para una empresa eficiente que desee mejorar.
Ventas y servicio
Para hacer llegar los productos y servicios a los consumidores finales o clientes, es probable que necesites un equipo de ventas o atender a los clientes.
Gracias al conjunto de módulos de ventas y servicio, entre los que se encuentran Ventas, Oportunidades e Interlocutores comerciales, podrás tener el control sobre esta área fundamental de tu empresa.
Distribución e inventario
¿Cómo haces llegar los pedidos a los clientes? ¿Cómo gestionas entregas de bienes? Encontrarás la respuesta a estas preguntas en los módulos que componen la funcionalidad de distribución e inventario, como el de Gestión de pedidos.
Gracias a esta funcionalidad, podrás abarcar cosas como la gestión de productos, el seguimiento del inventario, las transacciones asociadas y las transferencias de productos desde el almacén hasta el consumidor final.
Producción y MRP
Si tu negocio depende de una planta de producción, sabrás lo que es la planificación de recursos, las rutinas de producción y los listados de materiales.
En esta funcionalidad clave de SAP Business One llamada MRP o planificador de necesidades, encontrarás todo lo necesario para conseguir que tu planta de producción funcione de manera eficiente, reduciendo errores y automatizando tantas tareas como sea posible.
Gestión de recursos y proyectos
La última de las funcionalidades clave de SAP Business One está relacionada con todos aquellos negocios que trabajan por proyectos o tienen que gestionar determinados recursos, como las consultoras y las empresas proveedoras de servicios.
Imagina que tu empresa es una consultora que trabaja en proyectos donde hay involucradas personas y recursos. No es probable que necesites muchos de los módulos SAP Business One que hemos visto, como el almacén o la planta de producción.
Sin embargo, sí necesitas un sistema para asignar tareas, crear dependencias y gestionar proyectos complejos con fases de implementación, personas y mucho material involucrado.
Personalización
Aunque no se trata de un módulo SAP Business One, sí podemos definirlo como una funcionalidad clave del sistema.
Este potente software para Pymes de todos los tamaños cuenta con una gran capacidad de personalización, lo que permite a los usuarios crear alertas y notificaciones, tablas y flujos de trabajo que te ayuden a adaptarlo a tus circunstancias personales y las de tu negocio.
Esperamos que este repaso por los módulos SAP Business One así como la diferencia con las funcionalidades clave te haya ayudado a tener una visión más realista de lo que puede hacer por tu empresa, que es mucho. No dejes de comentar para más información.
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