El control del stock es una de las tareas más importantes en cualquier empresa que maneje productos físicos. SAP Business One ofrece herramientas potentes para gestionar los niveles de inventario y asegurarse de que siempre haya suficiente stock sin acumular excesos innecesarios. En este artículo, te enseñaremos cómo gestionar los niveles de stock en SAP Business One: el stock mínimo, máximo y necesario, y cómo estos datos afectan a los procesos de compras y ventas.
Te dejamos nuestro vídeo tutorial con explicación detallada y paso a paso para la configuración correcta de los niveles. Recuerda que tienes más tutoriales de SAP Business One en español en nuestro canal de YouTube Aula Business One. ¡No olvides suscribirte!
Cómo configurar los niveles de stock en SAP Business One
Para comenzar, accedemos al módulo Inventario y seleccionamos un artículo en los Datos maestros del artículo. Dentro de la pestaña Datos de inventario, encontramos varios campos clave para la gestión del stock:
- Stock necesario: el mínimo imprescindible para poder operar sin interrupciones.
- Stock mínimo: el límite inferior de stock antes de que el sistema genere advertencias o bloqueos.
- Stock máximo: el tope que no se debe superar para evitar sobrealmacenamiento.
Por ejemplo, si establecemos un stock necesario de 200 unidades, SAP Business One utilizará esta información para sugerir cantidades en los pedidos de compra. Vamos a ver algunos ejemplos.
¿Cómo funciona el stock necesario en los pedidos de compra?
Al crear un pedido de compra para el artículo, el sistema sugerirá automáticamente una cantidad basada en el stock disponible, el stock comprometido y el stock solicitado. Recuerda que, como vimos en el vídeo cantidad ATP, la fórmula para calcular el stock disponible es:
Si el sistema detecta que el stock disponible es menor que el necesario, propondrá una cantidad de compra para alcanzar el nivel establecido. Por ejemplo, si el stock disponible es de 125 unidades y el necesario es de 200, SAP Business One sugerirá adquirir 75 unidades. No obstante, esta cifra es solo una recomendación, ya que el usuario puede modificarla antes de completar la compra.
Diferencia entre unidad de medida de inventario y de compras
Un aspecto clave a considerar es la unidad de medida. El nivel de stock necesario se mide en la unidad de medida de compras, que puede ser distinta de la unidad de medida de inventario. Para verificarla:
- Accedemos a la pestaña Datos de compras y consultamos el campo Unidad de medida de compras.
- Luego, en la pestaña Datos de ventas, comprobamos si la unidad de medida coincide o es diferente.
Si estas unidades de medida son distintas, hay que tenerlo en cuenta al establecer los niveles de stock.
Configuración de los niveles de stock en SAP Business One: stock mínimo y máximo
Ahora vamos a explicar los conceptos de stock mínimo y máximo. Para entender cómo funcionan, configuramos valores de ejemplo y presionamos «Actualizar».
El stock mínimo y máximo no utilizan el stock disponible como referencia, sino el stock total. Por ejemplo, si el stock total es de 100 unidades, esta será la base de cálculo.
Para ver su funcionamiento en la práctica, intentamos crear un documento de entrega para un cliente con 26 unidades. Si esto nos deja por debajo del stock mínimo, SAP Business One mostrará un mensaje de error. Si reducimos la cantidad a 25 unidades, la operación se completará sin problemas.
Lo mismo sucede con las entradas de mercancías: el sistema no permitirá recibir más stock del establecido como máximo.
Cómo configurar los avisos o bloqueos por stock mínimo y máximo
Estos mensajes de advertencia o bloqueo pueden configurarse en Módulo Gestión > Inicialización sistema > Parametrizaciones de documento.
Buscamos la opción “Respuesta para liberar el recibo de inventario fuera del rango definido”.
Aquí podemos elegir entre tres opciones:
- Bloquear liberación/recibo: impide completar la operación si se supera el stock máximo o se baja del mínimo.
- Solo mensaje de advertencia: muestra una advertencia, pero permite continuar.
- Sin mensaje de advertencia: no hay restricciones ni avisos.
Configuración de los niveles de stock por almacén
Si trabajamos con varios almacenes, SAP Business One permite establecer criterios de stock diferenciados para cada uno. Para ello, marcamos la opción “Gestión de stock por almacén”, lo que habilita nuevas columnas en la pestaña Datos de inventario.
Aquí podemos definir valores individuales de stock mínimo, máximo y necesario para cada almacén. A medida que completamos los datos, el sistema calcula automáticamente el total agregado.
A partir de este momento, cualquier operación de inventario se ajustará a los parámetros del almacén específico en el que estemos trabajando.
¿Qué ocurre si hay una rotura de stock?
Una mala gestión de los niveles de inventario puede llevar a una rotura de stock, lo que afecta directamente a la capacidad de la empresa para cumplir con los pedidos de los clientes.
Si quieres profundizar en este tema y aprender cómo evitarlo, te recomendamos leer nuestro artículo: ¿Qué es la rotura de stock y cómo evitarla?.
Gestionar adecuadamente los niveles de stock en SAP Business One es clave para optimizar los recursos y evitar problemas de sobrealmacenamiento o falta de inventario. Con la configuración de stock mínimo, máximo y necesario, así como la personalización por almacén, puedes asegurarte de que tu empresa siempre tenga el control sobre su inventario.
¿Tienes alguna duda en la gestión de los niveles de almacen: máximo, mínimo y necesario? Te leemos en los comentarios 👇🏻
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